SoulFest planlegger sin festival mer effektivt ved å bruke OnePlan
Planlegger den største kristne musikkfestivalen i New England
SoulFest er New Englands største kristne musikkfestival. Hver sommer samler det tre dager lange arrangementet over 75 artister og foredragsholdere for store musikkopptredener, workshops og paneldiskusjoner. Arrangementet inkluderer også et stort antall leverandører fra departementer og kristne skoler til mat- og klærselgere.
Planlegging av SoulFest er en betydelig foretak, og med et lite arrangementsplanleggingsteam og et begrenset budsjett, må produsentene stole på intelligente verktøy og plattformer for å gjøre det til en realitet. Det er hvor OnePlan kommer i.
Før du bruker OnePlan, arrangør Renna sier at planleggingen av arrangementet tok 2 uker i 3-4 timer per dag, pluss mange sene netter. Siden bruk OnePlan, det tar nå bare 1 time per dag i 1 uke. Det er en enorm tidsbesparelse på 85 %!
Og det sparer SoulFest penger, og gir en 21x ROI basert på deres månedlige abonnement. Det har vært en gamechanger for Renna og teamet hennes – se videoen og les videre for å se detaljene.
Alt-i-ett-plattformen som erstattet de gamle systemene
Renna Muhieddin er assisterende produsent for SoulFest. I årevis brukte SoulFest-teamet en kombinasjon av Google Maps og Photoshop for planlegging av nettsteder og regneark for alt annet. Prosessen med å bruke Photoshop til å planlegge sted og deretter sprenge filen for plakater, produksjonskart og alle begivenhetsinteressenter var en problemfri.
"Det var det gamle systemet, og det var forferdelig," fortalte Renna. "Det var bare så kjedelig, og vi ventet vanligvis til siste øyeblikk med å gjøre det fordi ting endrer seg så mye fra dag til dag med festivalen."
Til tross for sine utfordringer, var det gamle systemet det Renna og teamet hennes hadde blitt vant til. De var ikke klar over noen programmer som var intelligente nok til å planlegge et så stort og komplekst arrangement som SoulFest. Hun var skeptisk til en plattform som kunne dekke festivalens omfattende behov, men OnePlan lovet å være en alt-i-ett-plattform, så Renna prøvde det.
Hun ble ikke skuffet. Da Renna begynte å planlegge SoulFest, hadde hun OnePlan ved hennes side. "Jeg hadde nesten hvert eneste element av kartet vårt på OnePlan plattform innen to dager. Det var utrolig."
De 6 funksjonene som gjorde hele forskjellen
Bytter til OnePlan hatt en massiv innvirkning på SoulFest-teamet. Her er seks verktøy og evner som skilte seg ut.
1. Brukervennlighet
OnePlan er enkel å bruke og enkel å lære bort. Renna tok raskt opp plattformen, og det samme gjorde teamet hennes. Funksjonaliteten er til og med utmerket på en iPad, slik at Renna kan ha sidekartet sitt tilgjengelig på stedet under arrangementet og foreta endringer i sanntid.
2. Spar tid og penger
OnePlan har spart det lille SoulFest-teamet for mye tid til en overkommelig pris. Photoshop-metoden var ekstremt tidkrevende. OnePlan har gjort ting som pleide å ta timer enklere enn de kunne ha forestilt seg. "Disse $70 i måneden for å kunne utvikle et nettsted som dette er uvurderlig," sa Renna.
3. Bygg nettstedskart med enkelhet
Den største og mest umiddelbare forbedringen var å kunne slippe elementer inn i nettstedskartet for å skalere. Enkelheten med å kartlegge objekter var en stor tidsbesparelse. Renna kunne ganske enkelt skrive inn dimensjonene til et telt og slippe det inn på kartet umiddelbart. OnePlanIntelligente kalkulatorer gir deg objektinformasjon i sanntid i øyeblikket. Så for Rennas 54 telt var det virkelig tidsbesparende.
4. Lag nyttige rapporter
Rapporter om mengderegning var også en game-changer for SoulFest-teamet. Renna var i stand til å kjøre rapporter om hvor mye inventar som skulle bestilles. For eksempel kunne hun finne ut hvor mye inngjerding hun skulle bestille ut fra elementene hun hadde plassert på kartet og antall telt som skulle settes opp rundt festivalen vha. OnePlan lagerstyringssystem.
SoulFest er en årlig festival, så leverandørene sender planleggingsteamet en liste over hva som ble bestilt året før. Med OnePlanmengdelisteverktøyet, kan teamet krysssjekke den listen for å sikre at de bestiller riktig mengde av hvert element, passe på å ikke bestille for mye, eller enda verre, ikke nok.
5. Arbeid i metriske eller keiserlige mål
OnePlan nylig lagt til muligheten til å klikke på en bryter og bytte fra metriske til imperiale mål. Renna sa: "Vi har endelig keiserlige målinger, noe som er så spennende!"
6. Enkelt å samarbeide
Det er enkelt å samarbeide gjennom OnePlan plattformen var en annen stor fordel for SoulFest-teamet. Tidligere var det ikke mulig å overlevere en photoshop-fil – Renna måtte gjøre alle tillegg og endringer selv. I 2021 kunne Rennas lagkamerater gjøre nødvendige tillegg direkte til OnePlan kart. "Vår områdekoordinator hoppet akkurat inn på plattformen og begynte å legge inn alle fektingene," sa Renna.
«Jeg kunne ikke slutte å fosse rundt OnePlan til min eiendom folk på festivalen. Jeg tenkte: 'Vi har en ny programvare. Det er fantastisk. Du må sjekke dette ut."
Renna Muhieddin
Tilknyttet produsent, SoulFest
En viktig del av SoulFest-driften
Renna er allerede dypt i planleggingen av neste SoulFest. Hun og teamet hennes ser på å endre festivalens layout og markedsføre noe helt nytt. Med bare to heltidsansatte som jobber med prosjektet, OnePlan har blitt en vesentlig del av driften.
As OnePlan fortsetter å utvikle seg, Renna er spent på nye verktøy og evner. For eksempel vil det nye objektmatriseverktøyet tillate Rennas team å plassere teltene perfekt på kartet. De kan legge inn hvor mange telt som trengs samt avstanden mellom dem og OnePlan vil generere og snap-to-grid på hendelseskartet.
Muligheten er for øyeblikket i betaversjon, men Renna ser frem til å kunne bruke den til å kartlegge telt og gjøre hele arrangementsoppsettet mer nøyaktig og prosessen med planlegging av stedet mer praktisk. "Det er svært viktig å virkelig finne avstanden mellom objekter," sa Renna.
Dette Array-verktøyet er nå live i OnePlan, takket være Renna og andre arrangørers tilbakemeldinger. Du kan se de siste funksjonene vi har lagt til på Produktoppdateringer side.
Planlegger du en festivalplass som Renna? Kom i gang med å bruke OnePlan i dag.
