Planejar um festival ao ar livre é um processo cansativo e extremamente detalhado. Se você estiver usando capturas de tela no PowerPoint ou projetando o local do seu evento nas costas de um guardanapo, é provável que algo passe despercebido. Com cercas, barreiras, controle de multidões, estacionamento, banheiros, pontos de água, tendas, palco, pessoal e muito mais, os planejadores de festivais precisam de uma caixa de ferramentas sofisticada para garantir que seu evento seja um sucesso. Felizmente, OnePlan dá a você controle sobre todos os aspectos do plano do seu festival. Antes de começar, aqui estão 10 coisas que você deve saber ao planejar um festival ao ar livre.
1. Autorizações primeiro
Um dos piores erros que você pode cometer é atrasar a solicitação das licenças necessárias para o seu festival ao ar livre. Na maioria dos casos, a primeira coisa que você precisa fazer ao planejar qualquer evento público é fornecer ao governo local um plano detalhado do evento, avaliações de risco e prova de seguro de responsabilidade civil. Reserve bastante tempo para que eles sejam processados (recomendamos enviá-los vários meses antes do evento). Conecte-se com o local e o governo local para garantir que todas as caixas estejam marcadas.
Você pode precisar de certas autorizações e licenças para realizar seu evento, portanto, verifique com o governo local para descobrir. Os mais comuns incluem aprovação do conselho/local, pedidos de fechamento de estradas e aprovação de estrutura temporária. Você encontrará uma lista de verificação completa de licenças e licenciamento no site gratuito OnePlan Formulário de gerenciamento de eventos.
2. Colaboração é fundamental
Se você ainda depende do PowerPoint ou de uma ferramenta semelhante para mapear o site do seu festival, sabe como a colaboração pode ser difícil. A capacidade de compartilhar seu trabalho com outros membros de sua equipe e vice-versa é uma ferramenta poderosa. O mapeamento de sites deve ser um esporte de equipe!
utilização OnePlanCom a ferramenta de planejamento de festivais do, você pode comunicar seu plano visualmente e colaborar com todos os principais membros da equipe e partes interessadas. Mantenha uma visão geral de todo o plano operacional do local e compartilhe-o com as autoridades locais e os serviços de emergência para que possam fornecer as licenças e o suporte que você precisa.
3. Use perímetros e barreiras para manter as pessoas seguras
É uma triste verdade que grandes eventos, como festivais ao ar livre, apresentem vários riscos para os participantes e trabalhadores. Os festivais foram alvo de violência no passado e grandes aglomerações podem levar à superlotação e ao atropelamento. Exemplos recentes como o ataque à Manchester Arena em 2017 e o incidente com o aumento de multidões no Astroworld em 2021 servem como um triste lembrete dos riscos que acompanham os grandes eventos.
Felizmente, os planejadores de eventos podem tomar medidas para limitar os riscos de reuniões de grandes grupos. Mantendo os visitantes seguros requer localização precisa de cercas perimetrais, barreiras contra multidões e divisórias de corda. OnePlanA plataforma dinâmica do permite traçar com precisão o tipo e o tamanho do sistema de controle de multidão diretamente no local do festival. Você pode então visualizá-los em diferentes modos, incluindo mapas aéreos e de satélite.
4. Seja claro com a equipe
É uma triste verdade que grandes eventos, como festivais ao ar livre, apresentem vários riscos para os participantes e trabalhadores. Os festivais foram alvo de violência no passado e grandes aglomerações podem levar à superlotação e ao atropelamento. Exemplos recentes como o ataque à Manchester Arena em 2017 e o incidente com o aumento de multidões no Astroworld em 2021 servem como um triste lembrete dos riscos que acompanham os grandes eventos.
É uma triste verdade que grandes eventos, como festivais ao ar livre, apresentem vários riscos para os participantes e trabalhadores. Os festivais foram alvo de violência no passado e grandes aglomerações podem levar à superlotação e ao atropelamento. Exemplos recentes como o ataque à Manchester Arena em 2017 e o incidente com o aumento de multidões no Astroworld em 2021 servem como um triste lembrete dos riscos que acompanham os grandes eventos.
Para a maioria dos grandes eventos, você terá uma equipe envolvida. As principais partes interessadas podem incluir um gestor de eventos, um gestor de produção, um coordenador de voluntários, um coordenador administrativo, um responsável pela saúde e segurança, um responsável pela gestão de resíduos, pela emissão de bilhetes ou um porta-voz dos meios de comunicação social. Você também trabalhará com diversos empreiteiros, como concessionárias de alimentos e bebidas, vendedores, fornecedores temporários de eletricidade e aquecimento, equipes temporárias de instalação de infraestrutura e animadores.
