Å organisere en begivenhet, stor eller liten, kommer med en betydelig oppgaveliste og en rekke ansvarsområder som kan være ganske overveldende. Uansett hva som er inkludert i arrangementet, kan du forvente at logistikken til den vil gi deg en god del utfordringer underveis.
Selv om du er ekspert på å planlegge arrangementer, er det vanligvis et team med mennesker involvert, og du kan garantere at alle holder seg på samme side ved hjelp av OnePlan studio programvare. I denne artikkelen skal vi fokusere på de 5 tingene du bør gjøre først OnePlan slik at du kan sikre at du får mest mulig ut av arrangementsplanleggingsplattformen.
Hva er OnePlan?
Hvis du leter etter en alt-i-ett-løsning for å hjelpe deg med å planlegge arrangementene dine, OnePlan tilbyr en intuitiv løsning som lar deg administrere hvert trinn i prosessen innenfor et detaljert og flytende brukergrensesnitt. Det lar deg samarbeide med hver partner, leverandør og kollega tilknyttet arrangementet, og du kan enkelt jobbe sammen fra datamaskinen din. Den kommer med mange hendelsesadministrasjons- og planleggingsverktøy som kart, infrastruktur, CAD import, og mye mer. Enten du jobber med en liten arena eller en stor arena, OnePlan er i stand til å hjelpe deg med å håndtere alt. Vi anbefaler å starte arrangementsplanen din med 5 trinn for å sikre at du får mest mulig ut av plattformen og planlegger et flott arrangement.
1. Plott områder, ruter og hvordan du får tilgang
Tomteområder
Når du har opprettet arrangementet ditt i OnePlan, vil dashbordet ditt inneholde mange forskjellige parametere som du kan fylle ut i ditt eget tempo. For at arrangementet ditt skal flyte jevnt, er det viktig at du har en arrangementsplan som viser spesifikt merkede områder, ruter og hvordan deltakerne får tilgang til hvert. Vi anbefaler ditt første skritt for å markere disse områdene, for eksempel området hele arrangementet ditt vil bli holdt i, publikumsområder, matområder osv.
For å merke et område, klikk "Områder, ruter og tilgang" på venstre verktøylinje i OnePlan Studio, klikk deretter på "Områder" og velg et farget område du vil merke. Plott deretter hjørnene av området ditt, og dobbeltklikk på det siste punktet for å fullføre markeringen av området ditt. Ta-da! Du har plottet inn ditt første område OnePlan.
Plasser ruter
Det er ubestridelig at kartlegging av infrastrukturen til arrangementet ditt fra flere vinkler på forhånd er avgjørende, men du må også vurdere hvordan deltakerne ankommer og går inn i arrangementet. Mange mennesker vil ikke vente for lenge hvis linjer er sikkerhetskopiert bare for å komme inn, og OnePlan er et utmerket verktøy for å rute parkering og innganger.
Så ditt neste steg er å plotte rutene dine. Hvordan vil gjestene få tilgang til arrangementet ditt? Hva vil ruten deres være fra parkering eller offentlig transport til inngangen din? OnePlan tilbyr bil- og fotgjengerruter.
For å plotte ruter på arrangementsplanen din, åpne fanen "Områder, ruter og tilgang" igjen i din OnePlan studio, velg ruten du vil plotte, og klikk deretter enkelt hvor du vil rute for å starte, følge og stoppe.
Måleområder og ruter
Ved siden av å plotte disse rutene og områdene, kan du også samle nøyaktige mål for lokalet, leverandører og hvor du forventer å ha jevn gangtrafikk. Å få riktige målinger av området du jobber med er avgjørende for leverandørene dine og forventet kapasitet for arrangementet ditt. Å vite nøyaktig hvor mye areal du har, kan hjelpe med publikumskontroll og bidrar bare til å minimere deltakerens ventetid og unngå overfylte områder.
For å måle arealene dine klikker du ganske enkelt på et område du har plottet, og du vil se de nøyaktige meterne i kvadrat (eller fot i kvadrat) av plassen. OnePlan gir deg også et estimat på hvor mange personer som får plass i det rommet, og det antallet vil variere basert på publikumstettheten du ønsker på arrangementet ditt.
