Осень – захватывающее время года, полное новых начинаний. Дети возвращаются в школу, семьи возвращаются к своей рутине, и мы все начинаем готовиться к очередным каникулам.
По всей территории Соединенных Штатов школы, общины и церкви отмечают это время года осенними фестивалями, также известными как праздники урожая. Осенние фестивали традиционно проводятся, чтобы выразить признательность за урожай, а также пожелать хорошего урожая в наступающем году. Для школ и общественных центров осенний фестиваль — это способ встретить новый сезон и насладиться такими традициями, как катание на сене, кукурузные лабиринты и яблочный сидр.
Праздники урожая – это развлечение для всей семьи, но сложные традиции сопряжены с непростыми задачами. Вот несколько советов, как оставаться организованным, преодолевать распространенные ошибки и проведение замечательного осеннего фестиваля.
Вот 9 шагов к планированию идеального осеннего фестиваля
Основываясь на идеях наших пользователей, мы разработали эти 9 шагов, которые помогут вам спланировать осенний фестиваль.
1. Создайте карту сайта, на которой будет показано все, что вам нужно.
Планирование мероприятия — это подвиг управления проектом для каждого. Если у вас ограниченный бюджет, нанять профессионального организатора мероприятий может оказаться невозможным. Чаще всего осенние фестивали планируют учителя, сотрудники церкви или волонтеры.
Если планирование крупного мероприятия для вас новое, очень важно иметь подробную карту объекта, которая поможет вам оставаться организованным. В OnePlan, вы легко сможете построить карту сайта, разместив все элементы (палатки, магазины с едой, кукурузные лабиринты, вывески, туалеты и т. д.) на карту.
Используйте свою карту, чтобы проиллюстрировать свой план местным властям при подаче заявления на получение разрешений, или поделитесь ею с волонтерами, чтобы они знали, где они находятся. OnePlan автоматически создаст отчет об управлении запасами, что позволит легко увидеть, сколько всего вам нужно. Это также может помочь вам управлять персоналом.
OnePlan Здесь есть все необходимое, чтобы оставаться организованным и вывести фестиваль урожая на новый уровень.
2. Создать комитет по планированию
Учитывая такое количество основных элементов, как еда, мероприятия, управление волонтерами и маркетинг, здорово создать комитет по планированию вашего осеннего фестиваля. Наличие небольшой группы преданных своему делу волонтеров, каждый из которых будет заботиться о своем элементе, может сделать планирование фестиваля гораздо более управляемым.
Доступно OnePlan, каждый член комитета может редактировать карту сайта, чтобы ее мог видеть весь комитет. Карта будет вашим единственным источником достоверной информации, всегда актуальной, чтобы вы были в курсе прогресса комитета по планированию по всем элементам фестиваля.
Чтобы поделиться своим планом с командой или заинтересованными сторонами, просто нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу плана мероприятия.
Затем добавьте адрес электронной почты человека, которому вы хотите поделиться своим планом мероприятия, и предоставьте ему доступ только для просмотра или редактирования. Сделанный! Ваш план теперь доступен.
3. Подать заявку на получение разрешений
Приведение в соответствие с местными правилами, подача заявок на получение разрешений и обеспечение того, чтобы ваше мероприятие не было прервано недовольными властями, — одна из самых важных и самых утомительных задач в вашем списке. Существуют временные разрешения на проведение мероприятий, разрешения на торговлю продуктами питания и многое другое в зависимости от того, где вы проводите фестиваль.
Одна из худших ошибок, которую вы можете совершить, — это отложить подачу заявки на получение необходимых разрешений для вашего мероприятия. В большинстве случаев первое, что вам нужно сделать при планировании любого публичного мероприятия, — это предоставить местному органу власти подробный план мероприятия, оценку рисков и подтверждение страхования гражданской ответственности. Выделите достаточно времени для их обработки (мы рекомендуем отправить их за несколько месяцев до мероприятия). Свяжитесь с местом проведения мероприятия и местными властями, чтобы убедиться, что все флажки отмечены галочками.
Вашим, которым легко поделиться OnePlan Карта сайта пригодится, если вы убедитесь, что ваша карта мероприятия соответствует правилам.
Полный контрольный список разрешений и лицензий можно найти в бесплатном OnePlan Форма управления мероприятием. Чтобы получить к нему доступ в OnePlan studio, нажмите «Шаблоны» в верхнем меню.
4. Принимайте важные решения
Прежде чем вы сможете по-настоящему погрузиться в планирование осеннего фестиваля, вам предстоит принять множество решений. Вот некоторые из них, которые следует учитывать:
- Будут ли билеты включать «все включено» или гости будут платить за каждое мероприятие?
- Будет ли еда продаваться только наличными и включена в стоимость входа, или вам понадобится система приема кредитных карт?
- Будете ли вы брать игры напрокат или попросите волонтеров их создать?
- Будет ли у вас проводить мероприятие оплачиваемый персонал или исключительно волонтеры?
- Куда пойдет прибыль от мероприятия?
- Будете ли вы получать спонсоров мероприятия?
