SoulFest планирует свой фестиваль более эффективно, используя OnePlan
Планирование крупнейшего фестиваля христианской музыки в Новой Англии
СоулФест крупнейший фестиваль христианской музыки в Новой Англии. Каждое лето трехдневное мероприятие собирает более 75 артистов и докладчиков для масштабных музыкальных представлений, семинаров и панельных дискуссий. В мероприятии также участвует огромное количество продавцов от министерств и христианских школ до продавцов продуктов питания и одежды.
Планирование SoulFest — это серьезная задача, и, имея небольшую команду по планированию мероприятий и ограниченный бюджет, его продюсеры должны полагаться на интеллектуальные инструменты и платформы, чтобы воплотить его в жизнь. Вот где OnePlan приходит дюйма
Перед использованием OnePlanПо словам организатора Ренны, планирование мероприятия заняло 2 недели по 3-4 часа в день, плюс много ночей. С момента использования OnePlan, теперь это занимает всего 1 час в день в течение 1 недели. Это огромная экономия времени — 85 %!
И это экономит деньги SoulFest, обеспечивая 21-кратную рентабельность инвестиций в зависимости от ежемесячной подписки. Это изменило правила игры для Ренны и ее команды – посмотрите видео и читайте дальше, чтобы узнать подробности.
Универсальная платформа, пришедшая на смену старым системам
Ренна Мухиеддин — ассоциированный продюсер SoulFest. В течение многих лет команда SoulFest использовала комбинацию Google Maps и Photoshop для планирования сайта и электронные таблицы для всего остального. Процесс использования Photoshop для планирования площадки, а затем развертывания этого файла для плакатов, производственных карт и всех участников мероприятия был хлопотным.
«Это была старая система, и она была ужасной», — поделилась Ренна. «Это было так утомительно, и мы обычно ждали до самой последней минуты, потому что во время фестиваля все меняется изо дня в день».
Несмотря на все трудности, Ренна и ее команда привыкли к старой системе. Они не знали ни о каких программах, которые были бы достаточно умными, чтобы спланировать такое большое и сложное мероприятие, как SoulFest. Она скептически относилась к тому, что одна платформа сможет удовлетворить обширные потребности фестиваля, но OnePlan обещала стать универсальной платформой, поэтому Ренна попробовала.
Она не была разочарована. Когда Ренна начала планировать SoulFest, у нее было OnePlan рядом с ней. «У меня был почти каждый элемент нашей карты на OnePlan платформу в течение двух дней. Это было потрясающе."
6 особенностей, которые изменили все
Переход на OnePlan оказал огромное влияние на команду SoulFest. Вот шесть инструментов и возможностей, которые выделяются.
1. Простота использования
OnePlan прост в использовании и прост в обучении. Ренна быстро освоилась на платформе, как и ее команда. Его функциональность превосходна даже на iPad, что позволяет Ренне иметь под рукой карту сайта на месте мероприятия и вносить изменения в режиме реального времени.
2. Экономьте время и деньги
OnePlan сэкономил небольшой команде SoulFest много времени по доступной цене. Метод Photoshop был чрезвычайно трудоемким. OnePlan сделало вещи, которые раньше занимали часы, проще, чем они могли себе представить. «70 долларов в месяц на разработку такого сайта неоценимы», - сказала Ренна.
3. Легко создавайте карту сайта
Самым большим и непосредственным улучшением стала возможность добавлять элементы на карту сайта для масштабирования. Простота картографирования объектов значительно сэкономила время. Ренна могла просто ввести размеры палатки и мгновенно добавить ее на карту. OnePlanИнтеллектуальные калькуляторы компании мгновенно предоставляют вам информацию об объектах в режиме реального времени. Так что для 54 палаток Ренны это была реальная экономия времени.
4. Создавайте полезные отчеты
Отчеты о количестве также изменили правила игры для команды SoulFest. Ренна смогла составить отчеты о том, сколько товаров нужно заказать. Например, она могла бы определить, сколько ограждений нужно заказать, исходя из элементов, которые она разместила на карте, и количества палаток, которые будут установлены вокруг фестиваля, используя OnePlan система управления запасами.
SoulFest — ежегодный фестиваль, поэтому его продавцы отправляют команде планирования список того, что было заказано в прошлом году. С OnePlanИспользуя инструмент ведомости объемов, команда может перепроверить этот список, чтобы убедиться, что они заказывают правильное количество каждого элемента, следя за тем, чтобы не заказывать слишком много или, что еще хуже, недостаточно.
5. Работайте в метрических или британских единицах измерения.
OnePlan недавно добавлена возможность щелкнуть переключатель и переключиться с метрических на имперские измерения. Ренна сказала: «Наконец-то у нас есть имперские измерения, и это так здорово!»
6. Простота сотрудничества
Удобство сотрудничества через OnePlan Платформа стала еще одним огромным преимуществом для команды SoulFest. Раньше невозможно было передать файл фотошопа — Ренне приходилось самой вносить все дополнения и изменения. В 2021 году одноклубники Ренны смогли внести необходимые дополнения прямо в состав OnePlan карта. «Наш координатор территории просто прыгнул на платформу и начал добавлять ограждения», — сказала Ренна.
«Я не мог перестать хлестать OnePlan моим людям на фестивале. Я сказал: «У нас новое программное обеспечение». Это замечательно. Вы должны это проверить».
Ренна Мухиеддин
Ассоциированный продюсер, SoulFest
Неотъемлемая часть работы SoulFest.
Ренна уже занята планированием следующего SoulFest. Она и ее команда рассматривают возможность изменения формата фестиваля и продвижения чего-то совершенно нового. Поскольку над проектом работают всего два штатных сотрудника, OnePlan стало неотъемлемой частью операции.
As OnePlan продолжает развиваться, Ренна с нетерпением ждет появления новых инструментов и возможностей. Например, новый инструмент массива объектов позволит команде Ренны идеально расположить палатки на карте объекта. Они могут указать, сколько палаток необходимо, а также расстояние между ними и OnePlan будет генерироваться и привязываться к сетке на карте событий.
Эта возможность в настоящее время находится в стадии бета-тестирования, но Ренна надеется, что сможет использовать ее для разметки палаток и сделать планировку всего мероприятия более точной, а процесс планирования площадки — более удобным. «Очень важно точно определить расстояние между объектами», — поделилась Ренна.
Этот инструмент «Массив» теперь доступен в OnePlan, спасибо Ренне и отзывам других организаторов. Вы можете увидеть последние функции, которые мы добавили, на странице Страница обновлений продукта.
Планируете ли вы провести фестиваль, как в Ренне? Начните использовать OnePlan прямо сейчас