Um festival seguro e bem-sucedido depende da compreensão da equipe do evento sobre suas funções e responsabilidades e de saber onde devem estar e a que horas. Com OnePlanCom a ferramenta de planejamento fácil de usar, você pode criar um plano detalhado e delegar por função, local, dia e horário do turno – atendendo aos seus requisitos de segurança e gerenciamento de riscos sem a necessidade de vários documentos.
Certifique-se de ter identificado todas as partes interessadas importantes no início do processo de planejamento e de que todos conheçam suas funções e responsabilidades. Mantenha uma lista contínua de todas as partes interessadas com suas informações de contato por perto. Você precisará dele à mão durante todo o processo de planejamento e durante o próprio evento.
5. Tenha um mapa preciso e detalhado do site
Ao planejar um evento, você precisa conhecer o local por dentro e por fora. Faça isso no início do processo de planejamento para identificar quaisquer desafios antes que seja tarde demais para enfrentá-los. A um mapa preciso e detalhado do local do seu festival ao ar livre será seu melhor amigo durante todo o processo de planejamento, permitindo que você determine quais itens seu evento exige e onde tudo deve ser colocado no local.
Ao planejar um evento, você precisa conhecer o local por dentro e por fora. Faça isso no início do processo de planejamento para identificar quaisquer desafios antes que seja tarde demais para enfrentá-los. A um mapa preciso e detalhado do local do seu festival ao ar livre será seu melhor amigo durante todo o processo de planejamento, permitindo que você determine quais itens seu evento exige e onde tudo deve ser colocado no local.
6. Evite superlotação
Além dos riscos de superlotação que sempre existiram, vivemos agora num mundo que foi forçado a ser extremamente consciente do espaço pessoal. OnePlanO Kit de Ferramentas de Distanciamento Social pode ajudar a garantir a saúde e a segurança dos participantes, inclusive mostrando a extensão das filas e se os portões de saída são suficientes para a saída segura das multidões. Nossas ferramentas preditivas de modelagem e medição calculam automaticamente o número ideal de visitantes para ajudá-lo a cumprir as regulamentações de saúde e segurança. Também mapeia rotas de acesso e saída em caso de emergência.
7. Não economize nos banheiros
Nada estraga mais uma grande apresentação musical do que ter que se afastar para encontrar um banheiro, perdendo seus amigos e seu lugar na multidão. Então, quando você chega ao banheiro, se depara com uma fila extremamente longa. Organizadores de festivais, por favor, não economizem nos banheiros! Seus convidados vão agradecer e isso ajudará no controle de multidões para garantir que haja muitos banheiros em todo o local do festival.
Para obter ajuda para conhecer seu local, confira a seção dois do OnePlan Formulário de gerenciamento de eventos.
8. O lixo não deve ser uma reflexão tardia
Tal como acontece com as casas de banho, a eliminação de resíduos não deve ser uma reflexão tardia. Você precisa criar um plano de gestão e reciclagem de resíduos. Não importa o quão maravilhosos sejam os elementos do seu evento, ninguém se divertirá se não conseguir encontrar uma lata de lixo ou se vir (e cheirar) grandes pilhas de lixo transbordando da lata de lixo que encontra. Você pode planejar onde os banheiros e lixeiras irão OnePlan.
9. Cada centímetro conta
Não basta ter uma ideia geral de onde todos os seus elementos (tendas, banheiros, palco, cercas) serão colocados no local do festival. Calcular mal alguns centímetros pode significar bloquear uma saída ou superlotar. Cada centímetro conta! Em OnePlan, você pode ser preciso. Insira medidas exatas (imperiais ou métricas) para todos os elementos do evento na OnePlan estúdio.
Você também pode utilizar OnePlanA nova ferramenta Snap-to-Grid do, que permite espaçar perfeitamente os itens no mapa. Você pode inserir o número de itens necessários, bem como a distância entre eles e OnePlan irá gerar um Snap-to-Grid no mapa de eventos. O recurso está atualmente em beta especificamente para Porta Potties, mas em breve você poderá usá-lo para mapear outros elementos, como tendas, e tornar o layout de todo o evento mais exato e o processo de planejamento do local mais conveniente.
10. Trabalhe de forma mais inteligente, não mais difícil
No final das contas, suas ferramentas serão a diferença entre trabalhar mais e trabalhar de maneira mais inteligente. OnePlan transforma muitas das tarefas cansativas associadas ao planejamento de festivais ao ar livre, simplificando coisas como a criação de relatórios, mapeamento de sites e colaboração. Essa ferramenta vai economizar tempo e dinheiro, liberando sua agenda para o que é importante. Bom planejamento!
Comece a planejar seu festival com OnePlan completamente grátis hoje.
