策划重大活动并不是一件简单的任务。人们愿意花很多钱将责任转嫁给专业人士是有原因的。策划活动是一项严肃的承诺，需要大量的人员、时间和组织。户外活动有其独特的挑战——从申请许可证和执照到考虑可达性和噪音滋扰。组织一场完美的活动说起来容易做起来难，而且大多数人没有时间或知识来正确地做到这一点。
OnePlan 使策划活动变得更加容易。 OnePlan 是一个协作的实时平台，提供全套活动策划、设计和管理工具。它将 CAD 的最佳特性与最新的绘图技术结合在一种易于使用的解决方案中。
如果您正在开始计划一项活动，或者您已进行到一半并且完全不知所措， OnePlan 可以帮助您制定活动管理计划——这是您可以采取的最重要的第一步。您甚至可以访问 OnePlan的免费活动管理表 这将引导您了解规划大型活动的每一个主要考虑因素。这个免费资源将向您提出正确的问题，帮助您确定待办事项列表的优先顺序、避免常见错误并充满信心地制定计划。
在开始之前，请按照以下 10 个步骤来规划一场值得您自豪的活动。
第一步 - 向当地政府提交活动计划并申请所有必要的许可
在大多数情况下，规划任何公共活动时您需要做的第一件事是向当地政府提供详细的活动计划、风险评估和公共责任保险证明。留出足够的时间来处理这些信息（我们建议在活动前几个月提交）。与您的场地和当地政府联系，确保所有选项均已勾选。
您可能需要某些许可证和执照才能举办活动，因此请务必咨询当地政府以了解详情。常见的包括议会/场地批准、道路封闭申请和临时结构批准。您可以在免费的网站中找到完整的许可证和许可清单 OnePlan 活动管理表.
第二步 - 确定主要利益相关者
对于大多数大型活动，都会有一个团队参与。主要利益相关者可能包括活动经理、制作经理、志愿者协调员、管家协调员、健康和安全官员、废物管理、票务或媒体发言人。
您还将与许多承包商合作，例如食品和饮料特许经营商、供应商、临时电力和供暖供应商、临时基础设施安装团队和动画师。
您还必须确定并拥有所有紧急服务（警察、消防部门、急救、医疗紧急情况）所需的联系信息。
确保您在规划过程的早期就确定了所有重要的利益相关者，并且每个人都知道他们的角色和责任。保存每个利益相关者的最新名单并附上他们的联系信息。在整个规划过程和活动期间，您都将需要它。
第三步 - 创建计划表
您需要一份计划安排来指导您完成活动前几天、活动当天以及活动后的任何任务。确保指出每项任务的负责人，并尽可能准确地安排时间。该时间表应尽可能详细和准确。将其分发给所有利益相关者，包括员工和供应商，以确保每个人都达成共识。
第四步 - 制定沟通计划和时间表
正确的事件沟通包括让您的内部团队和外部世界了解情况。您需要为您的团队制定全天沟通的计划，因此您应该安排必要的技术。您还应该制定活动前的内部沟通时间表，以确保每个利益相关者都了解重要的公告和期望。如果您需要租用手机、收音机或其他通讯工具，请确保提前安排，并且团队的所有成员都知道他们在活动当天将如何进行沟通。您可能还需要准备预先编写的通信内容，以便在恶劣天气、交通延误或其他公共安全通知的情况下使用。
您的沟通计划还应包括周围社区。您需要制定一个计划，让邻近的居民和企业了解您即将举行的活动。包括有关城市的任何噪音章程或扩展、交通或停车申请的提醒，以及您将如何就您的活动向社区提供建议。如果您将提供“好邻居”福利，例如免费入场，请务必概述您将如何跟踪和验证该福利。
第五步 - 了解你的受众
对您将在活动中服务的受众有一个大致的了解非常重要。孩子们会在场吗？会有动物吗？有多少人会出席？充分掌握您的受众概况将使您能够在活动策划的各个方面做出更好的决策。
