Organizar um evento, grande ou pequeno, envolve uma lista substancial de tarefas e inúmeras responsabilidades que podem ser bastante esmagadoras. Não importa o que esteja incluído no evento, você pode esperar que a logística dele traga uma série de desafios ao longo do caminho.
Mesmo que você seja um especialista em planejamento de eventos, geralmente há uma equipe de pessoas envolvidas e você pode garantir que todos permaneçam na mesma página com a ajuda de OnePlan software de estúdio. Neste artigo, vamos nos concentrar nas 5 coisas que você deve fazer primeiro em OnePlan para que você possa garantir que está aproveitando ao máximo a plataforma de planejamento de eventos.
O que é OnePlan?
Se você está procurando uma solução completa para ajudar a planejar seus eventos, OnePlan oferece uma solução intuitiva que permite gerenciar cada etapa do processo em uma interface de usuário detalhada e fluida. Ele permite que você coopere com todos os parceiros, fornecedores e colegas associados ao evento, e vocês podem trabalhar juntos facilmente no conforto do seu computador. Ele vem com muitas ferramentas de gerenciamento e planejamento de eventos, como mapas, infraestrutura, Importação CAD, e muito mais. Esteja você trabalhando em um local pequeno ou em uma arena grande, OnePlan é capaz de ajudá-lo a gerenciar tudo. Recomendamos iniciar seu plano de evento com 5 etapas para garantir que você aproveite ao máximo a plataforma e planeje um ótimo evento.
1. Plotar áreas, rotas e como acessar
Áreas de lote
Depois de criar seu evento em OnePlan, seu painel conterá muitos parâmetros diferentes que você pode preencher no seu próprio ritmo. Para que o seu evento flua sem problemas, é vital que você tenha um plano de evento que mostre áreas especificamente marcadas, rotas e como os participantes acessarão cada uma delas. Recomendamos que seu primeiro passo seja marcar essas áreas, como a área em que todo o seu evento será realizado, áreas de multidão, áreas de alimentação, etc.
Para marcar uma área, clique em “Áreas, Rotas e Acessos” na barra de ferramentas à esquerda no OnePlan Studio, clique em “Áreas” e escolha uma área colorida que deseja marcar. Em seguida, trace os cantos da sua área e clique duas vezes no último ponto para finalizar a marcação da sua área. Ta-da! Você traçou sua primeira área em OnePlan.
Localizar rotas
É inegável que mapear antecipadamente a infraestrutura do seu evento de vários ângulos é crucial, mas você também precisará considerar como os participantes chegam e entram no evento. Muitas pessoas não vão querer esperar muito se houver filas cheias só para entrar, e OnePlan é uma excelente ferramenta para rotear estacionamentos e entradas.
Portanto, seu próximo passo é traçar suas rotas. Como seus convidados acessarão seu evento? Qual será o percurso desde o estacionamento ou transporte público até a sua entrada? OnePlan oferece rotas para veículos e pedestres.
Para traçar rotas em seu plano de evento, abra novamente a aba “Áreas, Rotas e Acessos” em seu OnePlan studio, escolha a rota que deseja traçar e clique facilmente onde deseja traçar a rota para iniciar, seguir e parar.
Medir áreas e rotas
Além de traçar essas rotas e áreas, você também pode coletar medições precisas do local, dos fornecedores e de onde espera ter tráfego de pedestres consistente. Obter medições adequadas da área em que você está trabalhando é vital para seus fornecedores e para a capacidade esperada para seu evento. Saber a quantidade exata de área que você possui pode ajudar no controle de multidões e apenas ajuda a minimizar o tempo de espera do participante e evitar áreas lotadas.
Para medir suas áreas, basta clicar em uma área que você traçou e você verá os metros quadrados (ou pés quadrados) exatos do espaço. OnePlan também fornece uma estimativa de quantas pessoas cabem naquele espaço e esse número varia de acordo com a densidade de multidão que você deseja em seu evento.
Para medir sua rota, clique na sua rota e você verá OnePlan calcula automaticamente o comprimento dessa rota. Você também verá o tempo de viagem caminhando ou dirigindo nessa rota com base na velocidade média inserida.
Depois de reunir todas as medições necessárias, você poderá compartilhar facilmente esses dados com qualquer pessoa que precise deles. Isso garante que todos os envolvidos saibam o que esperar. Também é útil para a segurança do evento, pois a polícia, os bombeiros e as equipes médicas poderão fornecer uma resposta rápida, se necessário.
In OnePlan, você pode trabalhar nesses parâmetros em tempo real com seus parceiros e colegas, permitindo que você faça brainstorming em cada etapa do processo. OnePlan também permite modelar o fluxo de multidões, o que fornece uma referência de como será o tráfego de pedestres de todos os ângulos. As pessoas não apenas apreciarão seus esforços para controlar a multidão, mas também garantirão que seu evento avance sem demora.
2. Infraestrutura de local
Um evento não é nada sem o seu infra-estrutura e para estar totalmente preparado, seu plano de evento deve ser detalhado e preciso com a infraestrutura certa instalada. Em OnePlan, existem centenas de itens de infraestrutura, desde tendas até iluminação, alimentos e bebidas e saneamento. Seu próximo passo OnePlan O objetivo principal é traçar a infraestrutura em seu plano de evento e dar a cada item uma localização exata.
Para plotar a infraestrutura, clique na aba “Infraestrutura” no menu à esquerda, a partir daí você verá vários menus suspensos de cada um dos itens da infraestrutura OnePlan oferece.