- Будете ли вы арендовать палатки и другие элементы? Где вы их арендуете?
- Какую еду и напитки вы будете подавать?
Принимайте эти решения и как можно скорее сообщайте заинтересованным сторонам обо всех обновлениях. С OnePlan поделиться своим планом мероприятия, в котором будут ответы на эти многочисленные вопросы, очень легко. Это так же просто, как ввести адрес электронной почты, и заинтересованные стороны или коллеги могут получить доступ либо для редактирования, либо только для просмотра.
5. Опережайте погоду
Поскольку праздники урожая почти всегда проводятся на открытом воздухе, важно быть в курсе прогноза погоды и заранее определить дату дождя.
Заранее определив дату дождя, вы можете подготовить волонтеров, персонал и посетителей к возможности переноса мероприятия и обеспечить, чтобы фестиваль по-прежнему собирал толпу.
6. Нанимайте добровольцев заранее
Осенние фестивали обычно частично или полностью укомплектованы волонтерами. Независимо от того, являетесь ли вы школой, церковью или независимым специалистом по планированию, начните набирать волонтеров заранее. Добровольцы нередко отступают, не имея достаточно времени, чтобы найти замену, поэтому убедитесь, что у вас более чем достаточно добровольцев, готовых помочь.
Вы также захотите убедиться, что волонтеры хорошо управляются. Если они почувствуют, что вы неорганизованны, они могут не вернуться в качестве волонтеров в следующем году! OnePlanАвтора точечное планирование Функциональность может помочь вам создать комплексный план для обслуживания всех — от волонтеров до поставщиков. Каждой «точке» можно присвоить код и примечания, добавленные в их профиль, с указанием их роли, оборудования, времени смены и многого другого. Отчет можно экспортировать для создания регистрационных листов и документов по охране труда и технике безопасности.
Также отличная идея запланировать что-нибудь приятное для своих волонтеров. Разрешите им бесплатно привезти на фестиваль свою семью или предложите пакет осенних угощений в конце смены. Счастливые волонтеры привнесут эту энергию в свою роль на фестивале, и они, вероятно, снова активизируются в будущем.
7. Установите меры безопасности
Осенние фестивали обычно ориентированы на детей, поэтому при планировании необходимо учитывать их здоровье и безопасность. Важно иметь достаточное количество волонтеров/персонала, чтобы присматривать за детьми. Пока их родители там, ребенок нередко уходит или теряется в кукурузном лабиринте. Подготовьте волонтеров к процессу обращения с потерянным ребенком. Также важно иметь на месте оборудование для оказания первой помощи, номера местных служб экстренной помощи и гарантировать, что волонтеры знают, что делать в случае возникновения чрезвычайной ситуации.
Чтобы обеспечить безопасность всех гостей, включая детей, вам понадобится план управления толпой. Хорошее управление толпой гарантирует, что толпе будет достаточно места для передвижения, ожидания в очереди или отдыха, а персонал мероприятия поддержит впечатления и безопасность публики. Результатом является свободное, комфортное пространство, укомплектованное знающими и отзывчивыми сотрудниками.
OnePlan позволяет вам полностью спланировать площадку вашего мероприятия всего за несколько минут бесплатно. Вы можете опробовать различные планировки мероприятий и конфигурации помещений, гарантируя, что у вас достаточно места и наилучшая планировка для гибкого и функционального управления толпой. OnePlanФункции управления толпой включают калькуляторы вместимости, с помощью которых вы можете нанести на карту или наметить точную область, и он рассчитает разрешенную вместимость. Вы даже можете изменить плотность: с 1 человека на квадратный метр до 5.
С большим количеством людей приходит и большой трафик, поэтому не забывайте план управления дорожным движением или. В OnePlan, вы можете создать план управления дорожным движением, в котором будет указано точное расположение указателей, стюардов, временных сигналов светофора, перекрытий дорог, встречных потоков и объездных маршрутов.
8. Разработайте маркетинговый план
Маркетинг вашего мероприятия – единственный способ гарантировать, что ваши усилия не пропадут даром. Это не должно быть сложно, но обязательно рассмотрите все способы продвижения своего мероприятия и воспользуйтесь как можно большим количеством преимуществ. Размещайте сообщения в социальных сетях, развешивайте листовки по всему сообществу, рассылайте листовки по почте и поощряйте волонтеров и других заинтересованных лиц распространять информацию.
9. Привлекайте спонсоров
Компенсируйте расходы на праздник урожая (и максимизируйте прибыль), выявив спонсорство. Местные предприятия часто ищут способы привлечь внимание к общественным мероприятиям. В рамках спонсорской программы в обмен на деньги или бесплатный продукт вы можете предложить компаниям вывески с их логотипом или стенд, где они смогут раздавать товары и общаться с членами сообщества. Это беспроигрышный вариант!
OnePlanОтмеченное наградами программное обеспечение значительно упрощает планирование осенних фестивалей. Забукировать демо с нашей командой, если вы хотите узнать, как можно планировать мероприятия с помощью OnePlan!
