Hvert år på Thanksgiving holder lokalsamfunn over hele USA Tyrkia Trots – løpende arrangementer som vanligvis holdes for å samle inn penger til veldedighet mens de brenner noen kalorier før årets største festdag.
Festival Foods er en dagligvarekjede som driver 40 butikker over hele staten Wisconsin. De er vertskap for elleve årlige kalkuntrav – alt på samme tid – for å oppmuntre folk til å være aktive mens de gir tilbake til samfunnet deres, med inntekter som går til Boys & Girls Clubs og YMCA i lokalsamfunnene der arrangementene finner sted. Så langt har de samlet inn over 3.6 millioner dollar med over 138,000 XNUMX deltakere.
Kompleksiteten ved å planlegge 11 løpende arrangementer på samme dag
Festival Foods Turkey Trots er en stor bedrift, med arrangementer som finner sted samtidig på flere steder, teamet må administrere mange ansatte, leverandører og andre interessenter. Løpearrangementer er alltid komplekse. De krever betydelig planlegging for å sikre sikkerheten til både deltakere og tilskuere, og krever ofte veistenging og samarbeid med lokale tjenestemenn. Crowd management byr på en utfordring fordi mengden av løpere så vel som tilskuere og ansatte må gjøres rede for. Elementer som innsjekkingsstasjoner, barrierer, toaletter, vannstasjoner, medisinere og trafikkskilt må plasseres på et nettstedskart for å sikre at laget har alt de trenger på løpsdagen. For Festival Foods ble disse utfordringene forsterket ettersom løpene deres gjorde.
"Vi startet tilbake i 2008 med tre løpssteder," sa Brian Stenzel, seniordirektør for samfunnsengasjement ved Festival Foods. "Nå er vi på elleve som alle finner sted på samme tid i hele staten."
I årevis har planleggingsteamet plassert Google Earth-skjermbilder i PowerPoint og lagt til nåler for å plassere elementer på arrangementssidene deres. Det var vanskelig å holde seg organisert, spesielt ettersom de vokste til elleve samtidige arrangementer.
Oppdage OnePlan
Da planleggingsteamet deltok på en workshop på en Running USA-konferanse, fikk de vite om OnePlan, en hendelsesplanleggingsprogramvare som muliggjør detaljert og nøyaktig kartlegging av nettstedet og sømløst samarbeid med over 130 kjørende hendelsesspesifikke elementer. Ideen om å ha én konto for 11 løp var et spennende perspektiv. De bestemte seg for å prøve.
Festival Foods har et kjerneteam på seks personer som jobber på Tyrkia Trots. "Det er to av oss som aktivt bygger og redigerer i One Plan," delte Brian. "Men vi deler det med alle løpslederne. Hver av de 11 stedene har en lokal løpsleder i den byen. Vi har delt "View Only"-versjonen med dem så vel som med våre leverandører."
Festival Foods Turkey Trot Event Plan
Fordeler med Festival Foods ved å bruke OnePlan
Muligheten til å dele nettstedskartet med interessenter og justere deres evne til å se eller redigere basert på deres rolle og behov har vært flott for Festival Foods-teamet. "Spesielt for løpsledere har det vært fantastisk," sa Brian.
OnePlan har også vært ekstremt nyttig på grunn av dens løpespesifikke og andre elementer. Festival Foods-teamet kan kartlegge sine ruter, start- og målområder, kjegler, sving- og rettskilt, politiplasser, frivillige steder, portapotter, hjelpestasjoner, DJ-er, høyttalere, generatorer, parkeringsområder, innendørsplaner, telt, bord og så mye mer. «Jeg drar bare opp menyen og går rett til søkefeltet for å se etter det jeg trenger. Det er enkelt,” sa Brian.
Festival Foods-teamet bruker ofte OnePlans beregningsfunksjoner som mengdelisteverktøyet, som automatisk beregner mengden av hvert element som trengs basert på nettstedskartet. Dashboard-rapporter viser deg hele beholdningen som er plassert på kartet og eksporterer en omfattende mengdeliste til en CSV-fil. "Da vi brukte Google Earth, måtte du lage overordnede mapper, og alt under der er veldig vanskelig å finne," sa Brian. "I One Plan har dashbordet vært veldig nyttig. Selv bare å telle opp hvor mange venstresvingskilt vi trenger er veldig enkelt å gjøre i One Plan.»
Stevens Point – Festival Foods arrangementsplan
OnePlan ble virkelig satt på prøve det siste året da Festival Foods-teamet tok et ekstra løp. "Stevens Point var en helt ny i år, så One Plan var ekstremt nyttig for å få alt satt opp der," sa Brian. Teamet var i stand til å dele kartet sitt med den lokale løpsdirektøren for å tilpasse seg alle løpsdetaljene.
Teamet sparer både tid og penger med OnePlan, og de planlegger å fortsette å bruke programmet for fremtidig Tyrkia-trots. De håper å se milemarkører lagt til elementene i løpepakken snart, og de jobber med OnePlan team for å integrere programvaren med sin egen event-app.
Samlet, OnePlan har vært en game changer for Festival Foods-teamet, slik at de kan fokusere på det viktige arbeidet med å arrangere fantastiske arrangementer og gi tilbake til lokalsamfunnene der de opererer.
Klikk her for å lære mer om planlegging av løpearrangementer med OnePlan.
