Организация мероприятия, большого или маленького, связана с обширным списком дел и многочисленными обязанностями, которые могут быть довольно непосильными. Независимо от того, что включено в мероприятие, вы можете ожидать, что его логистика принесет вам немало проблем на этом пути.
Даже если вы являетесь экспертом в планировании мероприятий, обычно в них участвует целая команда людей, и вы можете гарантировать, что все будут на одной волне с помощью OnePlan программное обеспечение студии. В этой статье мы сосредоточимся на 5 вещах, которые вам следует сделать в первую очередь. OnePlan чтобы вы могли максимально эффективно использовать платформу планирования мероприятий.
Что OnePlan?
Если вы ищете комплексное решение для планирования ваших мероприятий, OnePlan предлагает интуитивно понятное решение, которое позволяет вам управлять каждым этапом процесса с помощью подробного и гибкого пользовательского интерфейса. Это позволяет вам сотрудничать с каждым партнером, поставщиком и коллегой, связанным с мероприятием, и вы можете легко работать вместе, не выходя из своего компьютера. Он поставляется со многими инструментами управления событиями и планирования, такими как карты, инфраструктура, Импорт САПР, и многое другое. Независимо от того, работаете ли вы с небольшой площадкой или с большой ареной, OnePlan способен помочь вам справиться со всем этим. Мы рекомендуем начать план мероприятия с 5 шагов, чтобы получить максимальную отдачу от платформы и спланировать отличное мероприятие.
1. Области участка, маршруты и способы доступа
Области участка
После того как вы создали мероприятие в OnePlan, ваша панель мониторинга будет содержать множество различных параметров, которые вы можете заполнять в удобном для вас темпе. Чтобы ваше мероприятие прошло гладко, очень важно, чтобы у вас был план мероприятия, в котором указаны конкретно отмеченные области, маршруты и способы доступа к каждому из них. Мы рекомендуем в качестве первого шага отметить эти зоны, например, зону, в которой будет проводиться все ваше мероприятие, зоны скопления людей, зоны питания и т. д.
Чтобы отметить область, нажмите «Области, маршруты и доступ» на левой панели инструментов в OnePlan Studio, затем нажмите «Области» и выберите цветную область, которую хотите отметить. Затем нарисуйте углы вашей области и дважды щелкните последнюю точку, чтобы завершить разметку области. Та-да! Вы нанесли на карту свою первую область в OnePlan.
Разместить маршруты
Нельзя отрицать, что предварительное планирование инфраструктуры вашего мероприятия с разных точек зрения имеет решающее значение, но вам также необходимо учитывать, как участники прибывают и входят на мероприятие. Многие люди не захотят ждать слишком долго, если очереди заняты только для того, чтобы войти, и OnePlan является отличным инструментом для прокладки маршрутов как для парковок, так и для входов.
Итак, ваш следующий шаг — проложить маршруты. Как ваши гости получат доступ к вашему мероприятию? Каков будет их маршрут от парковки или общественного транспорта до вашего подъезда? OnePlan предлагает автомобильные и пешеходные маршруты.
Чтобы проложить маршруты в плане мероприятия, снова откройте вкладку «Области, маршруты и доступ» в вашем OnePlan studio, затем выберите маршрут, который хотите проложить, а затем легко щелкните, где вы хотите проложить маршрут, чтобы начать, следовать и остановиться.
Измерение площадей и маршрутов
Помимо построения этих маршрутов и территорий, вы также можете собрать точные данные о месте проведения, продавцах и местах, где вы ожидаете постоянный пешеходный трафик. Правильные измерения площади, с которой вы работаете, жизненно важны для ваших поставщиков и ожидаемой вместимости вашего мероприятия. Знание точной площади, которой вы располагаете, может помочь в сдерживании толпы, а также минимизировать время ожидания посетителя и избегать мест скопления людей.
Чтобы измерить площади, просто нажмите на область, которую вы нанесли на график, и вы увидите точные квадратные метры (или футы в квадрате) пространства. OnePlan также дает вам оценку того, сколько людей поместится в этом пространстве, и это число будет варьироваться в зависимости от желаемой плотности толпы на вашем мероприятии.