考虑可访问性也很重要。根据 世界银行，世界上 15% 的人口患有残疾。您需要确保您的网站可访问，不仅是为了满足法律要求，也是为了欢迎经常服务不足的社区。请咨询当地政府，以确保您的活动满足当地的所有无障碍要求。有关活动可及性的高级清单，请参阅康奈尔大学的 无障碍会议和活动清单。
第六步 - 了解您的场地/地点
规划活动时，您需要了解场地的内部和外部。在规划过程的早期就这样做，以便在解决问题之前发现任何挑战。您可以在以下位置生成您的场地地图 OnePlan。一张合适的地图可以让您确定您的活动需要哪些物品以及它们应该放置在场地的什么位置。例如，您可以绘制紧急出口、发电机和电源以及临时结构的位置。至于不太吸引人的设施，您还需要知道活动现场有多少个厕所，并制定废物管理和回收计划。无论活动的大部分内容多么精彩，如果找不到厕所或垃圾桶，就没有人会玩得开心。您可以标出厕所和垃圾箱的放置位置 OnePlan 以及。
如需了解您的场地的帮助，请查看指南的第二部分 OnePlan 活动管理表.
第七步 - 考虑噪音
显然，大型户外活动可能会产生一些噪音。这就是为什么在组织活动和选择场地时必须制定噪音管理政策。如果您的活动可能会影响周边地区，您可能必须与噪音污染小组或类似实体合作。在您的政策中，请考虑为邻居提供活动日联系人，以防他们需要投诉，聘请专业音响工程师，并记录您已制定的计划，以尽量减少活动中可能造成噪音滋扰的任何因素。列出现场和场外的位置清单，以测量分贝并做出相应的计划。
第八步 - 组建团队
为了举办一次成功的活动，您需要有足够的员工，并且需要对他们进行组织。弄清楚您需要多少人来成功策划和举办您的活动。创建一个简单的组织结构，使团队中的每个人都能了解谁负责什么。
还建议您配备专业的、有执照的保安人员，以帮助处理大型聚会的所有要素，例如舞台/表演者的安全和人群控制。您需要的安全专业人员数量取决于位置、受众人口统计和与会者数量等因素。与您的安全供应商合作制定相应的计划。
团队越大，培训员工和志愿者并让他们了解活动的具体标准就越重要。他们应该充分意识到自己的职责是什么，不是什么。
第九步 - 思考人群和交通管理
您还应该概述您的活动的所有交通、运输或停车计划。您的观众将如何往返您的活动？绘制活动现场周围的各种交通线路，并制定计划向观众宣传这些交通线路。这也是检查您的封路需求的好时机！
其他考虑因素包括特效和 COVID-19 指南。在安全方面需要考虑很多，这不是偷工减料的地方。利用 OnePlan 活动管理表 以确保选中所有复选框。
步骤 10 - 安全第一（或在本例中为第十）
没有什么比确保活动对参与者来说安全更重要的了。遵循国家健康和安全法律和准则是一个良好的开始，并将为您满足合法、安全举办活动的要求提供指导。考虑消防安全、现场疏散和失踪儿童政策。您可以在 OnePlan 活动管理表 并在您的家中规划出诸如失踪儿童信息台之类的东西 OnePlan 地图。
您还需要考虑恶劣天气取消的可能性。如果活动被取消，您将如何让人们知道？您的活动团队首先将如何做出决定？
数据收集也应该是您的安全计划的一部分。借助现代技术，大多数人理所当然地关心自己的隐私。如果您的活动正在收集与会者的数据，请检查您的活动是否符合最新的数据隐私法律和准则。
其他考虑因素包括特效和 COVID-19 指南。在安全方面需要考虑很多，这不是偷工减料的地方。利用 OnePlan 活动管理表 以确保选中所有复选框。
