SoulFest planeja seu festival de forma mais eficiente usando OnePlan
Planejando o Maior Festival de Música Cristã da Nova Inglaterra
SoulFest é o maior festival de música cristã da Nova Inglaterra. Todo verão, o evento de três dias reúne mais de 75 artistas e palestrantes para apresentações musicais em grande escala, workshops e painéis de discussão. O evento também inclui um grande número de vendedores de ministérios e escolas cristãs até vendedores de alimentos e roupas.
Planejar o SoulFest é um empreendimento substancial e, com uma pequena equipe de planejamento de eventos e um orçamento limitado, seus produtores devem contar com ferramentas e plataformas inteligentes para torná-lo realidade. Isso e onde OnePlan .
Antes de usar OnePlan, a organizadora Renna diz que o planejamento do evento levou 2 semanas, durante 3 a 4 horas por dia, além de muitas noites. Desde que usei OnePlan, agora leva apenas 1 hora por dia durante 1 semana. Isso representa uma enorme economia de tempo de 85%!
E economiza dinheiro do SoulFest, proporcionando um ROI de 21x com base em sua assinatura mensal. Foi uma mudança de jogo para Renna e sua equipe – assista ao vídeo e continue lendo para ver os detalhes.
A plataforma multifuncional que substituiu os sistemas antigos
Renna Muhieddin é produtora associada do SoulFest. Durante anos, a equipe do SoulFest usou uma combinação de Google Maps e Photoshop para planejamento do site e planilhas para todo o resto. O processo de usar o Photoshop para planejar o local e depois ampliar esse arquivo para pôsteres, mapas de produção e todas as partes interessadas do evento foi um incômodo.
“Esse era o sistema antigo e era horrível”, compartilhou Renna. “Era muito tedioso e geralmente esperávamos até o último minuto para fazer isso, porque as coisas mudam muito no dia a dia com o festival.”
Apesar dos desafios, Renna e sua equipe se acostumaram com o sistema antigo. Eles não conheciam nenhum programa inteligente o suficiente para planejar um evento tão grande e complexo como o SoulFest. Ela estava cética de que uma plataforma pudesse atender às amplas necessidades do festival, mas OnePlan prometeu ser uma plataforma completa, então Renna tentou.
Ela não ficou desapontada. Quando Renna começou a planejar o SoulFest, ela tinha OnePlan do lado dela. “Eu tinha quase todos os elementos do nosso mapa no OnePlan plataforma dentro de dois dias. Foi fantástico."
As 6 funcionalidades que fizeram toda a diferença
Mudando para OnePlan teve um impacto enorme na equipe do SoulFest. Aqui estão seis ferramentas e recursos que se destacaram.
1. Fácil de usar
OnePlan é fácil de usar e fácil de ensinar. Renna subiu na plataforma rapidamente e sua equipe também. Sua funcionalidade é ótima até mesmo em um iPad, permitindo que Renna tenha seu mapa do site à mão no local do evento e faça alterações em tempo real.
2. Economize tempo e dinheiro
OnePlan economizou muito tempo para a pequena equipe do SoulFest a um custo acessível. O método Photoshop consumia extremamente tempo. OnePlan tornou coisas que costumavam levar horas mais fáceis do que poderiam imaginar. “Os US$ 70 por mês para poder desenvolver um site como este são inestimáveis”, disse Renna.
3. Crie um mapa do site com facilidade
A maior e mais imediata melhoria foi a capacidade de inserir elementos em escala no mapa do site. A simplicidade de mapear objetos economizou muito tempo. Renna poderia simplesmente digitar as dimensões de uma tenda e colocá-la no mapa instantaneamente. OnePlanAs calculadoras inteligentes do fornecem informações sobre objetos em tempo real e no momento. Portanto, para as 54 tendas de Renna, isso economizou muito tempo.
4. Crie relatórios úteis
Os relatórios da lista de quantidades também mudaram o jogo para a equipe do SoulFest. Renna conseguiu gerar relatórios sobre a quantidade de estoque a ser solicitada. Por exemplo, ela poderia determinar a quantidade de cercas a serem encomendadas com base nos elementos que ela havia colocado no mapa e no número de tendas que seriam montadas ao redor do festival usando OnePlan sistema de gerenciamento de estoque.
O SoulFest é um festival anual, por isso seus fornecedores enviam à equipe de planejamento uma lista do que foi encomendado no ano anterior. Com OnePlanCom a ferramenta de lista de quantidades, a equipe pode verificar essa lista para garantir que pediu a quantidade certa de cada elemento, certificando-se de não pedir muito ou, pior ainda, não o suficiente.
5. Opere em medidas métricas ou imperiais
OnePlan recentemente adicionou a capacidade de clicar em um botão de alternância e mudar de medidas métricas para imperiais. Renna disse: “Finalmente temos medições imperiais, o que é tão emocionante!”
6. Facilidade de colaboração
A facilidade de colaborar através do OnePlan plataforma foi outro grande benefício para a equipe SoulFest. No passado, não era possível entregar um arquivo de Photoshop – Renna tinha que fazer todas as adições e alterações sozinha. Em 2021, os companheiros de Renna conseguiram fazer as adições necessárias diretamente ao OnePlan mapa. “Nosso coordenador de terreno simplesmente pulou na plataforma e começou a adicionar todas as cercas”, disse Renna.
"Eu não conseguia parar de falar OnePlan para o pessoal do meu terreno no festival. Eu estava tipo, 'Temos um novo software. É maravilhoso. Você tem que verificar isso."'
Renna Muhieddin
Produtor Associado, SoulFest
Uma parte essencial da operação SoulFest
Renna já está planejando o próximo SoulFest. Ela e sua equipe estão pensando em mudar o layout do festival e comercializar algo totalmente novo. Com apenas dois funcionários em tempo integral trabalhando no projeto, OnePlan tornou-se uma parte essencial da operação.
As OnePlan continua a se desenvolver, Renna está entusiasmada com novas ferramentas e capacidades. Por exemplo, a nova ferramenta de matriz de objetos permitirá à equipe de Renna espaçar perfeitamente as tendas no mapa do local. Eles podem inserir quantas barracas são necessárias, bem como a distância entre elas e OnePlan irá gerar e encaixar na grade no mapa de eventos.
O recurso está atualmente em versão beta, mas Renna espera poder usá-lo para mapear barracas e tornar o layout de todo o evento mais exato e o processo de planejamento do local mais conveniente. “Realmente avaliar o espaçamento entre os objetos é extremamente importante”, compartilhou Renna.
Esta ferramenta Array agora está ativa OnePlan, graças ao feedback de Renna e de outros organizadores. Você pode ver os recursos mais recentes que adicionamos no Página de atualizações do produto.
Você está planejando um festival como o Renna? Comece a usar OnePlan hoje mesmo.
