Бесплатный шаблон планирования мероприятий от профессиональных организаторов мероприятий
An easy-to-use and accurate event planning template in Excel, Word & PDF
Созданный опытными организаторами мероприятий, OnePlan Event Planning Template is a comprehensive event planning checklist with insightful tips and a step-by-step guide to planning and executing your events. Download this free guide on event planning, which dives into the basics of managing an event.
Загрузите бесплатный шаблон планирования мероприятия
Что содержится в шаблоне планирования мероприятия?
- Контрольный список разрешений и лицензий
- Советы по управлению сайтом
- Ноу-хау по управлению толпой
- Обеспечение безопасности вашего мероприятия
- Помогает организаторам мероприятий определить основные этапы мероприятия
- Назначайте задачи и этапы отделу мероприятий
- Включает сроки, расписания, программы и примеры.
- Настройте лист в соответствии с потребностями вашего мероприятия
Как получить доступ OnePlanДокумент по планированию мероприятий:
Зарегистрируйте OnePlan бесплатно в течение нескольких секунд (платежные реквизиты не требуются), а затем:
- В левом верхнем углу панели управления нажмите «Шаблоны"
- Нажмите кнопку 'Форма управления мероприятием', чтобы скачать его!
"Мы любим OnePlan! Это помогло нам найти совершенно другой способ использования нашего сайта и наиболее эффективный способ получить полную мощность».
Эми Берто
Фольклорный фестиваль в Шрусбери
Шаг 1 в вашем контрольном списке мероприятий:
Заполните обзор вашего мероприятия
Enter the essential details of your event onto the planning template. This includes the name of your organization, the event name, location, date, and key contact information. This section is the backbone of your planning process, providing a clear overview of the event’s foundational details.
- Каковы цели и задачи вашего мероприятия
- Кто проводит мероприятие
- Где и когда пройдет мероприятие
- Кто является ключевыми заинтересованными сторонами, то есть основными людьми, участвующими в мероприятии, которых необходимо держать в курсе определенных или всех деталей?
Шаг 2: Подрядчики и аварийные службы
List key contractors for services such as food and beverage, temporary electricity, and infrastructure. Don’t forget to include essential emergency services contacts on your event planning template, this includes fire, police, and medical support. This preparation is crucial for addressing any unexpected situations during the event.
Шаг 3: Создание расписания событий
The event schedule is a key part of any event plan, it gives an overview of tasks to be carried out in the run-up to the event, on event day, and post-event. It provides information on who is assigned for each task. Utilize the attached grid. Be sure to include as much detail as possible and circulate the schedule with all staff, vendors, and stakeholders.
Шаг 4. Определите свою аудиторию и обеспечьте доступность для всех.
Определите профиль своей аудитории и учтите ее потребности, включая любые требования к доступности. Инклюзивность вашего мероприятия не только соответствует требованиям законодательства, но и привлекает более широкую аудиторию, обогащая впечатления от мероприятия для всех.
Шаг 5. Создайте план участка.
Создайте подробный план участка, используя OnePlan, отмечая все: от временных сооружений и запасных выходов до туалетов и мест сбора отходов. Продуманный план площадки имеет решающее значение для бесперебойной работы и комфорта посетителей.
Шаг 6: Управление санитарией и утилизацией отходов
Use the event planning template’s guide to ensure you have adequate bathroom facilities based on your expected attendance, and strategize for efficient waste collection and recycling to keep your event environmentally friendly.
Шаг 7. Создайте план управления шумом
Ensure your event has a plan to communicate with nearby residents and adhere to local sound regulations. Consider engaging a sound engineer for larger events to maintain appropriate volume levels. A clear plan for minimizing noise impact, including monitoring and adjusting sound as needed, will keep both attendees and the local community happy.
Шаг 8. Планирование рабочей силы для мероприятия
От квалифицированного персонала, контролирующего различные аспекты мероприятия, до преданных стюардов, управляющих толпой, и профессиональной охраны, обеспечивающей безопасность, каждая роль играет важную роль. Убедитесь, что ваша команда хорошо осведомлена о своих обязанностях и имеет доступ к плану объекта. Адекватное обучение и четкие инструкции дадут им возможность эффективно справляться с ситуациями, способствуя безопасному и приятному опыту для всех участников.
Шаг 9. Создайте план управления трафиком и толпой для вашего мероприятия
Спланируйте, как вы будете управлять вместимостью и трафиком мероприятия, обеспечивая безопасное и эффективное передвижение посетителей. Рассмотрите маршруты общественного движения и правила использования транспортных средств, особенно в случае чрезвычайных ситуаций.
Шаг 10: Планирование безопасного мероприятия
Your event must be a safe space for everyone. This includes fire safety measures, evacuation plans, and policies for lost children. Use the Event Template to go through and create a plan and checklist for each of these possibilities. Always be prepared for severe weather and have a cancellation policy in place.
Шаг 11. Соберите все воедино и поделитесь с заинтересованными сторонами.
Review your completed event plan thoroughly, ensuring every detail has been considered and addressed. Share with stakeholders. Remember, flexibility is key. Be prepared to adapt your plan as needed, right up until the event day.