For å måle ruten, klikk på ruten din og du vil se OnePlan beregner automatisk lengden på ruten. Du vil også se reisetiden for enten å gå eller kjøre den ruten basert på en gjennomsnittshastighet du angir.
Når du har samlet alle målingene du måtte trenge, kan du enkelt dele disse dataene med alle som trenger det. Dette sikrer at alle involverte vet hva de kan forvente. Det er også nyttig for sikkerheten til arrangementet, da politi, brannvesen og medisinske team vil være i stand til å gi en rask respons om nødvendig.
In OnePlan, kan du jobbe med disse parameterne i sanntid med partnere og kollegaer, slik at du kan brainstorme hvert trinn på veien. OnePlan lar deg også modellere folkemengdeflyt som gir deg en referanse for hvordan fottrafikk vil se ut fra alle vinkler. Ikke bare vil folk sette pris på innsatsen din for publikumskontroll, men det vil sikre at arrangementet ditt fortsetter uten forsinkelser.
2. Plasser infrastruktur
En begivenhet er ingenting uten den infrastruktur og for å være fullt forberedt, må arrangementsplanen din være detaljert og presis med riktig infrastruktur på plass. I OnePlan, er det hundrevis av infrastrukturartikler fra telt til belysning til mat og drikke til sanitæranlegg. Ditt neste skritt inn OnePlan bør være å tegne infrastruktur på arrangementsplanen din og gi hvert element en nøyaktig plassering.
For å plotte infrastruktur, klikk på "Infrastruktur"-fanen i venstremenyen, derfra vil du se mange rullegardinmenyer for hvert av infrastrukturelementene OnePlan tilbud.
En av de viktigste infrastrukturelementene som er plottet inn på kartet ditt, er gjerder. Avhengig av stedet vil enkelte arrangementer kreve fekting, slik at deltakerne ikke går seg vill eller blir feildirigert. Avhengig av omfanget av arrangementet ditt, kan det bli ganske kaotisk hvis du forventer et stort antall besøkende. Hvis arrangementet blir stående for åpent, kan det føre til en betydelig mengde uorganisering blant mengden av mennesker hvis nysgjerrighet driver dem fra en leverandør eller attraksjon til den neste.
OnePlan lar deg kartlegge alt gjerdet du måtte trenge og hvordan du kan integrere det på riktig måte i plassen du får. Dessuten vil det gi deg data for antall nødvendige paneler, noe som gjør bestilling og reservasjon av disse ressursene desto mer effektiv. OnePlan tilbyr mange forskjellige typer gjerder inne i studio. Det er publikumsbarrierer av varierende lengde, Heras/permiter-gjerde, tensa-barrierer, pullerter, mojo-barrierer og mer.
For å sette inn gjerder på arrangementsplanen din, klikk på "Infrastruktur"-fanen, klikk deretter på rullegardinmenyen "Barrierer/gjerder", og velg gjerdet du ønsker for arrangementet ditt. Klikk deretter startplasseringen til gjerdet ditt, klikk på hvert hjørne og dobbeltklikk for å fullføre og plassere gjerdet.
3. Legg til spesifikke verktøy for arrangementet ditt
Blant de hundrevis av gjenstander og verktøy OnePlan tilbud vil du finne unike gjenstander som er designet for ditt spesifikke arrangement. Med tidligere hendelsesplanleggingsmetoder eller programvare, kan det å ikke ha tilpassede eller spesialiserte elementer føre til feil. Kanskje du ikke vet nøyaktig hvor stort et pariserhjul som passer på arrangementskartet ditt eller tiden det tar å sette opp en skøytebane. Kanskje gjenstanden du trenger er en spesifikk barriere designet for å beskytte folkemengder i høyhastighets sykkelbegivenheter eller wicket for en cricketkamp.
OnePlan har spesielle arrangementspakker med gjenstander designet for spesifikke arrangementer. Noen av spesialarrangementstypene vi tilbyr varer til er løping, sykling, cricket, triatlon, messer og show og julemarkeder.
