Планирование крупных мероприятий – непростая задача. Есть причина, по которой люди готовы тратить много денег, чтобы передать ответственность профессионалу. Планирование мероприятия — это серьезное обязательство, требующее большого количества людей, времени и организации. Мероприятия на открытом воздухе сопряжены со своим уникальным набором проблем — от подачи заявки на получение разрешений и лицензий до рассмотрения вопросов доступности и шума. Легче сказать, чем сделать безупречное мероприятие, и у большинства людей нет ни времени, ни знаний, чтобы сделать это правильно.
OnePlan значительно облегчает планирование мероприятия. OnePlan — это платформа для совместной работы в режиме реального времени, предоставляющая полный набор инструментов для планирования, дизайна и управления мероприятиями. Он сочетает в себе лучшие характеристики САПР с современной картографической технологией в одном простом в использовании решении.
Если вы начинаете планировать мероприятие или находитесь на полпути и совершенно разбиты, OnePlan может помочь вам создать план управления событиями — самый важный первый шаг, который вы можете сделать. Вы даже можете получить доступ OnePlanБесплатная форма управления мероприятиями это поможет вам разобраться со всеми важными моментами при планировании большого мероприятия. Этот бесплатный ресурс задаст вам правильные вопросы, которые помогут расставить приоритеты в списке дел, избежать распространенных ошибок и уверенно планировать.
Прежде чем приступить к работе, вот 10 шагов по планированию мероприятия, которым вы сможете гордиться.
Шаг первый – отправьте план мероприятия в местные органы власти и запросите все необходимые разрешения.
В большинстве случаев первое, что вам нужно сделать при планировании любого публичного мероприятия, — это предоставить местному органу власти подробный план мероприятия, оценку рисков и подтверждение страхования гражданской ответственности. Выделите достаточно времени для их обработки (мы рекомендуем отправить их за несколько месяцев до мероприятия). Свяжитесь с вашим местом проведения и местным правительством, чтобы убедиться, что все флажки отмечены галочками.
Для проведения вашего мероприятия вам могут потребоваться определенные разрешения и лицензии, поэтому обязательно обратитесь в местное правительство, чтобы узнать это. Общие из них включают одобрение совета/объекта, заявки на закрытие дорог и утверждение временных сооружений. Полный контрольный список разрешений и лицензирования вы найдете в бесплатном OnePlan Форма управления мероприятием.
Шаг второй – определение ключевых заинтересованных сторон
Для большинства крупных мероприятий у вас будет задействована команда людей. Ключевые заинтересованные стороны могут включать менеджера мероприятий, менеджера по производству, координатора волонтеров, координатора-стюарда, специалиста по охране труда и технике безопасности, специалиста по управлению отходами, билетной кассы или представителя СМИ.
Вы также будете работать с рядом подрядчиков, таких как концессии по производству продуктов питания и напитков, поставщики, временные поставщики электричества и отопления, временные группы по установке инфраструктуры и аниматоры.
Также важно, чтобы вы определили и имели необходимую контактную информацию для всех служб экстренной помощи (полиция, пожарная часть, служба первой помощи, неотложная медицинская помощь).
Убедитесь, что вы определили всех важных заинтересованных лиц на ранних этапах процесса планирования и что каждый знает свои роли и обязанности. Держите действующий список всех заинтересованных сторон, указав их контактную информацию. Он понадобится вам на протяжении всего процесса планирования и во время самого мероприятия.
Шаг третий — создайте расписание программ
Вам понадобится расписание программы, которое проведет вас через дни, предшествующие мероприятию, день его проведения и любые задачи после мероприятия. Обязательно укажите, кто отвечает за каждую задачу, и будьте как можно точнее с указанием времени. Этот график должен быть максимально подробным и точным. Распространите его среди всех заинтересованных сторон, включая сотрудников и поставщиков, чтобы все были на одной волне.
Шаг четвертый – Создайте план и расписание коммуникаций
Правильная коммуникация на мероприятиях включает в себя поддержание вашей внутренней команды и внешнего мира в курсе событий. Вам нужен план общения вашей команды в течение дня, поэтому вам следует предусмотреть необходимые технологии. У вас также должен быть график внутренней коммуникации перед мероприятием, чтобы гарантировать, что каждая заинтересованная сторона будет в курсе важных объявлений и ожиданий. Если вам необходимо арендовать мобильные телефоны, радиоприемники или другие средства связи, убедитесь, что это организовано заранее и все члены вашей команды знают, как они будут общаться в день мероприятия. Вам также может потребоваться подготовить заранее подготовленные сообщения, которые будут использоваться в случае ненастной погоды, задержек на дорогах или других уведомлений общественной безопасности.
Ваш план коммуникации должен также охватывать окружающее сообщество. Вам нужен план, который позволит соседним жителям и предприятиям узнать о вашем предстоящем мероприятии. Включите напоминания о любых нормативных актах или расширениях по шуму, правилах дорожного движения или парковки в городе, а также о том, как вы будете информировать сообщество о своем мероприятии. Если вы планируете включить в программу льготы Good Neighbor, например бесплатный вход, обязательно укажите, как вы будете отслеживать и подтверждать эту выгоду.
Шаг пятый – знайте свою аудиторию
Очень важно иметь общее представление об аудитории, которую вы будете обслуживать на своем мероприятии. Дети будут присутствовать? Будут ли животные? Сколько человек будет присутствовать? Твердое понимание профиля вашей аудитории позволит вам принимать более обоснованные решения во всех областях планирования мероприятия.
