Планирование фестиваля на открытом воздухе — изнурительный и чрезвычайно детальный процесс. Если вы в настоящее время используете снимки экрана в PowerPoint или разрабатываете сайт своего мероприятия на обратной стороне салфетки, вполне вероятно, что что-то ускользнет от внимания. Благодаря ограждениям, барьерам, средствам контроля толпы, парковкам, туалетам, точкам водоснабжения, палаткам, сценам, персоналу и многому другому организаторам фестивалей нужен сложный набор инструментов, чтобы обеспечить успех их мероприятия. К счастью, OnePlan дает вам контроль над каждым аспектом вашего фестивального плана. Прежде чем начать, вот 10 вещей, которые нужно знать при планировании фестиваля на открытом воздухе.
1. Прежде всего разрешения
Одна из худших ошибок, которую вы можете совершить, — это отложить подачу заявки на получение необходимых разрешений для вашего фестиваля на открытом воздухе. В большинстве случаев первое, что вам нужно сделать при планировании любого публичного мероприятия, — это предоставить местному органу власти подробный план мероприятия, оценку рисков и подтверждение страхования гражданской ответственности. Выделите достаточно времени для их обработки (мы рекомендуем отправить их за несколько месяцев до мероприятия). Свяжитесь с местом проведения мероприятия и местными властями, чтобы убедиться, что все флажки отмечены галочками.
Для проведения вашего мероприятия вам могут потребоваться определенные разрешения и лицензии, поэтому обязательно обратитесь в местное правительство, чтобы узнать это. Общие из них включают одобрение совета/объекта, заявки на закрытие дорог и утверждение временных сооружений. Полный контрольный список разрешений и лицензирования вы найдете в бесплатном OnePlan Форма управления мероприятием.
2. Сотрудничество имеет ключевое значение
Если вы все еще используете PowerPoint или аналогичный инструмент для создания карты сайта вашего фестиваля, вы знаете, насколько трудным может быть сотрудничество. Возможность поделиться своей работой с другими членами вашей команды и наоборот — мощный инструмент. Создание карт сайта должно быть командным видом спорта!
. OnePlanС помощью инструмента планирования фестивалей вы можете визуально представить свой план и сотрудничать со всеми ключевыми членами команды и заинтересованными сторонами. Сохраняйте обзор всего плана рабочей площадки и делитесь им с местными властями и службами экстренной помощи, чтобы они могли предоставить необходимые вам разрешения и поддержку.
3. Используйте периметры и барьеры для обеспечения безопасности людей
К сожалению, крупные мероприятия, такие как фестивали под открытым небом, представляют собой ряд рисков для посетителей и работников. Фестивали в прошлом были мишенью насилия, а большие собрания могут привести к переполненности и вытаптыванию. Недавние примеры, такие как атака на Манчестер Арене в 2017 году и инцидент с волнением толпы на Astroworld в 2021 году, служат печальным напоминанием о рисках, связанных с крупными событиями.
К счастью, организаторы мероприятий могут принять меры, чтобы ограничить риски, связанные с собраниями больших групп. Обеспечение безопасности посетителей требует точного размещения ограждений по периметру, барьеров для толпы и веревочных перегородок. OnePlanДинамическая платформа позволяет вам точно определить тип и размер системы контроля толпы непосредственно на вашей фестивальной площадке. Затем вы можете просмотреть их в различных режимах, включая спутниковые и аэрофотоснимки.
4. Будьте ясны с персоналом
К сожалению, крупные мероприятия, такие как фестивали под открытым небом, представляют собой ряд рисков для посетителей и работников. Фестивали в прошлом были мишенью насилия, а большие собрания могут привести к переполненности и вытаптыванию. Недавние примеры, такие как атака на Манчестер Арене в 2017 году и инцидент с волнением толпы на Astroworld в 2021 году, служат печальным напоминанием о рисках, связанных с крупными событиями.
К сожалению, крупные мероприятия, такие как фестивали под открытым небом, представляют собой ряд рисков для посетителей и работников. Фестивали в прошлом были мишенью насилия, а большие собрания могут привести к переполненности и вытаптыванию. Недавние примеры, такие как атака на Манчестер Арене в 2017 году и инцидент с волнением толпы на Astroworld в 2021 году, служат печальным напоминанием о рисках, связанных с крупными событиями.
Для большинства крупных мероприятий у вас будет задействована команда людей. Ключевые заинтересованные стороны могут включать менеджера мероприятий, менеджера по производству, координатора волонтеров, координатора-стюарда, специалиста по охране труда и технике безопасности, специалиста по управлению отходами, билетной кассы или представителя СМИ. Вы также будете работать с несколькими подрядчиками, такими как концессии по производству продуктов питания и напитков, поставщики, временные поставщики электричества и отопления, временные группы по установке инфраструктуры и аниматоры.
