Todos os anos, no Dia de Ação de Graças, comunidades nos Estados Unidos realizam Turkey Trots – eventos normalmente realizados para arrecadar fundos para caridade enquanto queimam algumas calorias antes do maior dia de festa do ano.
Festival Foods é uma rede de supermercados que opera 40 lojas em todo o estado de Wisconsin. Eles organizam onze trotes de peru anuais - todos ao mesmo tempo - para incentivar as pessoas a serem ativas e, ao mesmo tempo, retribuir à sua comunidade, com os rendimentos indo para os Boys & Girls Clubs e YMCAs nas comunidades onde os eventos acontecem. Até agora, eles arrecadaram mais de 3.6 milhões de dólares com mais de 138,000 mil participantes.
As complexidades de planejar 11 eventos de corrida no mesmo dia
O Festival Foods Turkey Trots é um empreendimento enorme, com eventos acontecendo ao mesmo tempo em vários locais, a equipe precisa gerenciar muitos funcionários, fornecedores e outras partes interessadas. Eventos em execução são sempre complexos. Requerem um planeamento significativo para garantir a segurança tanto dos participantes como dos espectadores, exigindo frequentemente o encerramento de estradas e a colaboração com as autoridades locais. A gestão de multidões representa um desafio porque as multidões de corredores, bem como os espectadores e o pessoal, têm de ser contabilizados. Elementos como postos de check-in, barreiras, banheiros, postos de água, médicos e sinais de trânsito devem ser colocados em um mapa do local para garantir que a equipe tenha tudo o que precisa no dia da corrida. Para a Festival Foods, esses desafios se ampliaram junto com suas corridas.
“Começamos em 2008 com três locais de corrida”, compartilhou Brian Stenzel, Diretor Sênior de Envolvimento Comunitário do Festival Foods. “Agora, somos onze, todos acontecendo ao mesmo tempo em todo o estado.”
Durante anos, a equipe de planejamento colocou capturas de tela do Google Earth no PowerPoint e adicionou pins para colocar elementos nos sites dos eventos. Foi difícil manter-se organizado, especialmente porque cresceram para onze eventos simultâneos.
Descobrindo OnePlan
Quando a equipe de planejamento participou de um workshop na conferência Running USA, eles aprenderam sobre OnePlan, um software de planejamento de eventos que permite mapeamento detalhado e preciso do local e colaboração perfeita com mais de 130 elementos específicos do evento em execução. A ideia de ter uma conta para 11 corridas era uma perspectiva entusiasmante. Eles decidiram tentar.
O Festival Foods tem uma equipe principal de seis pessoas que trabalham nos Turkey Trots. “Somos dois construindo e editando ativamente no One Plan”, compartilhou Brian. “Mas estamos compartilhando isso com todos os diretores de corrida. Cada um dos 11 locais tem um diretor de corrida local naquela cidade. Temos compartilhado a versão 'Somente visualização' com eles e também com nossos fornecedores.”
Plano de eventos do Festival Foods Turkey Trot
Benefícios do uso de Festival Foods OnePlan
A capacidade de compartilhar o mapa do site com as partes interessadas e ajustar a capacidade de visualização ou edição com base em suas funções e necessidades tem sido excelente para a equipe do Festival Foods. “Especialmente para os diretores de corrida, tem sido maravilhoso”, disse Brian.
OnePlan também tem sido extremamente útil por causa de seus elementos específicos de execução e outros. A equipe do Festival Foods pode mapear suas rotas, áreas de início e chegada, cones, sinais de curva e reta, locais de polícia, locais de voluntários, porta penicos, postos de socorro, DJs, alto-falantes, geradores, áreas de estacionamento, plantas de locais internos, tendas, mesas e muito mais. “Basta abrir o menu e ir direto para a barra de pesquisa para procurar o que preciso. É fácil”, disse Brian.
A equipe do Festival Foods utiliza frequentemente OnePlanRecursos de cálculos como a ferramenta de lista de quantidades, que calcula automaticamente as quantidades de cada elemento necessário com base no mapa do site. Os relatórios do painel mostram todo o inventário que foi colocado no mapa e exportam uma lista de quantidades abrangente para um arquivo CSV. “Quando usávamos o Google Earth, era necessário criar pastas principais e tudo o que estava lá embaixo era muito difícil de encontrar”, disse Brian. “No One Plan, o painel tem sido muito útil. Até mesmo contar quantos sinais de conversão à esquerda precisamos é muito fácil de fazer no One Plan.”
Stevens Point – Plano de eventos do Festival Foods
OnePlan foi realmente posto à prova no ano passado, quando a equipe do Festival Foods participou de uma corrida adicional. “Stevens Point foi totalmente novo este ano, então o One Plan foi extremamente útil para configurar tudo lá”, disse Brian. A equipe pôde compartilhar o mapa do site com o diretor de corrida local para alinhar todos os detalhes da corrida.
A equipe está economizando tempo e dinheiro com OnePlan, e eles planejam continuar usando o programa para futuros Turkey Trots. Eles esperam ver marcadores de milhas adicionados aos elementos do pacote de corrida em breve e estão trabalhando com o OnePlan equipe para integrar o software com seu próprio aplicativo de eventos.
No geral, OnePlan tem sido um divisor de águas para a equipe do Festival Foods, permitindo que eles se concentrem no importante trabalho de sediar eventos fantásticos e retribuir às comunidades onde atuam.
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