Planejar grandes eventos não é tarefa simples. Há uma razão pela qual as pessoas estão dispostas a gastar muito dinheiro para transferir a responsabilidade para um profissional. Planejar um evento é um compromisso sério que requer muita gente, tempo e organização. Os eventos ao ar livre apresentam seu próprio conjunto de desafios – desde a solicitação de licenças e licenciamento até a consideração da acessibilidade e do incômodo sonoro. Organizar um evento impecável é mais fácil de falar do que fazer, e a maioria das pessoas não tem tempo ou conhecimento para fazê-lo direito.
OnePlan torna o planejamento de um evento muito mais fácil. OnePlan é uma plataforma colaborativa em tempo real que fornece um conjunto completo de ferramentas de planejamento, design e gerenciamento de eventos. Ele combina as melhores características do CAD com tecnologia de mapeamento atualizada em uma solução fácil de usar.
Se você está começando a planejar um evento ou está na metade e completamente sobrecarregado, OnePlan pode ajudá-lo a criar um plano de gerenciamento de eventos – o primeiro passo mais importante que você pode dar. Você pode até acessar OnePlanFormulário gratuito de gerenciamento de eventos que orientará você em todas as considerações importantes do planejamento de um grande evento. Este recurso gratuito fará as perguntas certas para ajudá-lo a priorizar sua lista de tarefas, evitar erros comuns e planejar com confiança.
Antes de começar, aqui estão 10 etapas para planejar um evento do qual você possa se orgulhar.
Etapa um – Enviar um plano de evento ao governo local e solicitar todas as licenças necessárias
Na maioria dos casos, a primeira coisa que você precisa fazer ao planejar qualquer evento público é fornecer ao governo local um plano detalhado do evento, avaliações de risco e prova de seguro de responsabilidade civil. Reserve bastante tempo para que eles sejam processados (recomendamos enviá-los vários meses antes do evento). Conecte-se com o local e o governo local para garantir que todas as caixas estejam marcadas.
Você pode precisar de certas autorizações e licenças para realizar seu evento, portanto, verifique com o governo local para descobrir. Os mais comuns incluem aprovação do conselho/local, pedidos de fechamento de estradas e aprovação de estrutura temporária. Você encontrará uma lista de verificação completa de licenças e licenciamento no site gratuito OnePlan Formulário de gerenciamento de eventos.
Passo Dois – Identificar as principais partes interessadas
Para a maioria dos grandes eventos, você terá uma equipe envolvida. As principais partes interessadas podem incluir um gestor de eventos, um gestor de produção, um coordenador de voluntários, um coordenador administrativo, um responsável pela saúde e segurança, um responsável pela gestão de resíduos, pela emissão de bilhetes ou um porta-voz dos meios de comunicação social.
Você também trabalhará com vários empreiteiros, como concessionárias de alimentos e bebidas, vendedores, fornecedores temporários de eletricidade e aquecimento, equipes temporárias de instalação de infraestrutura e animadores.
Também é essencial que você tenha identificado e tenha os dados de contato necessários para todos os serviços de emergência (polícia, bombeiros, primeiros socorros, emergência médica).
Certifique-se de ter identificado todas as partes interessadas importantes no início do processo de planejamento e de que todos conheçam suas funções e responsabilidades. Mantenha uma lista contínua de todas as partes interessadas com suas informações de contato por perto. Você precisará dele à mão durante todo o processo de planejamento e durante o próprio evento.
Terceiro Passo – Crie um Cronograma do Programa
Você precisará de uma programação para orientá-lo nos dias que antecedem o evento, no dia do evento e em quaisquer tarefas pós-evento. Certifique-se de indicar quem está encarregado de cada tarefa e seja o mais exato possível com o tempo. Este cronograma deve ser tão detalhado e preciso quanto possível. Distribua-o a todas as partes interessadas, incluindo funcionários e fornecedores, para garantir que todos estejam na mesma página.
Passo Quatro - Crie um Plano e Cronograma de Comunicações
A comunicação adequada do evento inclui manter sua equipe interna e o mundo externo informados. Você precisa de um plano para que sua equipe se comunique ao longo do dia, portanto, providencie a tecnologia necessária. Você também deve ter um cronograma de comunicações internas antes do evento para garantir que todas as partes interessadas estejam cientes dos anúncios e expectativas importantes. Caso precise alugar celulares, rádios ou outros meios de comunicação, certifique-se de que isso seja combinado com antecedência e que todos os membros da sua equipe saibam como se comunicarão no dia do evento. Você também pode precisar preparar comunicações pré-programadas para serem usadas em caso de condições climáticas adversas, atrasos no trânsito ou outros avisos de segurança pública.
O seu plano de comunicação também deve incluir a comunidade envolvente. Você precisa de um plano para informar os residentes e empresas vizinhas sobre seu próximo evento. Inclua lembretes de quaisquer regulamentos ou extensões de ruído, solicitações de trânsito ou estacionamento da cidade e como você informará a comunidade sobre seu evento. Se você incluir um benefício de Boa Vizinhança, como admissão gratuita, certifique-se de descrever como rastreará e validará esse benefício.
Passo Cinco – Conheça seu público
É fundamental ter um perfil geral do público que você atenderá no seu evento. As crianças estarão presentes? Haverá animais? Quantas pessoas estarão presentes? Ter um conhecimento sólido do perfil do seu público permitirá que você tome melhores decisões em todas as áreas do planejamento do evento.
