O outono é uma época do ano emocionante, cheia de novos começos. As crianças voltam à escola, as famílias voltam às suas rotinas e todos começamos a nos preparar para mais uma época de férias.
Nos Estados Unidos, escolas, comunidades e igrejas celebram esta época do ano com festivais de outono, também conhecidos como festivais da colheita. Os festivais de outono são tradicionalmente realizados para expressar o apreço pela colheita, bem como desejar uma boa colheita no próximo ano. Para escolas e centros comunitários, um festival de outono é uma forma de dar as boas-vindas à nova estação e desfrutar de tradições como passeios de feno, labirintos de milho e cidra de maçã.
Os festivais de colheita são divertidos para toda a família, mas tradições elaboradas trazem desafios elaborados. Aqui estão algumas dicas para se manter organizado, superar armadilhas comuns e hospedando um maravilhoso festival de outono.
Aqui estão 9 etapas para planejar o Festival de Outono perfeito
Com base nas ideias de nossos usuários, criamos estas 9 etapas para ajudá-lo a planejar seu Festival de Outono.
1. Crie um mapa do site mostrando tudo que você precisa
Planejar um evento é uma façanha de gerenciamento de projetos para qualquer pessoa. Se você estiver com um orçamento apertado, contratar um planejador de eventos profissional pode estar fora de alcance. Na maioria das vezes, os festivais de outono são planejados por professores, funcionários da igreja ou voluntários.
Se planejar um grande evento é novidade para você, é extremamente importante ter um mapa do site detalhado para ajudá-lo a se manter organizado. Em OnePlan, você pode construir facilmente um mapa do site, colocando todos os elementos (barracas, vendedores de alimentos, labirintos de milho, placas, banheiros, etc.) no mapa.
Use seu mapa para ilustrar seu plano às autoridades locais ao solicitar licenças ou compartilhe-o com voluntários para que eles saibam onde estão estacionados. OnePlan irá gerar automaticamente um relatório de gerenciamento de estoque, facilitando a visualização de quanto de tudo você precisa. Também pode ajudá-lo a gerenciar a equipe.
OnePlan tem tudo que você precisa para se manter organizado e levar seu festival da colheita para o próximo nível.
2. Estabeleça um Comitê de Planejamento
Com tantos elementos importantes como alimentação, atividades, gestão de voluntários e marketing, é ótimo estabelecer um comitê de planejamento para o seu festival de outono. Ter um pequeno grupo de voluntários dedicados, cada um com o seu elemento para cuidar, pode tornar o planeamento de um festival muito mais fácil.
Com o OnePlan, cada membro do comitê poderá editar o mapa do site para que todo o comitê possa ver. O mapa será a sua única fonte de verdade, sempre atualizado para que você esteja ciente do progresso do comitê de planejamento em todos os elementos do festival.
Para compartilhar seu plano com sua equipe ou partes interessadas, basta clicar no botão “Compartilhar” no canto superior direito do plano do seu evento.
Em seguida, adicione o endereço de e-mail da pessoa com quem você gostaria de compartilhar seu plano de evento e conceda a ela acesso somente visualização ou edição. Feito! Seu plano agora está compartilhado.
3. Solicite licenças
Alinhar-se com os regulamentos locais, solicitar licenças e garantir que o seu evento não seja interrompido por autoridades insatisfeitas é uma das tarefas mais importantes – e mais tediosas – da sua lista. Existem licenças temporárias para eventos, licenças para vendedores de alimentos e muito mais, dependendo de onde você estiver hospedando o festival.
Um dos piores erros que você pode cometer é atrasar a solicitação das licenças necessárias para o seu evento. Na maioria dos casos, a primeira coisa que você precisa fazer ao planejar qualquer evento público é fornecer ao governo local um plano detalhado do evento, avaliações de risco e prova de seguro de responsabilidade civil. Reserve bastante tempo para que eles sejam processados (recomendamos enviá-los vários meses antes do evento). Conecte-se com o local e o governo local para garantir que todas as caixas estejam marcadas.
Seu fácil de compartilhar OnePlan O mapa do site será útil para garantir que o mapa do seu evento esteja em conformidade com os regulamentos.
Você pode encontrar uma lista completa de verificação de licença e licenciamento no site gratuito OnePlan Formulário de gerenciamento de eventos. Para acessá-lo dentro do OnePlan studio, clique em 'Modelos' no menu superior.
4. Tome decisões críticas
Há muitas decisões a serem tomadas antes que você possa realmente começar a planejar um festival de outono. Aqui estão alguns a serem considerados:
- Os ingressos serão com tudo incluído ou os hóspedes pagarão por atividade?
- A alimentação será somente em dinheiro, incluída na entrada, ou será necessário um sistema para aceitar cartões de crédito?
- Você alugará jogos ou pedirá voluntários para construí-los?
- Você terá alguma equipe remunerada ou apenas voluntários para administrar o evento?
- Para onde irão os lucros do evento?