Безопасный и успешный фестиваль зависит от того, насколько сотрудники мероприятия понимают свои роли и обязанности и знают, где им следует быть и в какое время. С OnePlanС помощью простого в использовании инструмента планирования вы можете создать подробный план и делегировать его по роли, местоположению, дню и времени смены, что соответствует вашим требованиям безопасности и управления рисками без необходимости создания множества документов.
Убедитесь, что вы определили всех важных заинтересованных лиц на раннем этапе процесса планирования и что каждый знает свои роли и обязанности. Держите действующий список всех заинтересованных сторон, указав их контактную информацию. Он понадобится вам на протяжении всего процесса планирования и во время самого мероприятия.
5. Имейте точную и подробную карту объекта.
Планируя мероприятие, вам необходимо знать место проведения от и до. Сделайте это на ранней стадии процесса планирования, чтобы выявить любые проблемы, прежде чем их решать будет слишком поздно. А Точная и подробная карта места проведения вашего фестиваля на открытом воздухе станет вашим лучшим другом на протяжении всего процесса планирования, позволяя вам определить, какие предметы требуются для вашего мероприятия и где все должно быть размещено на площадке.
Планируя мероприятие, вам необходимо знать место проведения от и до. Сделайте это на ранней стадии процесса планирования, чтобы выявить любые проблемы, прежде чем их решать будет слишком поздно. А Точная и подробная карта места проведения вашего фестиваля на открытом воздухе станет вашим лучшим другом на протяжении всего процесса планирования, позволяя вам определить, какие предметы требуются для вашего мероприятия и где все должно быть размещено на площадке.
6. Избегайте переполненности
В дополнение к рискам перенаселенности, которые всегда существовали, мы теперь живем в мире, который был вынужден очень внимательно относиться к личному пространству. OnePlanНабор инструментов социального дистанцирования может помочь обеспечить здоровье и безопасность посетителей, в том числе показать, насколько длинными могут быть очереди и достаточно ли выходных ворот для безопасного выхода из толпы. Наши инструменты прогнозного моделирования и измерения автоматически рассчитывают оптимальное количество посетителей, чтобы помочь вам соблюдать правила охраны труда и техники безопасности. Он также отображает маршруты доступа и выхода в случае чрезвычайной ситуации.
7. Не экономьте на ванных комнатах.
Ничто так не портит великолепное музыкальное представление, как необходимость далеко ходить в поисках туалета, теряя друзей и свое место в толпе. Затем, когда вы доберетесь до ванной, вы столкнетесь с очень длинной очередью. Организаторы фестивалей, пожалуйста, не экономьте на ванных комнатах! Ваши гости будут вам благодарны, и это поможет сдерживать толпу, если на всей территории фестиваля будет достаточно туалетов.
Если вам нужна помощь в ознакомлении с местом проведения, ознакомьтесь со вторым разделом OnePlan Форма управления мероприятием.
8. О мусоре не должно быть второстепенной мысли
Как и в случае с ванными комнатами, вывоз мусора не должен быть второстепенным вопросом. Вам необходимо разработать план управления и переработки отходов. Независимо от того, насколько прекрасны большинство элементов вашего мероприятия, никто не сможет хорошо провести время, если не сможет найти мусорное ведро или если увидит (и почувствует запах) большие кучи мусора, переполняющие найденную мусорную корзину. Вы можете спланировать, где будут стоять туалеты и мусорные баки. OnePlan.
9. Каждый дюйм имеет значение
Недостаточно иметь общее представление о том, где на фестивальной площадке будут размещены все ваши элементы (палатки, ванные комнаты, сцена, ограждение). Ошибка в расчетах даже на несколько дюймов может означать блокирование выхода или перенаселенность. Каждый дюйм имеет значение! В OnePlan, вы можете быть точными. Введите точные размеры (британские или метрические) для всех элементов события в OnePlan студия.
Вы также можете использовать OnePlanНовый инструмент Snap-to-Grid, который позволяет идеально расположить объекты на карте. Вы можете ввести количество необходимых предметов, а также расстояние между ними и OnePlan будет генерироваться и привязываться к сетке на карте событий. В настоящее время эта возможность находится в стадии бета-тестирования специально для Porta Potties, но вскоре вы сможете использовать ее для нанесения на карту других элементов, таких как палатки, и сделать планировку всего мероприятия более точной, а процесс планирования площадки — более удобным.
👉 Практический пример
10. Работайте умнее, а не усерднее
В конце концов, ваши инструменты будут определять разницу между более усердной и умной работой. OnePlan преобразует многие из изнурительных задач, связанных с планированием фестивалей на открытом воздухе, упрощая такие вещи, как создание отчетов, картографирование объектов и совместную работу. Этот инструмент сэкономит ваше время и деньги, освободив ваше расписание для важных дел. Приятного планирования!
Начните планировать свой фестиваль с OnePlan сегодня совершенно бесплатно.
