Каждый год в День Благодарения общины по всей территории Соединенных Штатов проводят «Индейку Тротс» — мероприятия, которые обычно проводятся для сбора средств на благотворительность и одновременного сжигания калорий перед самым большим праздником в году.
Festival Foods — сеть продуктовых магазинов, которая управляет 40 магазинами по всему штату Висконсин. Они проводят одиннадцать ежегодных «индейских рысей» – все одновременно – чтобы побудить людей проявлять активность и приносить пользу своему сообществу, а доходы идут в клубы мальчиков и девочек и YMCA в сообществах, где проходят мероприятия. На данный момент они собрали более 3.6 миллиона долларов при участии более 138,000 XNUMX человек.
Сложности планирования 11 беговых соревнований в один день
Фестиваль Foods Turkey Trots — это грандиозное мероприятие: мероприятия проводятся одновременно в нескольких местах, команде приходится управлять большим количеством сотрудников, поставщиков и других заинтересованных сторон. Беговые соревнования всегда сложны. Они требуют серьезного планирования для обеспечения безопасности как участников, так и зрителей, часто требуя закрытия дорог и сотрудничества с местными властями. Управление толпой представляет собой сложную задачу, поскольку необходимо учитывать толпы бегунов, а также зрителей и персонал. Такие элементы, как станции регистрации, барьеры, туалеты, станции водоснабжения, медики и дорожные знаки, должны быть размещены на карте объекта, чтобы команда имела все необходимое в день соревнований. Для Festival Foods эти проблемы усугубились, как и их расы.
«Мы начали еще в 2008 году с трех мест проведения гонок», — рассказал Брайан Стензел, старший директор по взаимодействию с общественностью компании Festival Foods. «Сейчас в одиннадцать, все происходит одновременно по всему штату».
В течение многих лет группа планирования размещала скриншоты Google Earth в PowerPoint и добавляла булавки для размещения элементов на своих сайтах мероприятий. Было трудно оставаться организованным, особенно когда количество одновременных мероприятий выросло до одиннадцати.
Обнаружение OnePlan
Когда группа планирования посетила семинар на конференции Running USA, они узнали о OnePlan, программное обеспечение для планирования мероприятий, которое позволяет создавать подробные и точные карты объектов и беспрепятственно сотрудничать с более чем 130 запущенными элементами, специфичными для мероприятия. Идея создать один аккаунт для 11 гонок была захватывающей перспективой. Они решили попробовать.
В Festival Foods работает основная команда из шести человек, которые работают над индейкой. «Мы вдвоем активно создаем и редактируем One Plan», — поделился Брайан. «Но мы делимся этим со всеми директорами гонок. В каждой из 11 локаций есть местный директор гонки в этом городе. Мы поделились версией «Только просмотр» как с ними, так и с нашими поставщиками».
План мероприятия Festival Foods Turkey Trot
Преимущества использования фестивальной еды OnePlan
Возможность делиться картой своего сайта с заинтересованными сторонами и настраивать их возможности просмотра или редактирования в зависимости от их роли и потребностей очень понравилась команде Festival Foods. «Это было особенно замечательно для директоров гонок», - сказал Брайан.
OnePlan также был чрезвычайно полезен из-за его специфичных для бега и других элементов. Команда Festival Foods может наметить свои маршруты, зоны старта и финиша, конусы, указатели поворотов и прямых, места расположения полиции, места для волонтеров, переносные горшки, медпункты, ди-джеев, громкоговорители, генераторы, места для парковки, планы внутренних помещений, палатки, столы. и многое другое. «Я просто открываю меню и перехожу прямо к строке поиска, чтобы найти то, что мне нужно. Это легко», — сказал Брайан.
Команда Festival Foods часто использует OnePlanФункции расчетов, такие как инструмент ведомости объемов, который автоматически рассчитывает количество каждого необходимого элемента на основе карты сайта. В отчетах информационной панели отображаются все запасы, размещенные на карте, и экспортируется полная ведомость объемов в файл CSV. «Когда мы использовали Google Earth, вам приходилось создавать родительские папки, и все, что находится под ними, было очень трудно найти», — сказал Брайан. «В One Plan панель мониторинга оказалась очень полезной. Даже просто подсчитать, сколько знаков левого поворота нам нужно, очень легко сделать в One Plan».
Стивенс Пойнт – План мероприятия Festival Foods
OnePlan действительно подвергся испытанию в прошлом году, когда команда Festival Foods приняла участие в дополнительной гонке. «В этом году Стивенс-Пойнт был совершенно новым, поэтому One Plan очень помог мне все там настроить», — сказал Брайан. Команда смогла поделиться картой своего сайта с местным директором гонки, чтобы согласовать все детали гонки.
Команда экономит время и деньги с помощью OnePlan, и они планируют продолжать использовать программу для будущих индюшат. Они надеются вскоре увидеть добавление отметок миль к элементам бегового пакета и работают с OnePlan команда интегрировала программное обеспечение со своим собственным приложением для проведения мероприятий.
В целом, OnePlan изменил правила игры для команды Festival Foods, позволив им сосредоточиться на важной работе по проведению фантастических мероприятий и оказанию помощи сообществам, в которых они работают.
Нажмите здесь, чтобы узнать больше о планировании проведения мероприятий с помощью OnePlan.
