Ikke alle planleggere får lov til å utforme massedeltakelsesarrangementer blant noen av verdens mest ikoniske landemerker. Det er det Pont3, et eventadministrasjonsselskap, har privilegiet å gjøre for Sydney Harbour 10k road run – en årlig begivenhet midt i Sydney Opera House og Harbour Bridge som tiltrekker seg 7,000 deltakere.
Vi snakket med Simon Bryan, driftsdirektør i Pont3, om hvordan arrangementsbyrået hans bruker OnePlan å designe og organisere arrangementet som inneholder 10k og 5k løp.
Enkel å bruke, med større samarbeid
Før OnePlan, Pont 3 møtte de samme problemene som mange fagfolk som har måttet stole på ikke-spesialiserte verktøy for å lappe sammen arrangementsplanene sine. Det er en utdatert tilnærming – å prøve å blande sammen en arrangementsplan uten en spesialist eller samarbeidsløsning.
Simon sier: «I årevis måtte vi ta skjermbilder av kart fra Google Earth, deretter legge dem inn i et powerpoint-dokument og legge til former og linjer for infrastruktur og kursruter, med en nøkkel for folk å prøve og forstå. Og selvfølgelig var de ikke i skala.»
Med OnePlansin brukervennlige plattform, Sydney Harbour 10k-løpet er nå planlagt et system designet for veihendelser. "Kartverktøyet er enkelt å bruke og OnePlan teamet har vært fantastisk å håndtere, legger Simon til.
For Simon og teamet hans i Australia er samarbeid nøkkelen. Teamet inkluderer et bredt spekter av roller, inkludert løpsdirektør, daglig leder, driftsledere samt sponsing, kundeservice og frivillige ledere. De har merkevarepartnere så vel som lokale myndigheters interessenter. Ved hjelp av OnePlan betyr at alle interessenter kan få tilgang til arrangementsplanen 24/7, se endringer i sanntid og være trygge på at alle jobber etter samme plan.
«Samarbeidselementet av OnePlan er stor. Det betyr at vi har bedre kommunikasjon med partnerne våre ved å dele lett fordøyelige planer i stor skala.»
Simon Bryan
Driftsdirektør, Pont3
Simon fortsetter, "Samarbeidselementet i OnePlan er stor. Det gir mulighet for større teamsamarbeid. OnePlan effektiviserer prosessen vår på en måte som vi ikke hadde skjønt var mulig før. Det betyr at vi kan ha bedre kommunikasjon med partnerne våre ved å dele lett fordøyelige planer i stor skala.»
En rekke funksjoner for å forbedre effektiviteten
Pont3 har en sterk merittliste i å produsere massedeltakelsesarrangementer. De inkluderer RunWest Festival, Father's Day Run, Wellness Walk og Spirit of Tasmania Running Festival, i tillegg til Sydney Harbour 10k.
Arrangementssidene deres inneholder vanligvis en rekke markiser, inkludert for registrering, informasjon, frivillige, bagasje, sponsorer, mat og drikke og/eller matbiler, samt start- og målstrekene. Infrastrukturen deres må takle kravene til et massedeltakelsesarrangement og består derfor av 6 fot gjerder, toaletter, generatorer, skur, lystårn, kjølige rom, scener, banematte, portaler og mer.
Ved hjelp av OnePlan Pont3-teamet kan enkelt legge til varer de trenger på et arrangement til planene de lager. Driftsdirektør Simon Bryan mener dette gir en mer produktiv måte å jobbe på som til slutt hjelper det økonomiske resultatet av deres arrangementer. «Verktøyene og funksjonene er så enkle å bruke – de har alt vi trenger. OnePlan øker effektiviteten vår, noe som hjelper oss å skape mer lønnsomme arrangementer.»
Verktøyene og funksjonene er så enkle å bruke - den har alt vi trenger. OnePlan øker effektiviteten vår, noe som hjelper oss å skape mer lønnsomme arrangementer.»
Simon Bryan
Driftsdirektør, Pont3
Ettersom covid-pandemien påvirker hvordan hendelser nå planlegges og administreres, Verktøysett for sosial distansering har vært spesielt gunstig. "Målingen av sosial distansering er veldig nyttig," sier Simon. «En av fordelene med å bruke OnePlan er at vi nå kan gi arenaer og interessenter raske og målrettede utkast til spillestedsplaner.»
Dra nytte av Nearmaps-integrasjonen
Sydney Harbour 10k road-arrangementet feier en rute mellom Harbour Bridge og Sydney Opera House, så nøyaktig kartlegging av arrangementet er grunnleggende for alt som følger i arrangementsplanen. Pont3-teamet utnytter OnePlansin integrasjon med Nearmaps, og sikrer lokale kart av høyeste kvalitet, som gir dem tillit til å bygge ut centimeternøyaktige planer.
OnePlan har ført til en enorm forbedring av kvaliteten på planene våre.»
Simon Bryan
Driftsdirektør, Pont3
"Å kunne få tilgang til Nearmaps er et virkelig pluss. Det betyr at vi kan designe arrangementet vårt OnePlan bruker svært nøyaktige kart, og det er i tråd med vår premium-hendelsesleveringsstrategi, fortsetter Simon.
Med andre massedeltakelsesarrangementer planlagt, ser Pont3-teamet frem til å utvikle sin nye løsning. "OnePlan har ført til en enorm forbedring av kvaliteten på planene våre, sier Simon.
Å prøve OnePlan for ditt neste arrangement, klikk her for å registrer deg for en gratis 5-dagers prøveperiode.