Um dos itens de infraestrutura mais importantes plotados em seu mapa é a cerca. Dependendo do local, alguns eventos exigirão cercas, para que os participantes não se percam ou sejam mal direcionados. Dependendo da escala do seu evento, ele pode se tornar bastante caótico se você espera um grande número de visitantes. Se o evento for deixado muito aberto, pode levar a uma desorganização substancial entre as multidões de pessoas cuja curiosidade as leva de um fornecedor ou atração para outro.
OnePlan permite mapear todas as cercas necessárias e como incorporá-las adequadamente no espaço fornecido. Além disso, fornecer-lhe-á os dados da quantidade de painéis necessários, tornando a encomenda e reserva destes recursos ainda mais eficiente. OnePlan oferece muitos tipos diferentes de cercas dentro do estúdio. Existem barreiras de multidões de comprimentos variados, cercas Heras/permiter, barreiras tensa, postes de amarração, barreiras mojo e muito mais.
Para plotar a cerca no plano do seu evento, clique na aba “Infraestrutura”, depois clique no menu suspenso “Barreiras/Esgrima” e escolha a cerca que deseja para o seu evento. Em seguida, clique no local inicial da sua cerca, clique em cada canto e clique duas vezes para finalizar e colocar a sua cerca.
3. Adicione ferramentas específicas para o seu evento
Entre as centenas de itens e ferramentas OnePlan ofertas você encontrará itens exclusivos projetados para seu evento específico. Com métodos ou softwares de planejamento de eventos anteriores, não ter itens personalizados ou especializados permite erros. Talvez você não saiba exatamente o tamanho de uma roda gigante no mapa do seu evento ou o tempo que leva para montar uma pista de patinação no gelo. Talvez o item que você precisa seja uma barreira específica projetada para proteger multidões em eventos de ciclismo de alta velocidade ou o postigo para um jogo de críquete.
OnePlan possui pacotes de eventos especiais com itens projetados para eventos específicos. Alguns dos tipos de eventos especiais para os quais fornecemos itens são corrida, ciclismo, críquete, triatlo, feiras e shows e mercados de Natal.
Para acessar pacotes de eventos especiais, clique na guia “Mais” no menu à esquerda. Lá você encontrará um menu suspenso com os diferentes pacotes de tipos de eventos.
4. Planeje sua força de trabalho
Em qualquer evento, você precisará de uma força de trabalho em quem possa confiar, e eles precisam de uma organização adequada para desempenhar com eficácia as tarefas designadas. À medida que você mapeia seu evento em OnePlan, seu próximo passo deve ser plano de pontos sua força de trabalho para o evento e onde eles estarão localizados. OnePlan tem muitas opções diferentes de força de trabalho, incluindo médicos, policiais, segurança, funcionários, voluntários e muito mais. Você pode fornecer nomes para cada departamento e até incluir placas, barracas, veículos, estações de saneamento e muitos outros parâmetros que dizem respeito à mão de obra do evento.
Para traçar sua força de trabalho em seu mapa, clique na guia “Força de trabalho” no menu à esquerda. Lá você verá as diversas opções de pontos de força de trabalho. Clique no tipo de força de trabalho que você precisa e marque a localização onde eles estarão durante o evento.
Se você precisar reduzir ou ampliar o tamanho da sua força de trabalho. Clique no ponto da força de trabalho que foi plotado e selecione a escala. Você pode facilmente planejar a escala entre suas outras medições, e o software fornece múltiplas visualizações do seu evento, como imagens aéreas e de satélite que oferecem detalhes do seu evento em alta definição. Mais uma vez, todos esses recursos podem ser gerenciados com esforço colaborativo, para que nada seja esquecido no processo de planejamento do evento.
Embora os participantes estejam presentes principalmente para os fornecedores e atrações, uma força de trabalho que opere com fluidez é vital para qualquer evento, pois é uma grande parte para manter o evento em ordem e dentro do cronograma. Para ajudar a manter a força de trabalho no caminho certo, conceda-lhes acesso somente para visualização do seu plano, para que todos saibam onde devem estar em cada etapa do evento.
5. Compartilhe seu plano de evento
A colaboração é fundamental no planejamento! Isso é realmente o que faz a grande diferença ao planejar OnePlan. Usando OnePlan para o planejamento, você pode comunicar seu plano visualmente e colaborar com todos os principais membros da equipe e partes interessadas. Mantenha uma visão geral de todo o plano operacional do local e compartilhe-o com as autoridades locais e os serviços de emergência para que possam fornecer as licenças e o suporte que você precisa. Além disso, é baseado na nuvem e facilmente compartilhado com um botão, o que significa que a colaboração é fácil e todos sempre poderão acessar a versão mais recente do seu plano.
Para compartilhar seu plano de evento, clique no botão “Compartilhar” no canto superior direito. Você será direcionado para uma página onde será solicitado o endereço de e-mail da pessoa com quem você gostaria de compartilhar seu plano de evento. Você então decide se deseja que essa pessoa seja editor, administrador ou apenas tenha acesso somente visualização do seu plano. Para sua equipe de planejamento de eventos ou colaboradores, sugerimos acesso de administrador e edição. Para partes interessadas, vendedores e fornecedores, eles podem precisar apenas de acesso somente visualização para se manterem atualizados sobre seu planejamento.
Agora você está a caminho de um evento de sucesso! Você definiu suas áreas e rotas, definiu pontos de entrada e saída claros, adicionou ferramentas específicas de que seu evento precisa, traçou sua força de trabalho e compartilhou seu plano com partes interessadas importantes. Há tantas coisas envolvidas no planejamento de um evento de sucesso e estamos aqui para ajudá-lo em sua jornada. Nosso Plano Profissional permite suporte administrativo e integração completa do cliente para que nossos especialistas em planejamento de eventos possam ajudá-lo em cada etapa do processo. Sinta-se livre para reserve uma demonstração com nossos especialistas para começar a planejar melhor com OnePlan. Bom planejamento!
