O Festival de Queijo e Pimenta realiza quatro eventos gastronômicos todos os anos, com a participação de até 9,000 pessoas, exigindo um planejamento preciso do evento. Trabalhando com uma pequena equipe principal de planejadores, apoiada por subcontratados para os dias do evento, seu diretor Simon Stewart tem que gerenciar mais de 120 vendedores de alimentos, bares licenciados, atividades em feiras e palcos de entretenimento ao vivo.
Simon começou a usar OnePlan planejar esses eventos familiares depois de perceber seus benefícios imediatos em comparação com o pacote CAD que ele usava anteriormente.
Queijo e pimenta antes OnePlan
Antes de usar OnePlan, Simon teve que alternar entre diferentes programas para criar seu plano para o Festival de Queijo e Pimenta – uma situação vivida por muitos organizadores de eventos. Ele usou uma planilha Excel separada para agrupar a sobreposição necessária para cada evento, enquanto as imagens eram recortadas e coladas do Google Maps para desenhar uma planta do local com formas no PowerPoint. Esse processo não permitiu um mapeamento preciso ou captura de dados, fazendo com que seus planos não atendessem aos padrões profissionais dos eventos.
Simon diz: “Com o software que usávamos antes, a capacidade de escalabilidade não era grande. Não podíamos confiar na precisão e muitas vezes chegávamos ao local e tínhamos que fazer alterações no layout porque os planos não estavam em escala.”
Uma maneira melhor de planejar eventos
Agora Simon usa OnePlan planejar, mapear e adquirir tudo o que precisa para criar eventos de sucesso. “OnePlan fornece um mapa preciso em escala e centenas de itens de infraestrutura para eventos que me permitem construir rapidamente um local para eventos”, diz ele.
Primeiro, ele escolhe um mapa base em OnePlan para começar a planejar, confiante de que todos os itens que ele coloca na planta estão no local correto e têm o tamanho correto. Ele arrasta e solta o evento Infraestrutura como banheiros, tendas, cercas, barreiras, administradores e carros de bombeiros... essas pimentas são quentes!
Com um planejamento de eventos preciso, Simon pode visualizar cada item de infraestrutura em uma lista de quantidades e exportá-la para compartilhar com os fornecedores. Ele contém todas as informações de que ele precisa, incluindo tamanho do item, what3words endereço, custo, além de hora e data de instalação.
"Usando OnePlan Eu crio planos de locais de eventos precisos, detalhados e com aparência profissional, sem a necessidade de um pacote CAD complexo."
Simon Stewart
Diretor, Festival de Queijo e Pimenta
OnePlan fornece um catálogo abrangente de tudo que Simon precisa para seus eventos. Ele conseguiu produzir planos de locais de eventos precisos e profissionais instantaneamente após a inscrição.
"OnePlan é fácil de aprender e usar, oferece planos com aparência profissional e ferramentas avançadas para gerenciamento de eventos. Agora estou confiante na aparência profissional dos meus planos de site e tenho os detalhes e dados para responder a qualquer pergunta.”
Garantindo a segurança dos participantes do evento
A segurança dos participantes é de suma importância nestes eventos no Reino Unido. Usando OnePlan'S Kit de ferramentas de distanciamento social, Simon pode medir área de multidão, calculadoras de filas e evacuação e rotas de veículos de emergência. Isto permite-lhe apresentar facilmente os dados nas suas avaliações de risco e planos de gestão, tornando o seu processo de planeamento de eventos significativamente mais suave.
"OnePlan nos fornece informações confiáveis de segurança e planejamento que apoiam nosso planejamento, operações e partes interessadas."
Simon Stewart
Diretor, Festival de Queijo e Pimenta
Onde antes ele tinha que enviar arquivos grandes para partes interessadas e fornecedores, Simon agora pode compartilhar seu plano de evento com um clique, dando-lhes acesso instantâneo a versões de planos somente para visualização ou editáveis. Economiza muito tempo ao lidar com serviços de emergência, licenciamento e autoridade local do Reino Unido SAGs (Grupos Consultivos de Segurança), proprietários de terras e fornecedores.
Simon diz, “A segurança e a confiança das partes interessadas são essenciais para obter permissões e acomodar 10,000 pessoas com segurança. OnePlan nos fornece informações confiáveis sobre segurança e planejamento que apoiam nosso planejamento, operações e partes interessadas.”
Uma plataforma para planejamento preciso de eventos
Em última análise, Simon se beneficia por ter agora apenas um plano para tudo o que ele precisa para realizar eventos seguros e bem-sucedidos. OnePlan permite um planejamento preciso de eventos para seus eventos municipais. E ele é capaz de fornecer feedback para nos ajudar a melhorar continuamente OnePlan no futuro. “Finalmente, um sistema construído especificamente para uso por profissionais de eventos.”
