Gratis begivenhetsplanleggingsmaler av profesjonelle begivenhetsplanleggere
En brukervennlig og nøyaktig mal for arrangementsplanlegging i Excel, Word og PDF
Laget av erfarne arrangementsplanleggere, the OnePlan Event Planning Template er en omfattende sjekkliste for arrangementsplanlegging med innsiktsfulle tips og en trinn-for-trinn-guide for planlegging og gjennomføring av arrangementene dine. Last ned denne gratis guiden om arrangementsplanlegging, som dykker ned i det grunnleggende om å administrere et arrangement.
Last ned din gratis mal for arrangementsplanlegging
Hva står i malen for arrangementsplanlegging?
- Sjekkliste for tillatelser og lisensiering
- Tips for nettstedadministrasjon
- Kunnskap om crowd management
- Holder arrangementet ditt trygt
- Hjelper hendelsesplanleggere med å identifisere hendelsesmilepæler
- Tildel oppgaver og milepæler til arrangementsavdelinger
- Inkluderer tidslinjer, tidsplaner, agendaer og eksempler
- Tilpass arket til arrangementets behov
Hvordan få tilgang OnePlansitt arrangementsplanleggingsdokument:
Meld deg på OnePlan gratis innen sekunder (ingen betalingsinformasjon kreves) og deretter:
- Øverst til venstre på dashbordet klikker du påmaler'
- Klikk på 'Skjema for arrangementsadministrasjon' for å laste det ned!
"Vi elsker OnePlan! Det har hjulpet oss med å identifisere en helt annen måte å bruke siden vår på og den mest effektive måten å få full kapasitet på."
Amy Bertaut
Shrewsbury Folk Festival
Trinn 1 i hendelsessjekklisten din:
Fyll ut begivenhetsoversikten din
Skriv inn de viktigste detaljene for arrangementet ditt i planleggingsmalen. Dette inkluderer navnet på organisasjonen din, hendelsesnavnet, sted, dato og viktig kontaktinformasjon. Denne delen er ryggraden i planleggingsprosessen din, og gir en klar oversikt over arrangementets grunnleggende detaljer.
- Hva er arrangementets mål og mål
- Hvem er vertskap for arrangementet
- Hvor og når arrangementet finner sted
- Hvem er de viktigste interessentene, det vil si de viktigste personene som er involvert i arrangementet som må holdes oppdatert med visse eller alle detaljer
Trinn 2: Entreprenører og nødetater
Liste nøkkelentreprenører for tjenester som mat og drikke, midlertidig elektrisitet og infrastruktur. Ikke glem å inkludere viktige nødtjenestekontakter på planleggingsmalen din, dette inkluderer brann, politi og medisinsk støtte. Denne forberedelsen er avgjørende for å håndtere eventuelle uventede situasjoner under arrangementet.
Trinn 3: Opprette hendelsesplanen
Arrangementsplanen er en sentral del av enhver arrangementsplan, den gir en oversikt over oppgaver som skal utføres i oppkjøringen til arrangementet, på arrangementsdagen og etter arrangementet. Den gir informasjon om hvem som er tildelt hver oppgave. Bruk det vedlagte rutenettet. Sørg for å inkludere så mange detaljer som mulig og sirkulere tidsplanen med alle ansatte, leverandører og interessenter.
Trinn 4: Definer målgruppen din og sørg for tilgjengelighet for alle
Definer publikumsprofilen din og vurder deres behov, inkludert eventuelle tilgjengelighetskrav. Å gjøre arrangementet inkluderende oppfyller ikke bare juridiske krav, men ønsker også et bredere publikum velkommen, noe som beriker arrangementsopplevelsen for alle.
Trinn 5: Lag en områdeplan
Lag en detaljert områdeplan ved hjelp av OnePlan, merking av alt fra midlertidige strukturer og nødutganger til toaletter og avfallshåndteringssteder. En gjennomtenkt områdeplan er avgjørende for jevn drift og deltakerkomfort.
Trinn 6: Administrer sanitær og avfallshåndtering
Bruk veiledningen til arrangementsplanleggingsmalen for å sikre at du har tilstrekkelige baderomsfasiliteter basert på forventet oppmøte, og lag strategier for effektiv avfallsinnsamling og resirkulering for å holde arrangementet miljøvennlig.
Trinn 7: Lag en støyhåndteringsplan
Sørg for at arrangementet ditt har en plan for å kommunisere med nærliggende beboere og overholde lokale lydforskrifter. Vurder å engasjere en lydtekniker for større arrangementer for å opprettholde passende volumnivåer. En klar plan for å minimere støypåvirkning, inkludert overvåking og justering av lyd etter behov, vil holde både deltakere og lokalsamfunnet fornøyde.
Trinn 8: Planlegg arrangementsarbeidsstyrken
Fra dyktige ansatte som overvåker ulike aspekter av arrangementet til dedikerte forvaltere som håndterer folkemengder og profesjonell sikkerhet som sikrer sikkerhet, hver rolle spiller en viktig rolle. Sørg for at teamet ditt er godt informert om pliktene sine og har tilgang til områdeplanen. Tilstrekkelig opplæring og klare retningslinjer vil gjøre dem i stand til å håndtere situasjoner effektivt, og bidra til en trygg og hyggelig opplevelse for alle involverte.
Trinn 9: Lag en plan for trafikk- og publikumsstyring for arrangementet ditt
Planlegg hvordan du vil administrere arrangementskapasitet og trafikk, og sørge for sikker og effektiv bevegelse for deltakere. Vurder offentlige sirkulasjonsruter og kjøretøypolitikk, spesielt i nødstilfeller.
Trinn 10: Planlegging for et trygt arrangement
Arrangementet ditt må være et trygt sted for alle. Dette inkluderer brannsikkerhetstiltak, evakueringsplaner og retningslinjer for tapte barn. Bruk hendelsesmalen til å gå gjennom og lage en plan og sjekkliste for hver av disse mulighetene. Vær alltid forberedt på hardt vær og ha en avbestillingsregler på plass.
Trinn 11: Ta det hele sammen og del med interessenter
Gjennomgå den ferdige arrangementsplanen din grundig, og sørg for at alle detaljer er vurdert og behandlet. Del med interessenter. Husk at fleksibilitet er nøkkelen. Vær forberedt på å tilpasse planen etter behov, helt frem til arrangementsdagen.
