A maioria dos grandes eventos ao ar livre exige tendas. Eles são úteis para dividir o evento em seções, abrigar vendedores, separar espaço para funcionários, fornecer sombra e cobertura para chuva e muito mais. Infelizmente, tal como acontece com a maioria dos elementos do planeamento de um grande evento, as tendas também apresentam alguns desafios importantes. Felizmente, existem maneiras de se preparar para o sucesso quando se trata de lidar com barracas. Aqui estão quatro grandes desafios de lidar com barracas ao planejar um evento e algumas dicas sobre como superá-los.
1. Dimensionamento personalizado e posicionamento do mapa
As tendas vêm em uma variedade incontável de formatos e tamanhos. Você pode até ter barracas personalizadas para o seu evento. Isso geralmente é ótimo, pois permite que os planejadores de eventos encontrem a barraca certa para suas necessidades – seja para vendedores, apresentações, postos médicos ou equipe de eventos. A parte complicada do dimensionamento personalizado é que você deve ser capaz de levar em conta o tamanho exclusivo da sua barraca no mapa do site. Colocar um tamanho de barraca padrão nem sempre é suficiente e pode levar a inconsistências entre o seu mapa e o seu site.
Felizmente, OnePlan permite que você crie modelos de tamanhos de barracas personalizados, garantindo que o mapa do seu site seja preciso em centímetros tanto na localização quanto na escala. Não é suficiente ter uma ideia geral de onde todos os seus elementos (especialmente as tendas) serão colocados no local do festival. Calcular mal alguns centímetros pode significar bloquear uma saída ou superlotar. Cada centímetro conta! Em OnePlan, você pode ser preciso. Insira medidas exatas (imperiais ou métricas) para todos os elementos do evento na OnePlan estúdio.
Você também pode utilizar OnePlando Object Array, uma ferramenta Snap-to-Grid que permite espaçar perfeitamente suas barracas no mapa. Você pode inserir o número de barracas necessárias, bem como a distância entre elas e OnePlan irá gerá-los no mapa do evento. Você pode usá-lo para mapear barracas e outros elementos e tornar o layout de todo o evento mais exato e o processo de planejamento do local mais conveniente.
Se o seu evento ao ar livre inclui tendas de campismo, concebemos um ambiente confortável e seguro calculadora de acampamento. Desenvolvido usando o The Purple Guide, ele serve como um guia valioso para o planejamento de acampamentos com base nas pegadas das barracas e nos níveis de densidade. Esta ferramenta garante a utilização ideal do espaço, fácil navegação e adesão às diretrizes do setor.
2. Trabalhando com fornecedores
Fornecedores, fornecedores e mais fornecedores. Um dos grandes desafios do planejamento de eventos é gerenciar o grande número de fornecedores necessários para realizar um grande evento. Desde técnicos de iluminação e pessoal de segurança até médicos, vendedores de alimentos e, sim, fornecedores de tendas!
Se você ainda depende do PowerPoint ou de uma ferramenta semelhante para mapear o site do seu festival, sabe como pode ser difícil colaborar com fornecedores. OnePlan torna tudo isso muito mais fácil com seus recursos de colaboração. A capacidade de compartilhar seu trabalho com outros membros de sua equipe, bem como com fornecedores que precisam ver e compreender o mapa do seu site, é uma ferramenta poderosa. Mantenha uma visão geral de todo o plano operacional do local e compartilhe-o (com recursos somente visualização ou edição) com o fornecedor da sua barraca para facilitar o processo de planejamento.
OnePlan está configurado para gerenciamento de fornecedores. Cada item colocado em seu mapa possui uma seção de gerenciamento de fornecedores onde você pode rastrear informações como nome do fornecedor, custo, data de entrada e saída e status de disponibilidade. Saiba mais sobre como gerenciar fornecedores em OnePlan.
OnePlan'S Lista de quantidades A ferramenta também será útil ao lidar com seus fornecedores e para gerenciamento de estoque. Tudo o que você coloca no mapa do site é automaticamente incluído na lista de quantidades, para que você possa ver de que infraestrutura e itens precisa em um só lugar. À medida que você projeta o plano do local do evento, incluindo a colocação de suas tendas, OnePlan calcula e exibe automaticamente os itens que você precisa obter dos fornecedores na seção Lista de quantidades. Visite os relatórios do painel para visualizar todo o estoque que você colocou em seu plano e exportar uma lista de quantidades abrangente para um arquivo CSV.
3. Regulamentos locais para planejamento de eventos
A importante tarefa de se alinhar às regulamentações locais, solicitar licenças e garantir que seu evento não seja interrompido por autoridades insatisfeitas é cansativa. As tendas são outro elemento que exige este tipo de consideração – quase sempre exigindo licenças.
Um dos piores erros que você pode cometer é atrasar a solicitação das licenças necessárias para o seu evento. Na maioria dos casos, a primeira coisa que você precisa fazer ao planejar qualquer evento público é fornecer ao governo local um plano detalhado do evento, avaliações de risco e prova de seguro de responsabilidade civil. Reserve bastante tempo para que eles sejam processados (recomendamos enviá-los vários meses antes do evento). Conecte-se com o local e o governo local para garantir que todas as caixas estejam marcadas.
Provavelmente, você precisará de certas autorizações e licenças para montar tendas grandes, portanto, verifique com o governo local para descobrir. Seu fácil de compartilhar OnePlan O mapa do local será útil para garantir que suas barracas e o mapa do evento estejam em conformidade com os regulamentos. Você pode encontrar uma lista completa de verificação de licença e licenciamento no site gratuito OnePlan Formulário de gerenciamento de eventos.
4. Iluminação e energia elétrica nas barracas do seu evento
Se o seu evento durar até a noite ou se você tiver vendedores ou atividades que exigirão eletricidade em suas barracas, você precisa levar isso em consideração e garantir que mapeou onde obterá energia. Este é um desafio comum ao lidar com tendas em grandes eventos e para o qual você precisa se preparar com antecedência.
Você precisará marcar tudo isso no mapa do site caso sejam necessários elementos adicionais, como geradores. Na seção de gerenciamento de fornecedores de qualquer item do seu OnePlan mapa do site, você pode incluir detalhes de energia e informações sobre WiFi/internet, garantindo um evento tranquilo e devidamente iluminado.
Para saber mais sobre planejamento com barracas em OnePlan, agende uma demonstração com um de nossos especialistas em planejamento de eventos.