For å få tilgang til spesielle arrangementspakker, klikk på "Mer"-fanen i menyen til venstre. Der finner du en rullegardinmeny med de forskjellige arrangementstypene.
4. Planlegg arbeidsstyrken din
Ved enhver begivenhet trenger du en arbeidsstyrke du kan stole på, og de trenger riktig organisering for å utføre jobbene sine effektivt. Når du kartlegger arrangementet ditt i OnePlan, bør neste steg være å prikkplan arbeidsstyrken din for arrangementet og hvor de vil være lokalisert. OnePlan har mange forskjellige arbeidsstyrkealternativer inkludert medisinsk, politi, sikkerhet, ansatte, frivillige og mer. Du kan oppgi navn for hver avdeling og til og med inkludere skilt, telt, kjøretøy, sanitærstasjoner og mange andre parametere som gjelder arbeidsstyrken for arrangementet.
For å plotte arbeidsstyrken din på kartet, klikk på "Arbeidsstyrke"-fanen på menyen til venstre. Der vil du se de mange alternativene for arbeidskraftprikker. Klikk på arbeidsstyrketypen du trenger, og tegn plasseringen deres der de vil være plassert under arrangementet ditt.
Hvis du trenger å redusere eller forstørre, størrelsen på arbeidsstyrken din. Klikk på arbeidskraftprikken som ble plottet og velg skalaen. Du kan enkelt planlegge å skalere blant de andre målingene dine, og programvaren gir flere visninger av arrangementet ditt, for eksempel satellitt- og flybilder som gir detaljer om begivenheten din i høy oppløsning. Nok en gang kan alle disse funksjonene administreres med et samarbeid, så ingenting går glipp av i arrangementsplanleggingsprosessen.
Selv om deltakerne først og fremst er der for leverandørene og attraksjonene, er en arbeidsstyrke som fungerer flytende avgjørende for ethvert arrangement, da de er en stor del av å holde arrangementet i orden og i rute. For å hjelpe til med å holde arbeidsstyrken på rett spor, gi dem visningsbeskyttet tilgang til planen din slik at alle vet hvor de skal være gjennom hvert trinn av arrangementet.
5. Del arrangementsplanen din
Samarbeid er nøkkelen når du planlegger! Det er egentlig det som gjør den store forskjellen når du planlegger inn OnePlan. Ved hjelp av OnePlan for planlegging kan du kommunisere planen din visuelt og samarbeide med alle sentrale teammedlemmer og interessenter. Oppretthold oversikt over hele den operative områdeplanen og del den med lokale myndigheter og nødetater slik at de kan gi tillatelsene og støtten du trenger. I tillegg er det skybasert og enkelt delt med én knapp, noe som betyr at samarbeid er enkelt og alle vil alltid ha tilgang til den nyeste versjonen av planen din.
For å dele arrangementsplanen din, klikk på "Del"-knappen øverst til høyre. Du blir deretter bedt om å gå til en side der den ber om e-postadressen til personen du vil dele arrangementsplanen din med. Deretter bestemmer du om du vil at denne personen skal være redaktør, administrator eller bare ha lesetilgang til planen din. For ditt arrangementsplanleggingsteam eller samarbeidspartnere foreslår vi administrator- og redigeringstilgang. For interessenter, leverandører og leverandører trenger de kanskje bare visningstilgang for å holde seg oppdatert på planleggingen din.
Nå er du på vei til et vellykket arrangement! Du har definert dine områder og ruter, du har definert tydelige inngangs- og utgangspunkter, du har lagt til spesifikke verktøy som ditt arrangement trenger, du har plottet arbeidsstyrken din og du har delt planen din med viktige interessenter. Det er så mye som går med til å planlegge et vellykket arrangement, og vi er her for å hjelpe deg på reisen. Vår Profesjonell plan tillater administrativ støtte og full kunde-onboarding, slik at ekspertene våre i arrangementsplanlegging kan hjelpe deg hvert trinn på veien. Føl deg fri til å bestill en demo med våre eksperter for å begynne å planlegge bedre med OnePlan. God planlegging!
