Quando Kristen Hudgins, da TRC Events, começou a planejar sua mostra anual de artes e artesanato no Natal em julho, ela estava usando um aplicativo gratuito que simplesmente não era suficiente. Os constantes recortes e colagens, imprecisões e dores de cabeça estavam tirando seu foco do planejamento real do evento – forçando-a a gastar seu tempo trabalhando e reelaborando um mapa do site nada perfeito.
Então Kristen descobriu OnePlan. Ela agora planejou quatro eventos separados em OnePlan com mais de 5,000 participantes. Aqui estão cinco coisas que se destacaram.
1. Infraestrutura (especialmente barracas!)
O evento de Natal de Kristen em julho reúne dezenas de artistas em uma fazenda local para um dia de venda de seus produtos. Isto requer tendas – muitas delas!
“Temos mais de 170 tendas e expositores durante o evento de Natal em julho”, compartilhou Kristen. “A capacidade de escalar as barracas e garantir que tudo esteja perfeitamente posicionado é um grande benefício para OnePlan. Economizei muito tempo e me sinto mais confiante em meu mapa do site.”
OnePlan permite que Kristen faça modelos de tamanhos de barracas personalizados, garantindo que o mapa do site seja preciso em cada polegada, tanto em localização quanto em escala. Isto é essencial, porque calcular mal alguns centímetros pode significar bloquear uma saída ou superlotar. OnePlan é preciso. Insira medidas exatas (imperiais ou métricas) para todos os elementos do evento na OnePlan estúdio.
2. Gerenciamento de fornecedores
Do aluguel de barracas e vendedores de comida às dezenas de artistas com quem Kristen trabalha em seu evento de Natal em julho, o gerenciamento de fornecedores é uma parte importante de seu processo. Felizmente, OnePlan está configurado para gerenciamento de fornecedores. Cada item colocado em um mapa possui uma seção de gerenciamento de fornecedores onde os planejadores podem rastrear informações como nome do fornecedor, custo, data de entrada e saída e status de disponibilidade. Saiba mais sobre como gerenciar fornecedores em OnePlan.
Além disso, a facilidade de colaboração em OnePlan facilita o envolvimento de fornecedores em qualquer estágio do processo.
"Meus fornecedores apreciam muito a forma como consigo envolvê-los no processo. OnePlan torna o gerenciamento de fornecedores muito mais fácil, tendo tudo em um único sistema.”
Kristen Hudgins
Eventos TRC
3. Economia de tempo
OnePlan simplificou muitos processos, economizando muito tempo para Kristen. Por exemplo, OnePlanA ferramenta de lista de quantidades registra automaticamente os itens colocados no mapa do site para que ela possa ver de que infraestrutura e itens precisa em um só lugar. Ele calcula e exibe automaticamente os itens que ela precisa adquirir dos fornecedores.
Sejamos realistas: planear eventos não é fácil e gerir um milhão de peças móveis de uma só vez pode ser demorado. Todos nós queremos gastar nosso tempo fazendo o que fazemos de melhor – tornar os eventos mágicos! O que não queremos é gastar horas preciosas construindo mapas abaixo da média ou lidando com logística de fornecedores porque não temos as ferramentas para economizar nosso tempo e o dinheiro de nossos clientes. OnePlan elimina ou simplifica tarefas tediosas. Os planejadores de eventos economizam tempo, permitindo que se concentrem nos detalhes mais importantes.
4. Colaboração
Embora Kristen seja a única planejadora de eventos por trás do TRC Events, a colaboração e a facilidade de compartilhamento ainda são uma grande prioridade para ela. Ela tem que manter seus clientes e fornecedores informados. Isso e onde OnePlanas funcionalidades de colaboração do foram úteis.
utilização OnePlan tornou a colaboração com as principais partes interessadas mais fácil do que nunca. Antes OnePlan, seus métodos anteriores de planejamento de eventos faziam com que ela copiasse e colasse cada elemento de seu plano de evento para enviar às partes interessadas para mantê-las informadas. OnePlan permite fácil colaboração e compartilhamento com as partes interessadas. O compartilhamento de pessoas relevantes no plano acontece com apenas um clique, e dar-lhes acesso somente visualização significa que não poderão alterar nada no plano. Ela também compartilhou seu plano com os participantes usando a função de captura de tela no OnePlan e postando uma foto de seu plano em seu site. Os participantes e fornecedores podem ver facilmente o mapa do evento e saber exatamente aonde ir.
Kristen tem uma visão para seus eventos, mas às vezes é difícil transferir essa visão para algo concreto para mostrar aos clientes e outras partes interessadas. Com mapas mais detalhados e diversas formas de visualização, OnePlan ajudou Kristen a ilustrar suas ideias de uma forma mais emocionante e vibrante, permitindo mais colaboração em tempo real.
5. Um mapa do site mais preciso e detalhado
Estacionamento, banheiros, barracas e vendedores são apenas alguns dos elementos que precisam ser ilustrados no mapa do site do Natal de julho. Com OnePlan, os mapas do site de Kristen agora são mais precisos e detalhados. Não apenas por causa do planejamento do local do evento que ela fez em OnePlan mas também usando o OnePlanA seleção de mapas atualizados em 2D, HD, aéreos e de satélite para planejar seus eventos. Kristen pode visualizar e alternar entre mapas de alta resolução e imagens de locais globais com múltiplas opções, incluindo mapa, satélite e modo preto e branco.
O evento de Kristen também tem itens exclusivos que não são usados em todos os eventos, incluindo uma fogueira, jogos de arremesso de argolas, um zoológico – cada um desses itens exclusivos tem um ícone personalizado em OnePlan. "OnePlan significa que agora posso planejar meu evento de Natal com precisão. É super preciso, o que me dá confiança quando chego ao local”, disse Kristen.
Comece a usar OnePlan de graçaou agende uma demonstração de 15 minutos com um de nossos especialistas em planejamento de eventos para iniciar seu OnePlan jornada.