Também é essencial considerar a acessibilidade. De acordo com O Banco Mundial, 15% da população mundial vive com alguma deficiência. Você precisa ter certeza de que seu site é acessível, não apenas para satisfazer os requisitos legais, mas para acolher uma comunidade muitas vezes carente. Consulte o governo local para garantir que seu evento atenda a todos os requisitos de acessibilidade locais. Para obter uma lista de verificação de alto nível para acessibilidade de eventos, consulte o documento da Cornell University Lista de verificação acessível para reuniões e eventos.
Etapa seis – Conheça seu site/local
Ao planejar um evento, você precisa conhecer o local por dentro e por fora. Faça isso no início do processo de planejamento para identificar quaisquer desafios antes que seja tarde demais para enfrentá-los. Você pode gerar um mapa do seu local em OnePlan. Um mapa adequado permitirá que você determine quais itens seu evento exige e onde eles devem ser colocados no local. Por exemplo, você pode esboçar saídas de emergência, geradores e fontes de energia, e a colocação de estruturas temporárias. Quanto às instalações menos glamorosas, você também precisará saber quantos banheiros estão disponíveis no evento e criar um plano de gerenciamento e reciclagem de resíduos. Não importa quão maravilhosos sejam os elementos do seu evento, ninguém se divertirá se não encontrar um banheiro ou uma lixeira. Você pode planejar onde os banheiros e lixeiras irão OnePlan tão bem.
Para obter ajuda para conhecer seu local, confira a seção dois do OnePlan Formulário de gerenciamento de eventos.
Passo Sete – Considere o Ruído
Obviamente, grandes eventos ao ar livre provavelmente produzirão algum ruído. É por isso que uma política de gestão de ruído é obrigatória na organização de um evento e na escolha do local. Você pode ter que se envolver com uma equipe de poluição sonora ou entidade semelhante se o seu evento tiver probabilidade de impactar as áreas vizinhas. Em sua política, considere fornecer aos vizinhos um contato no dia do evento, caso eles precisem fazer uma reclamação, contratar um engenheiro de som profissional e documentar os planos que você tem para minimizar quaisquer elementos do seu evento que possam causar incômodo sonoro. Faça uma lista de verificação de locais dentro e fora do local para medir decibéis e planeje adequadamente.
Passo Oito – Monte uma Equipe
Para um evento de sucesso, você precisará ter pessoal suficiente e eles precisarão ser organizados. Descubra quantas pessoas você precisará para planejar e realizar seu evento com sucesso. Crie uma estrutura organizacional simples que permitirá que todos da sua equipe entendam quem é responsável por quê.
Também é recomendado que você contrate uma equipe de segurança profissional e licenciada para ajudar com todos os elementos de uma grande reunião, como segurança do palco/artista e controle de multidão. O número de profissionais de segurança necessários depende de fatores como localização, público-alvo demográfico e número de participantes. Trabalhe com seu fornecedor de segurança para planejar adequadamente.
Quanto maior a equipe, mais importante será treinar sua equipe e voluntários e conscientizá-los sobre os padrões específicos do seu evento. Eles devem estar plenamente conscientes de quais são os seus deveres – e do que não são.
Passo Nove – Pense na Gestão de Multidões e Tráfego
É aqui que um mapa se torna realmente importante. Gerenciamento de multidões e gestão de tráfego são absolutamente essenciais para garantir um evento seguro e bem-sucedido. Mapear rotas de circulação pública e rotas restritas em OnePlan. Será permitido algum veículo no local (pense em veículos de emergência e estacionamento)? Nesse caso, você precisará definir uma política de veículos e todas as rotas de entrada e saída.
Você também deve delinear quaisquer planos de tráfego, transporte ou estacionamento para o seu evento. Como o seu público viajará de e para o seu evento? Mapeie as diversas ligações de transporte ao redor do local do evento e faça um plano para promovê-las ao seu público. Este também é um bom momento para verificar suas necessidades de fechamento de estradas!
Outras considerações incluem efeitos especiais e diretrizes COVID-19. Há muito em que pensar quando se trata de segurança e este não é o lugar para economizar. Utilize o OnePlan Formulário de gerenciamento de eventos para ter certeza de marcar todas as caixas.
Passo 10 – Segurança em primeiro lugar (ou, neste caso, décimo)
Nada é mais importante do que garantir que seu evento seja seguro para os participantes. Seguir as leis e diretrizes nacionais de saúde e segurança é um ótimo começo e oferecerá um guia para atender aos requisitos para que seu evento ocorra de forma legal e segura. Considere a política de segurança contra incêndio, evacuação do local e crianças perdidas. Você pode trabalhar com tudo isso no OnePlan Formulário de gerenciamento de eventos e mapeie coisas como um balcão de informações sobre Crianças Perdidas em seu OnePlan mapa.
Você também precisará considerar a possibilidade de cancelamento por mau tempo. Como você informaria às pessoas se o evento foi cancelado e como sua equipe do evento tomará essa decisão em primeiro lugar?
A coleta de dados também deve fazer parte do seu plano de segurança. Com a tecnologia moderna, a maioria das pessoas está preocupada com a sua privacidade. Se o seu evento estiver coletando dados dos participantes, verifique se ele está em conformidade com as leis e diretrizes de privacidade de dados mais recentes.
Outras considerações incluem efeitos especiais e diretrizes COVID-19. Há muito em que pensar quando se trata de segurança e este não é o lugar para economizar. Utilize o OnePlan Formulário de gerenciamento de eventos para ter certeza de marcar todas as caixas.
