Fremfor alt annet er det én ting som betyr mest når det gjelder planlegging av arrangementer – sikkerhet. Stadium er et sikkerhetsløsningsselskap basert i Coventry, Storbritannia som verdsetter nettopp det. Stadion betjener alle aspekter av sikkerhet ved et arrangement, inkludert arrangementssikkerhet, publikumsstyring og trafikkstyring.
OnePlan har inngått samarbeid med Stadium for å forbedre vår eksisterende trafikkstyring funksjonalitet og implementere nye verktøy. Vi snakket med National Operations Manager, Sam Wilson, og han ga oss sitt perspektiv på å lage den tilpassede versjonen og hvordan de nylig brukte den OnePlan for en av deres største begivenheter – Coventry Moves.
De gamle måtene for arrangement- og trafikkstyring
Før OnePlan, Stadium brukte de tradisjonelle metodene for arrangementsplanlegging for sikkerhetsstyring.
"Jeg har jobbet med CAD før," sa Wilson. "Selv om det er et godt system, var det klønete. Du trengte mye opplæring før du tok den i bruk, og den er ikke laget for trafikkstyring. Da jeg begynte på Stadium, brukte vi Powerpoint siden man kan legge over veiskilt. Men for å gjøre det, måtte jeg lage skiltet i Powerpoint, som tok rundt 5-10 minutter per skilt.
"I OnePlan, det er bare et tilfelle av klikk, dra, slipp og det bringer automatisk skiltet over. Du kutter ned fra 5 minutter per skilt til under ett minutt. Klikk og slipp-funksjonen kutter ned på så mye tid. Siden mai har vi allerede laget 18-20 trafikkstyringsplaner OnePlan».
Tidligere begivenhetsplanleggingsmetoder har vært komplekse og vanskelige å ombord eller lære opp team. For Wilson, læring OnePlan var enkelt og det var enkelt å få laget hans til å bruke det.
«Minimal trening var nødvendig med OnePlan, som hjalp mye. For meg tok jeg en rask prat med Henry, vår kundesuksesssjef, som viste meg alle funksjonene og umiddelbart klarte teamet mitt å ta det opp.»
"Tidligere ville planleggingen av våre arrangementer ta over 200 timer. Med OnePlan vi kuttet det ned til 75."
sam wilson
Nasjonal operasjonsleder, Stadion
Planlegging Coventry flytter inn OnePlan
Etter å ha jobbet i OnePlan en stund begynte de å planlegge en av årets største begivenheter, Coventry Moves. En dag lang begivenhet og feiring der musikk, prosesjoner og andre former for kunst ble fremført over hele byen Coventry. Dansere ville opptre i boligområder og gikk deretter i ruter inn i byen, og avsluttet på Coventry Square.
"Coventry Moves var en stor begivenhet som fant sted fra 8 til 9 med over 12 timer med trafikkstengninger, som påvirket busser, drosjer og lokaltrafikk. En av de største utfordringene er å administrere de syv prosesjonene gjennom dagen og legge dem over til en som kan fungere. For arrangementet trengte vi rundt 8-9 kart bygget, og vi har satt inn alt dette OnePlan. For eventuelle endringer kan vi enkelt omdirigere dem inn OnePlan og endringene skjedde umiddelbart, og alle kunne se oppdateringene akkurat i det øyeblikket. ”
"Det var unikt fordi vi hadde sannsynligvis 400 individuelle stengninger, på 7 prosesjonsruter, og over 100 ansatte. Vi måtte da sette det inn i en plan som var fordøyelig for 110 interessenter, og det var tydelig at det var avgjørende å gjøre det på OnePlan. Tidligere ville planleggingen av våre arrangementer ta over 200 timer, og med OnePlan vi kuttet det ned til 75."
En tilpasset trafikkstyringsløsning
OnePlan jobbet sammen med Stadium for å lage en bedre versjon av OnePlansitt trafikkstyringssystem skreddersydd til behovene til sikkerhetsstyringsselskaper og trafikkstyringsfirmaer som Stadium. Optimalisering og forbedring av en løsning kan være en langvarig prosess, men Wilson snakket om hvordan han følte det OnePlan virkelig lyttet til hva de ønsket og skapte akkurat det de lette etter i en event management-plattform.
"Det startet egentlig med å spørre oss hva vi ville ha ut av etiketten og hvordan vi bedre kunne tilpasse funksjonalitet for våre behov, og OnePlan levert. Det har gått ni måneder siden vi startet og løsningen fungerer virkelig for oss. Prosessen har vært kjempebra. Henry, vår Customer Success Manager, lytter og forstår. Eventuelle oppdateringer vi ber om fullføres i løpet av 3-4 dager."
"Hvis vi sammenligner det med CAD, fungerer whitelabel mye bedre for våre behov. I CAD måtte du gjøre ganske mye arbeid for å få en kjeglelinje, og inn OnePlan, det er bokstavelig talt punkt og punkt, og det gir deg antallet kjegler som trengs – noe spesifikt for Stadium whitelabel.»
Stadion bruker OnePlan hovedsakelig for trafikkstyring, så elementene som brukes mest er trafikksymboler og fotgjengerveier, samt skilting, personområder og parkeringsplasser. De viser prosesjoner ved å lage ruter og enkelt vise retningen den går i. For områder som er stengt, OnePlan kan blokkere et område med en farge slik at det er lett å se.
Ved hjelp av OnePlan så fordelene umiddelbart
Vi har nevnt hvordan Stadium sparte tid ved å bruke OnePlan, men det var også et enormt kostnadsbesparende tiltak.
«Det ville tatt meg omtrent en dag å gjøre åtte kart i CAD. I OnePlan, det er omtrent 2 timer, noe som betyr at jeg har mer tid til å gjøre endringer. Det som vanligvis skjer er at jeg sender en klient planen deres på ettermiddagen og et par timer senere får jeg endringer tilbake, OnePlan gir meg tid til å fullføre den planen den dagen, eller hvis jeg er utilgjengelig, kan jeg be en kollega om å gjøre endringene vel vitende om at det er en enkel plattform å bruke”.
«Vi har også brukt OnePlan for bud på potensielle kunder, for å vise dem hva vi kan gjøre når det gjelder arrangementsstyring og live-alternativet er veldig nyttig. Det lar oss kunne bla inn i datamodus og vise operasjoner."
Vi er begeistret for partnerskapet Stadium har bygget opp med OnePlan og ser frem til å fortsette å oppdatere og revolusjonere deres whitelabel. Vårt mål er alltid å skape bedre trafikk- og arrangementshåndteringsløsninger for å holde folk trygge ved store arrangementer.
