Зачем нужен план места проведения мероприятия
Планирование масштабных мероприятий — кропотливая и детальная работа. Это включает в себя, казалось бы, бесконечную логистику: найм персонала, организация аренды, координация с местными властями, подбор талантов, учет толпы и управление дорожным движением, согласование с заинтересованными сторонами… этот список можно продолжать и продолжать.
Важным элементом любого организатора мероприятий является план места проведения мероприятия. Планы объекта служат путеводителем по вашему мероприятию, иллюстрируя все элементы вашего мероприятия в одном месте. Некоторые планировщики используют такие инструменты, как Powerpoint, Google Earth или CAD, но на рынке есть и более интуитивно понятное и высокофункциональное программное обеспечение. Планы объектов могут быть 2D или 3D и могут быть более или менее подробными для представления различным заинтересованным сторонам. Независимо от того, какие инструменты вы используете, план объекта является неотъемлемым элементом любого успешного крупномасштабного мероприятия.
Отличный план места проведения мероприятия будет:
- быть очень подробным и точным,
- помощь в управлении поставщиками
- быть легко изменен
- позволяют сотрудничать со всеми заинтересованными сторонами
- сэкономить ваше время
- помогите клиентам и другим заинтересованным сторонам визуализировать ваши идеи
- предоставить инструменты, специфичные для вашего типа мероприятия
Чтобы приступить к планированию места проведения мероприятия, важно не только выбрать место проведения мероприятия, но и посетить его! Получение истинного представления о местности поможет вам визуализировать ваше мероприятие и заранее выявить потенциальные проблемы.
Далее вам нужно решить, как вы собираетесь создавать карту сайта. Будете ли вы использовать Photoshop и CAD или программное обеспечение? Есть много преимущества использования программного обеспечения для планирования мероприятий для создания плана вашего сайта.
Когда вы будете готовы приступить к составлению своего плана, вам придется многое обдумать. Вот 9 элементов, которые следует включить в план вашего мероприятия.
Как составить план площадки для мероприятия
1. Временные конструкции (палатки, сцена и т.п.)
Любое крупное мероприятие, особенно на открытом воздухе, потребует временных конструкций. Палатки, сцены и другие конструкции являются важной частью воплощения вашего мероприятия в жизнь. Но если вы не спланируете, где они поместятся, они могут в конечном итоге существенно нарушить план вашего сайта.
Обязательно разместите временные конструкции на плане места проведения мероприятия как можно точнее, чтобы избежать ежедневных катастроф. В OnePlan, вы можете создать макет палатки нестандартного размера, чтобы гарантировать точность карты до дюйма как по местоположению, так и по масштабу. Вы также можете использовать OnePlanObject Array, инструмент привязки к сетке, который позволяет идеально расположить структуры на карте. Вы можете ввести количество необходимых палаток, а также расстояние между ними и OnePlan сгенерирует их на карте событий. Вы можете использовать его для нанесения на карту палаток, сцен и других сооружений.
2. Сотрудники
Хороший план места проведения мероприятия будет учитывать персонал. В OnePlan, разместите на карте волонтеров, рабочих сцены, охрану и многое другое. OnePlanАвтора точечное планирование Функциональность также может помочь вам создать комплексный план управления вашим персоналом. Каждой «точке» можно присвоить код и примечания, добавленные в их профиль, с указанием их роли, оборудования, времени смены и многого другого. Отчет можно экспортировать для создания регистрационных листов и документов по охране труда и технике безопасности.
3. В ванных комнатах
Ничто так не портит впечатления от важного события, как необходимость далеко ходить в поисках туалета, теряя при этом друзей и свое место в толпе. Затем, когда они наконец находят ванную, они сталкиваются с очень длинной очередью. Создавая план места проведения мероприятия, не забудьте предусмотреть достаточное количество ванных комнат!
4. Управление отходами
Мусор – еще один далеко не гламурный элемент вашего мероприятия, который нельзя упускать из виду. Вам необходимо разработать план управления отходами. Независимо от того, насколько прекрасны большинство элементов вашего мероприятия, никто не сможет хорошо провести время, если не сможет найти мусорное ведро или если увидит (и почувствует запах) большие кучи мусора, переполняющие найденную мусорную корзину. Вы можете спланировать, куда будут попадать мусорные баки и контейнеры для вторичной переработки. OnePlan.
5. Парковка
Правильное управление дорожным движением, возможно, не является ключом к успеху мероприятия, но оно определенно может стать основной причиной того, что мероприятие пошло не так. Убедитесь, что ваш план сайта включает управление трафиком. In OnePlan, вы можете создать план управления дорожным движением, в котором будет указано точное расположение указателей, стюардов, временных сигналов светофора, перекрытий дорог, встречных потоков и объездных маршрутов.
6. Контроль толпы
В идеале ваше мероприятие соберет толпу, поэтому важно, чтобы план места вашего мероприятия включал в себя управление толпой. Хорошее управление толпой гарантирует, что толпам будет достаточно места для передвижения, ожидания в очереди или отдыха, а персонал мероприятия обеспечит комфорт и безопасность публики. Результатом является свободное, комфортное пространство, укомплектованное знающими и отзывчивыми сотрудниками. Убедитесь, что ваш план объекта учитывает контроль толпы и позволяет вам протестировать различные планировки и конфигурации пространства.
7. Генератор/Источники питания
Генераторы и источники питания могут занимать много места, поэтому обязательно учтите их в плане своего участка.
8. Пункты первой помощи
Генераторы и источники питания могут занимать много места, поэтому обязательно учтите их в плане своего участка.
9. Входы, помещения и запасные выходы
Используйте план участка, чтобы наметить входы и выходы, а также запасные выходы. Вы можете поделиться своим планом с персоналом, чтобы они могли правильно направлять гостей и продавцов в любой ситуации.
«Очень быстро я увидел преимущества OnePlan по сравнению с тем, что мы использовали раньше. Я смог поделиться развивающимся документом со своей командой и предоставить отличное изображение всем, кто работает над планом или просматривает его. Это дало нам платформу для обсуждения всего».
Гергели Маркус
Спортивный директор, Всемирный триатлон
В целом, карта вашего сайта должна облегчать, а не усложнять вашу работу. Выбирайте инструменты, которые сделают создание чего-то детального и точного интуитивно понятным и интересным. OnePlan ставит все галочки, чтобы вы могли сосредоточиться на деталях и сделать ваше мероприятие успешным!
Подпишитесь бесплатно и начните планировать сегодня.
