Por que você precisa de um plano de local para eventos
Planejar eventos de grande escala é um trabalho minuciosamente detalhado. Envolve uma logística aparentemente interminável – contratação de pessoal, organização de alugueres, coordenação com as autoridades locais, contratação de talentos, contabilização da gestão de multidões e tráfego, alinhamento com as partes interessadas… a lista é infinita.
Um elemento essencial para qualquer planejador de eventos é a planta do local do evento. As plantas do local servem como um guia para o seu evento, ilustrando todos os elementos do seu evento em um só lugar. Alguns planejadores utilizam ferramentas como Powerpoint, Google Earth ou CAD, mas também existem softwares mais intuitivos e altamente funcionais no mercado. Os planos do local podem ser 2D ou 3D e podem ser mais ou menos detalhados para serem apresentados às diferentes partes interessadas. Não importa quais ferramentas você use, um plano de local é um elemento inegociável para qualquer evento de grande escala bem-sucedido.
Um ótimo plano de local para eventos irá:
- ser altamente detalhado e preciso,
- ajuda com gerenciamento de fornecedores
- ser facilmente alterado
- permitir a colaboração com todas as partes interessadas
- poupar tempo
- ajude clientes e outras partes interessadas a visualizar suas ideias
- forneça ferramentas específicas para o seu tipo de evento
Para começar a planejar o local do seu evento, é importante não apenas escolher o local do evento, mas também visitá-lo! Obter uma verdadeira “configuração do terreno” irá ajudá-lo a visualizar seu evento e identificar potenciais desafios antecipadamente.
Em seguida, você precisa decidir como construirá o mapa do site. Você usará Photoshop e CAD ou usará um software? Há muitos benefícios de usar um software de planejamento de eventos para criar seu plano de site.
Quando estiver pronto para começar a construir seu plano, você terá muito a considerar. Aqui estão 9 elementos para incluir no plano do local do seu evento.
Como construir uma planta do local do evento
1. Estruturas Temporárias (tendas, palco, etc.)
Qualquer grande evento – especialmente os ao ar livre – exigirá estruturas temporárias. Tendas, palcos e outras estruturas são uma parte importante para dar vida ao seu evento. Mas, se você não planejar onde eles vão caber, eles podem acabar prejudicando significativamente o plano do seu site.
Certifique-se de colocar suas estruturas temporárias no plano do local do evento com a maior precisão possível para evitar catástrofes. Em OnePlan, você pode criar modelos de tamanhos de barracas personalizados para garantir que seu mapa seja preciso em centímetros tanto na localização quanto na escala. Você também pode utilizar OnePlando Object Array, uma ferramenta Snap-to-Grid que permite espaçar perfeitamente suas estruturas no mapa. Você pode inserir o número de barracas necessárias, bem como a distância entre elas e OnePlan irá gerá-los no mapa do evento. Você pode usá-lo para mapear tendas, palcos e outras estruturas.
2. Funcionários
Um bom plano do local do evento será responsável pela equipe. Em OnePlan, coloque voluntários, ajudantes de palco, segurança e muito mais em seu mapa. OnePlan'S planejamento de pontos a funcionalidade também pode ajudá-lo a criar um plano abrangente para lidar com sua equipe. Cada 'ponto' pode receber um código e notas adicionadas ao seu perfil para sua função, equipamento, horários de turno e muito mais. O relatório pode ser exportado para criar folhas de assinatura e documentos de saúde e segurança.
3. Banheiros
Nada estraga mais a experiência de alguém em um grande evento do que ter que se afastar para encontrar um banheiro, enquanto perde seus amigos e seu lugar na multidão. Então, quando finalmente encontram um banheiro, se deparam com uma fila extremamente longa. Ao criar a planta do local do seu evento, não se esqueça de planejar banheiros amplos!
4. Gestão de resíduos
O lixo é outro elemento nada glamoroso do seu evento que não deve ser esquecido. Você precisa criar um plano de gerenciamento de resíduos. Não importa o quão maravilhosos sejam os elementos do seu evento, ninguém se divertirá se não conseguir encontrar uma lata de lixo ou se vir (e cheirar) grandes pilhas de lixo transbordando da lata de lixo que encontra. Você pode planejar onde o lixo e as lixeiras irão para a reciclagem OnePlan.
5. Estacionamento
O gerenciamento adequado do tráfego pode não ser a chave para um grande evento, mas pode definitivamente ser uma parte importante de um evento que deu errado. Certifique-se de que o plano do seu site inclua gerenciamento de tráfego. In OnePlan, você pode criar um plano de gerenciamento de tráfego que traça a localização precisa de sinalização, administradores, semáforos temporários, vias fechadas, contrafluxos e rotas de desvio.
6. Controle de multidão
Idealmente, o seu evento atrairá uma multidão, por isso é importante que o plano do local do evento inclua o gerenciamento de multidões. Uma boa gestão de multidões garante que haja espaço suficiente para as multidões se movimentarem, esperarem na fila ou descansarem, e que a experiência e a segurança do público sejam apoiadas pela equipe do evento. O resultado é um espaço confortável e de fluxo livre, com uma equipe experiente e ágil. Certifique-se de que o plano do seu site leve em conta o controle de multidões e permita testar diferentes layouts e configurações de espaço.
7. Gerador/Fontes de energia
Geradores e fontes de energia podem ocupar muito espaço, portanto, certifique-se de levá-los em consideração no planejamento do local.
8. Pontos de primeiros socorros
Geradores e fontes de energia podem ocupar muito espaço, portanto, certifique-se de levá-los em consideração no planejamento do local.
9. Entradas, saídas e saídas de emergência
Use a planta do local para mapear entradas e saídas, bem como saídas de emergência. Você pode compartilhar seu plano com a equipe para que eles possam orientar adequadamente os hóspedes e fornecedores em qualquer situação.
“Muito rapidamente, percebi as vantagens de OnePlan sobre o que estávamos usando antes. Pude compartilhar um documento em evolução com minha equipe e dar uma ótima visão para qualquer pessoa que estivesse trabalhando ou visualizando o plano. Isso nos deu uma plataforma para discutir tudo."
Gergely Markus
Diretor de Esporte, Triatlo Mundial
No geral, o mapa do seu site deve facilitar o seu trabalho, não mais difícil. Escolha ferramentas que tornem intuitivo e divertido criar algo detalhado e preciso. OnePlan preenche todos os requisitos para que você possa se concentrar nos detalhes e fazer do seu evento um sucesso!
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