Чтобы измерить свой маршрут, нажмите на него, и вы увидите OnePlan автоматически вычисляет длину этого маршрута. Вы также увидите время в пути пешком или на автомобиле по этому маршруту на основе введенной вами средней скорости.
Собрав все измерения, которые могут вам понадобиться, вы можете легко поделиться этими данными со всеми, кому они нужны. Это гарантирует, что все участники знают, чего ожидать. Это также полезно для обеспечения безопасности мероприятия, поскольку полиция, пожарно-спасательные и медицинские бригады смогут быстро отреагировать в случае необходимости.
In OnePlan, вы можете работать над этими параметрами в режиме реального времени со своими партнерами и коллегами, что позволяет вам проводить мозговой штурм на каждом этапе пути. OnePlan также позволяет моделировать потоки людей, что дает представление о том, как будет выглядеть пешеходный поток со всех сторон. Люди не только оценят ваши усилия по сдерживанию толпы, но и обеспечат безотлагательное проведение вашего мероприятия.
2. Разместите инфраструктуру
Событие ничто без своего инфраструктура и чтобы быть полностью подготовленным, ваш план мероприятия должен быть подробным и точным, а также иметь соответствующую инфраструктуру. В OnePlanЗдесь есть сотни объектов инфраструктуры: от палаток до освещения, продуктов питания и напитков и канализации. Ваш следующий шаг в OnePlan должно заключаться в том, чтобы нанести инфраструктуру на план вашего мероприятия и указать точное местоположение каждого элемента.
Чтобы построить инфраструктуру, нажмите вкладку «Инфраструктура» в левом меню, оттуда вы увидите множество раскрывающихся меню для каждого из элементов инфраструктуры. OnePlan предлагает.
Одним из наиболее важных объектов инфраструктуры, нанесенных на вашу карту, является ограждение. В зависимости от местоположения на некоторых мероприятиях потребуется ограждение, чтобы участники не заблудились и не сбились с пути. В зависимости от масштаба вашего мероприятия оно может стать довольно хаотичным, если вы ожидаете большое количество посетителей. Если мероприятие оставить слишком открытым, это может привести к значительной дезорганизации среди толпы людей, чье любопытство заставляет их переходить от одного продавца или влечься к другому.
OnePlan позволяет вам нанести на карту все ограждения, которые вам могут понадобиться, и узнать, как правильно разместить их в отведенном вам пространстве. Более того, он предоставит вам данные о количестве необходимых панелей, что сделает заказ и резервирование этих ресурсов еще более эффективным. OnePlan предлагает множество различных видов ограждений внутри студии. Существуют барьеры для толпы различной длины, ограждения Heras / Permiter, барьеры Tensa, столбики, барьеры Mojo и многое другое.
Чтобы включить ограждение в план вашего мероприятия, нажмите вкладку «Инфраструктура», затем щелкните раскрывающееся меню «Барьеры/Ограждения» и выберите ограждение, которое вы хотите для своего мероприятия. Затем щелкните начальное положение забора, щелкните каждый угол и дважды щелкните, чтобы закончить и разместить ограждение.
3. Добавьте специальные инструменты для вашего мероприятия
Среди сотен предметов и инструментов OnePlan В предложениях вы найдете уникальные предметы, созданные специально для вашего конкретного мероприятия. При использовании предыдущих методов или программного обеспечения для планирования мероприятий отсутствие нестандартных или специализированных элементов может привести к ошибке. Возможно, вы не знаете точно, какого размера колесо обозрения поместится на вашей карте мероприятия или сколько времени потребуется на установку ледового катка. Возможно, вам нужен специальный барьер, предназначенный для защиты толпы на высокоскоростных велосипедных соревнованиях, или калитка для игры в крикет.
OnePlan имеет специальные пакеты событий с предметами, предназначенными для определенных событий. Некоторые из типов специализированных мероприятий, для которых мы предоставляем товары, - это бег, езда на велосипеде, крикет, триатлон, ярмарки и шоу, а также рождественские ярмарки.