Также важно учитывать доступность. В соответствии с Всемирный банк, 15% населения мира живут с инвалидностью. Вам необходимо убедиться, что ваш сайт доступен не только для удовлетворения юридических требований, но и для того, чтобы приветствовать часто недостаточно обслуживаемое сообщество. Пожалуйста, проконсультируйтесь с местным правительством, чтобы убедиться, что ваше мероприятие соответствует всем местным требованиям доступности. Подробный контрольный список обеспечения доступности мероприятий см. в документе Корнелльского университета. Доступный контрольный список встреч и мероприятий.
Шаг шестой – познакомьтесь со своим сайтом/заведением
Планируя мероприятие, вам необходимо знать место проведения от и до. Сделайте это на ранней стадии процесса планирования, чтобы выявить любые проблемы, прежде чем их решать будет слишком поздно. Вы можете создать карту вашего заведения в OnePlan. Правильная карта позволит вам определить, какие предметы необходимы для вашего мероприятия и где их следует разместить на месте проведения. Например, вы можете наметить аварийные выходы, генератор и источники питания, а также размещение временных конструкций. Что касается менее гламурных объектов, вам также необходимо знать, сколько туалетов имеется на мероприятии, и составить план управления и переработки отходов. Какими бы замечательными ни были большинство элементов вашего мероприятия, никто не сможет хорошо провести время, если не сможет найти туалет или мусорное ведро. Вы можете спланировать, где будут стоять туалеты и мусорные баки. OnePlan так же.
Если вам нужна помощь в ознакомлении с местом проведения, ознакомьтесь со вторым разделом OnePlan Форма управления мероприятием.
Шаг седьмой – Учитывайте шум
Очевидно, что крупные мероприятия на открытом воздухе могут вызывать некоторый шум. Вот почему политика управления шумом является обязательной при организации мероприятия и выборе места проведения. Возможно, вам придется обратиться к команде по борьбе с шумом или аналогичной организации, если ваше мероприятие может повлиять на прилегающие территории. В своей политике рассмотрите возможность предоставления соседям контактного лица в день мероприятия на случай, если им понадобится подать жалобу, наймите профессионального звукорежиссера и задокументируйте имеющиеся у вас планы по минимизации любых элементов вашего мероприятия, которые могут вызвать шум. Составьте контрольный список мест на площадке и за ее пределами, чтобы измерить уровень децибел и спланировать ее соответствующим образом.
Шаг восьмой – соберите команду
Для успешного мероприятия вам понадобится достаточное количество персонала, и его необходимо будет организовать. Выясните, сколько человек вам понадобится для успешного планирования и проведения вашего мероприятия. Создайте простую организационную структуру, которая позволит каждому в вашей команде понимать, кто за что отвечает.
Также рекомендуется нанять профессиональных, лицензированных сотрудников службы безопасности, которые помогут со всеми элементами большого собрания, такими как безопасность сцены/исполнителей и контроль толпы. Количество специалистов по безопасности, которые вам понадобятся, зависит от таких факторов, как местоположение, демографические данные аудитории и количество участников. Посоветуйтесь с поставщиком систем безопасности, чтобы составить соответствующее планирование.
Чем больше команда, тем важнее обучать ваш персонал и волонтеров, а также доводить их до сведения конкретных стандартов вашего мероприятия. Они должны полностью осознавать, в чем заключаются их обязанности, а в чем нет.
Шаг девятый – продумайте управление толпой и дорожным движением
Именно здесь карта становится действительно важной. Управление толпой и управление движением абсолютно необходимы для обеспечения безопасного и успешного мероприятия. Составьте карту маршрутов общественного движения и ограниченных маршрутов в OnePlan. Будет ли на территории разрешено использование транспортных средств (например, машин скорой помощи и парковки)? Если да, вам нужно будет обрисовать политику использования транспортных средств и все маршруты въезда и выезда.
Вам также следует наметить планы движения транспорта, транспорта или парковки для вашего мероприятия. Как ваша аудитория будет добираться до вашего мероприятия и обратно? Наметьте различные транспортные маршруты вокруг места проведения мероприятия и составьте план их продвижения среди вашей аудитории. Это также хорошее время, чтобы узнать о своих потребностях в закрытии дорог!
Другие соображения включают специальные эффекты и рекомендации по COVID-19. Когда дело касается безопасности, есть над чем подумать, и здесь не место срезать углы. Используйте OnePlan Форма управления мероприятием чтобы убедиться, что вы отметили все флажки.
Шаг 10 – Безопасность прежде всего (или в данном случае десятый)
Нет ничего важнее, чем обеспечение безопасности вашего мероприятия для участников. Соблюдение национальных законов и руководств по охране труда и технике безопасности станет отличным началом и поможет вам выполнить требования, необходимые для того, чтобы ваше мероприятие проходило законно и безопасно. Учитывайте правила пожарной безопасности, эвакуации объектов и политики потерянных детей. Со всем этим вы можете разобраться в OnePlan Форма управления мероприятием и наметить такие вещи, как справочная стойка о потерянных детях, в вашем OnePlan карта.
Вам также необходимо учитывать возможность отмены из-за суровых погодных условий. Как вы сообщите людям, если мероприятие будет отменено, и как ваша команда по организации мероприятий примет это решение в первую очередь?
Сбор данных также должен быть частью вашего плана безопасности. Благодаря современным технологиям большинство людей справедливо беспокоятся о своей конфиденциальности. Если ваше мероприятие собирает данные от участников, убедитесь, что ваше мероприятие соответствует последним законам и правилам конфиденциальности данных.
Другие соображения включают специальные эффекты и рекомендации по COVID-19. Когда дело касается безопасности, есть над чем подумать, и здесь не место срезать углы. Используйте OnePlan Форма управления мероприятием чтобы убедиться, что вы отметили все флажки.
