Modelo gratuito de planejamento de eventos por planejadores de eventos profissionais
An easy-to-use and accurate event planning template in Excel, Word & PDF
Criado por planejadores de eventos experientes, o OnePlan Event Planning Template is a comprehensive event planning checklist with insightful tips and a step-by-step guide to planning and executing your events. Download this free guide on event planning, which dives into the basics of managing an event.
Baixe seu modelo gratuito de planejamento de eventos
O que há no modelo de planejamento de eventos?
- Lista de verificação de licença e licenciamento
- Dicas de gerenciamento de sites
- Conhecimento em gerenciamento de multidões
- Mantendo seu evento seguro
- Ajuda os planejadores de eventos a identificar marcos do evento
- Atribua tarefas e marcos aos departamentos de eventos
- Inclui cronogramas, cronogramas, agendas e exemplos
- Personalize a planilha de acordo com as necessidades do seu evento
Como acessar OnePlanDocumento de planejamento de eventos:
Registe-se para OnePlan gratuitamente em segundos (sem necessidade de detalhes de pagamento) e então:
- No canto superior esquerdo do seu painel, clique em 'Modelos'
- Clique no 'Formulário de gerenciamento de eventos'para baixá-lo!
"Nós amamos OnePlan! Isso nos ajudou a identificar uma maneira completamente diferente de usar nosso site e a maneira mais eficiente de obter capacidade total.”
Amy Bertaut
Festival Folclórico de Shrewsbury
Etapa 1 em sua lista de verificação do evento:
Preencha a visão geral do seu evento
Enter the essential details of your event onto the planning template. This includes the name of your organization, the event name, location, date, and key contact information. This section is the backbone of your planning process, providing a clear overview of the event’s foundational details.
- Quais são as metas e objetivos do seu evento
- Quem está hospedando o evento
- Onde e quando o evento acontecerá
- Quem são os principais interessados, ou seja, as principais pessoas envolvidas no evento que devem ser mantidas atualizadas com certos ou todos os detalhes
Etapa 2: Empreiteiros e Serviços de Emergência
List key contractors for services such as food and beverage, temporary electricity, and infrastructure. Don’t forget to include essential emergency services contacts on your event planning template, this includes fire, police, and medical support. This preparation is crucial for addressing any unexpected situations during the event.
Etapa 3: Criando a programação do evento
The event schedule is a key part of any event plan, it gives an overview of tasks to be carried out in the run-up to the event, on event day, and post-event. It provides information on who is assigned for each task. Utilize the attached grid. Be sure to include as much detail as possible and circulate the schedule with all staff, vendors, and stakeholders.
Passo 4: Defina seu público e garanta acessibilidade para todos
Defina o perfil do seu público e considere suas necessidades, incluindo quaisquer requisitos de acessibilidade. Tornar o seu evento inclusivo não só atende aos requisitos legais, mas também acolhe um público mais amplo, enriquecendo a experiência do evento para todos.
Etapa 5: crie um plano de site
Crie um plano detalhado do local usando OnePlan, marcando tudo, desde estruturas temporárias e saídas de emergência até sanitários e locais de gestão de resíduos. Um plano de local bem elaborado é crucial para o bom funcionamento e o conforto dos participantes.
Passo 6: Gerir o saneamento e a gestão de resíduos
Use the event planning template’s guide to ensure you have adequate bathroom facilities based on your expected attendance, and strategize for efficient waste collection and recycling to keep your event environmentally friendly.
Passo 7: Crie um plano de gestão de ruído
Ensure your event has a plan to communicate with nearby residents and adhere to local sound regulations. Consider engaging a sound engineer for larger events to maintain appropriate volume levels. A clear plan for minimizing noise impact, including monitoring and adjusting sound as needed, will keep both attendees and the local community happy.
Etapa 8: Planejando a força de trabalho do seu evento
Desde funcionários qualificados que supervisionam vários aspectos do evento até comissários dedicados que gerenciam multidões e segurança profissional garantindo a segurança, cada função desempenha um papel importante. Certifique-se de que sua equipe esteja bem informada sobre suas funções e tenha acesso à planta do local. A formação adequada e as orientações claras irão capacitá-los a lidar com as situações de forma eficiente, contribuindo para uma experiência segura e agradável para todos os envolvidos.
Etapa 9: Crie um plano de gerenciamento de tráfego e multidão para o seu evento
Planeje como você gerenciará a capacidade e o tráfego do evento, garantindo uma movimentação segura e eficiente dos participantes. Considere as rotas de circulação pública e as políticas de veículos, especialmente em caso de emergências.
Passo 10: Planejando um evento seguro
Your event must be a safe space for everyone. This includes fire safety measures, evacuation plans, and policies for lost children. Use the Event Template to go through and create a plan and checklist for each of these possibilities. Always be prepared for severe weather and have a cancellation policy in place.
Etapa 11: Reúna tudo e compartilhe com as partes interessadas
Review your completed event plan thoroughly, ensuring every detail has been considered and addressed. Share with stakeholders. Remember, flexibility is key. Be prepared to adapt your plan as needed, right up until the event day.