Чтобы получить доступ к пакетам специальных мероприятий, нажмите вкладку «Еще» в меню слева. Там вы найдете раскрывающийся список пакетов различных типов событий.
4. Планируйте свою рабочую силу
В любом случае вам понадобится рабочая сила, на которую вы можете положиться, и им нужна надлежащая организация для эффективного выполнения возложенной на них работы. Когда вы планируете свое мероприятие в OnePlan, вашим следующим шагом должно стать точечный план ваши сотрудники для мероприятия и где они будут находиться. OnePlan имеет множество различных вариантов рабочей силы, включая медиков, полицию, охрану, персонал, волонтеров и многое другое. Вы можете указать названия для каждого отдела и даже включить вывески, палатки, транспортные средства, санитарные станции и многие другие параметры, относящиеся к рабочей силе на мероприятии.
Чтобы нанести свою рабочую силу на карту, нажмите вкладку «Рабочая сила» в меню слева. Там вы увидите множество вариантов точек рабочей силы. Выберите нужный вам тип сотрудников и наметьте их местоположение во время вашего мероприятия.
Если вам нужно сократить или увеличить численность вашей рабочей силы. Нажмите на нанесенную точку рабочей силы и выберите масштаб. Вы можете легко планировать масштабирование других измерений, а программное обеспечение предоставляет несколько видов вашего мероприятия, например, спутниковые и аэрофотоснимки, которые предоставляют подробную информацию о вашем мероприятии в высоком разрешении. Опять же, всеми этими функциями можно управлять совместными усилиями, поэтому в процессе планирования мероприятия ничего не будет упущено.
Хотя посетители в первую очередь посещают продавцов и аттракционы, слаженная работа сотрудников жизненно важна для любого мероприятия, поскольку они играют важную роль в поддержании порядка и графика мероприятия. Чтобы помочь сотрудникам не сбиться с пути, предоставьте им доступ к вашему плану только для просмотра, чтобы все знали, где им следует находиться на каждом этапе мероприятия.
5. Поделитесь своим планом мероприятия
Сотрудничество является ключевым моментом при планировании! Это действительно то, что имеет большое значение при планировании OnePlan, С помощью OnePlan при планировании вы можете визуально представить свой план и сотрудничать со всеми ключевыми членами команды и заинтересованными сторонами. Сохраняйте обзор всего плана рабочей площадки и делитесь им с местными властями и службами экстренной помощи, чтобы они могли предоставить необходимые вам разрешения и поддержку. Кроме того, он основан на облаке, и им можно легко поделиться с помощью одной кнопки, что означает простоту совместной работы и каждый всегда сможет получить доступ к последней версии вашего плана.
Чтобы поделиться своим планом мероприятия, нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу. Затем вам будет предложено перейти на страницу, где будет запрошен адрес электронной почты человека, с которым вы хотите поделиться своим планом мероприятия. Затем вы решаете, хотите ли вы, чтобы этот человек был редактором, администратором или имел доступ только для просмотра вашего плана. Для вашей команды по планированию мероприятий или соавторов мы предлагаем доступ с правами администратора и редактирования. Заинтересованным сторонам, продавцам и поставщикам может потребоваться только доступ только для просмотра, чтобы быть в курсе вашего планирования.
Теперь вы на пути к успешному мероприятию! Вы определили свои районы и маршруты, вы определили четкие точки входа и выхода, вы добавили конкретные инструменты, необходимые для вашего мероприятия, вы наметили свою рабочую силу и поделились своим планом с важными заинтересованными сторонами. Для планирования успешного мероприятия нужно очень многое, и мы здесь, чтобы помочь вам в вашем путешествии. Наш Профессиональный план обеспечивает административную поддержку и полную поддержку клиентов, поэтому наши специалисты по планированию мероприятий могут помочь вам на каждом этапе пути. Не стесняйся заказать демоверсию с нашими экспертами, чтобы начать лучше планировать с OnePlan. Приятного планирования!