- Você conseguirá patrocinadores para o evento?
- Você alugará barracas e outros elementos? Onde você os alugará?
- Que comidas e bebidas você servirá?
Tome essas decisões e informe as partes interessadas sobre quaisquer atualizações o mais rápido possível. Com OnePlan é fácil compartilhar seu plano de evento que terá respostas para essas muitas perguntas. É tão simples quanto inserir um e-mail e as partes interessadas ou colegas podem obter acesso para edição ou somente visualização.
5. Antecipe-se ao clima
Como as festas da colheita quase sempre acontecem ao ar livre, é importante ficar atento à previsão do tempo e decidir com antecedência a data da chuva.
Com uma data de chuva decidida com antecedência, você pode preparar voluntários, funcionários e clientes para a possibilidade de mudar o evento e garantir que o festival ainda atraia multidões.
6. Recrute voluntários antecipadamente
Os festivais de outono geralmente são realizados parcial ou totalmente por voluntários. Quer você seja uma escola, uma igreja ou um planejador independente, comece a recrutar voluntários o quanto antes. Não é incomum que os voluntários desistam sem tempo suficiente para encontrar um substituto, portanto, certifique-se de ter voluntários mais do que suficientes prontos para ajudar.
Você também vai querer ter certeza de que os voluntários sejam bem gerenciados. Se eles acharem que você está desorganizado, talvez não voltem a ser voluntários no próximo ano! OnePlan'S planejamento de pontos a funcionalidade pode ajudá-lo a criar um plano abrangente para atender a todos, desde voluntários até fornecedores. Cada 'ponto' pode receber um código e notas adicionadas ao seu perfil para sua função, equipamento, horários de turno e muito mais. O relatório pode ser exportado para criar folhas de assinatura e documentos de saúde e segurança.
Também é uma ótima ideia planejar algo legal para seus voluntários. Permita que eles tragam sua família para o festival gratuitamente ou ofereça uma sacola de guloseimas de outono no final do turno. Voluntários felizes trarão essa energia para o seu papel no festival e é provável que voltem a atuar nos próximos anos.
7. Estabeleça medidas de segurança
Os festivais de outono geralmente são voltados para crianças, então você precisa levar em consideração a saúde e a segurança delas ao planejar. É importante ter voluntários/funcionários suficientes para ficar de olho nas crianças. Enquanto seus pais estão lá, não é incomum que uma criança se perca ou se perca no labirinto de milho. Prepare os voluntários com um processo sobre como lidar com uma criança perdida. Também é essencial ter equipamentos de primeiros socorros no local, números dos serviços de emergência locais à mão e garantir que os voluntários saibam o que fazer em caso de emergência.
Para manter todos os convidados seguros, incluindo crianças, você precisará de um plano de gerenciamento de multidões. Uma boa gestão de multidões garante que haja espaço suficiente para as multidões se movimentarem, esperarem na fila ou descansarem, e que a experiência e a segurança do público sejam apoiadas pela equipe do evento. O resultado é um espaço confortável e de fluxo livre, com uma equipe experiente e ágil.
OnePlan permite que você planeje totalmente o local do seu evento em apenas alguns minutos de graça. Você pode testar diferentes layouts de eventos e configurações de espaço, garantindo espaço adequado e o melhor layout possível para um gerenciamento de multidões fluido e funcional. OnePlanOs recursos de gerenciamento de multidões incluem calculadoras de capacidade onde você pode mapear ou mapear uma área precisa e calcular a capacidade permitida. Você ainda pode alterar a densidade, de 1 pessoa por metro quadrado para 5.
Com muitas pessoas vem muito trânsito, então não se esqueça de um plano de gerenciamento de tráfego qualquer. Em OnePlan, você pode criar um plano de gerenciamento de tráfego que traça a localização precisa de sinalização, administradores, semáforos temporários, vias fechadas, contrafluxos e rotas de desvio.
8. Desenvolva um Plano de Marketing
O marketing do seu evento é a única maneira de garantir que seus esforços não sejam em vão. Não precisa ser complicado, mas considere todas as maneiras de divulgar seu evento e aproveite o máximo possível. Publique nas redes sociais, pendure panfletos pela comunidade, envie panfletos pelo correio e incentive voluntários e outras partes interessadas a espalhar a palavra.
9. Solicitar patrocínios
Compense os custos do festival da colheita (e maximize o lucro) identificando patrocínios. As empresas locais muitas vezes procuram maneiras de ganhar exposição em eventos comunitários. Com um programa de patrocínio, em troca de dinheiro ou produto grátis, você pode oferecer às empresas uma sinalização com seu logotipo ou um estande onde elas possam distribuir mercadorias e conversar com membros da comunidade. É uma situação em que todos ganham!
OnePlanO software premiado da Torna o planejamento de festivais de outono muito mais fácil. Marque uma demonstração com nossa equipe se quiser saber como planejar eventos usando OnePlan!
