Planlegging av store begivenheter er ingen enkel oppgave. Det er en grunn til at folk er villige til å bruke mye penger for å overlate ansvaret til en profesjonell. Å planlegge et arrangement er en seriøs forpliktelse som krever mange mennesker, tid og organisering. Utendørsarrangementer har sitt eget unike sett med utfordringer – fra å søke om tillatelser og konsesjoner til å vurdere tilgjengelighet og støyplager. Å sette sammen et feilfritt arrangement er lettere sagt enn gjort, og de fleste har ikke tid eller kunnskap til å gjøre det riktig.
OnePlan gjør planleggingen av et arrangement mye enklere. OnePlan er en samarbeidende, sanntidsplattform som gir hele pakken av arrangementsplanlegging, design og administrasjonsverktøy. Den kombinerer de beste egenskapene til CAD med oppdatert kartteknologi i én brukervennlig løsning.
Hvis du begynner å planlegge et arrangement, eller du er halvveis og helt overveldet, OnePlan kan hjelpe deg med å lage en plan for arrangementshåndtering – det første trinnet du kan ta mest konsekvens. Du kan til og med få tilgang OnePlan's gratis skjema for arrangementsadministrasjon som vil lede deg gjennom alle viktige vurderinger ved å planlegge et stort arrangement. Denne gratis ressursen vil stille deg de riktige spørsmålene for å hjelpe deg med å prioritere oppgavelisten din, unngå vanlige feil og planlegge med selvtillit.
Før du setter i gang, her er 10 trinn for å planlegge et arrangement som du kan være stolt av.
Trinn én - Send inn en arrangementsplan til lokale myndigheter og be om alle nødvendige tillatelser
I de fleste tilfeller er det første du må gjøre når du planlegger et offentlig arrangement, å gi lokale myndigheter en detaljert arrangementsplan, risikovurderinger og bevis på offentlig ansvarsforsikring. La disse behandles i god tid (vi anbefaler å sende dem inn flere måneder før arrangementet). Ta kontakt med lokalet ditt og lokale myndigheter for å sikre at alle boksene er huket av.
Du kan trenge visse tillatelser og lisenser for å holde arrangementet ditt, så sørg for å sjekke med lokale myndigheter for å finne ut av det. Vanlige inkluderer godkjenning av råd/sted, søknader om veistenging og midlertidig godkjenning av strukturer. Du finner en fullstendig sjekkliste for tillatelser og lisensiering i gratis OnePlan Skjema for arrangementsadministrasjon.
Trinn to – Identifiser nøkkelinteressenter
For de fleste store arrangementer vil du ha et team med mennesker involvert. Nøkkelinteressenter kan inkludere en arrangementsleder, produksjonsleder, frivillighetskoordinator, stewardkoordinator, helse- og sikkerhetsansvarlig, avfallshåndtering, billettsalg eller en mediatalsperson.
Du vil også jobbe med en rekke entreprenører, for eksempel mat- og drikkekonsesjon, leverandører, midlertidige strøm- og varmeleverandører, midlertidige installasjonsteam for infrastruktur og animatører.
Det er også viktig at du har identifisert og har nødvendig kontaktinformasjon for alle nødetatene (politi, brannvesen, førstehjelp, medisinsk nødhjelp).
Sørg for at du har identifisert alle viktige interessenter tidlig i planleggingsprosessen, og at alle kjenner sine roller og ansvar. Hold en løpende liste over alle interessenter med deres kontaktinformasjon nærme. Du trenger den praktisk gjennom hele planleggingsprosessen og under selve arrangementet.
Trinn tre - Lag en programplan
Du trenger en programplan for å ta deg gjennom dagene frem til arrangementet ditt, dagen for og eventuelle oppgaver etter arrangementet. Sørg for å angi hvem som har ansvaret for hver oppgave og vær så nøyaktig som mulig med timing. Denne tidsplanen bør være så detaljert og så nøyaktig som mulig. Distribuer den til alle interessenter, inkludert ansatte og leverandører for å sikre at alle er på samme side.
Trinn fire - Lag en kommunikasjonsplan og tidsplan
Riktig arrangementskommunikasjon inkluderer å holde ditt interne team og omverdenen oppdatert. Du trenger en plan for teamet ditt for å kommunisere gjennom dagen, så du bør legge til rette for nødvendig teknologi. Du bør også ha en tidsplan for intern kommunikasjon før arrangementet for å sikre at alle interessenter er klar over viktige kunngjøringer og forventninger. Hvis du trenger å leie mobiltelefoner, radioer eller andre kommunikasjonsverktøy, sørg for at det er avtalt på forhånd og at alle medlemmer av teamet ditt vet hvordan de vil kommunisere på arrangementsdagen. Det kan også hende du må forberede forhåndsdefinert kommunikasjon som skal brukes i tilfelle dårlig vær, trafikkforsinkelser eller andre offentlige sikkerhetsmeldinger.
Kommunikasjonsplanen din bør også inkludere det omkringliggende samfunnet. Du trenger en plan for å fortelle nabobeboere og bedrifter om ditt kommende arrangement. Inkluder påminnelser om eventuelle støyvedtekter eller utvidelser, trafikk- eller parkeringsapplikasjoner med byen, og hvordan du vil gi råd til samfunnet om arrangementet ditt. Hvis du vil inkludere en Good Neighbor-fordel, for eksempel gratis adgang, sørg for å skissere hvordan du vil spore og validere denne fordelen.
Trinn fem – Kjenn målgruppen din
Det er viktig å ha en generell profil for publikumet du skal betjene på arrangementet ditt. Vil barn være tilstede? Blir det dyr? Hvor mange vil være tilstede? Å ha et solid grep om publikumsprofilen din vil tillate deg å ta bedre beslutninger på alle områder av planleggingen av arrangementet.
Det er også viktig å vurdere tilgjengelighet. I følge Verdensbanken15 % av verdens befolkning lever med en funksjonshemming. Du må sørge for at nettstedet ditt er tilgjengelig, ikke bare for å tilfredsstille juridiske krav, men for å ønske velkommen til et ofte undertjent fellesskap. Rådfør deg med lokale myndigheter for å sikre at arrangementet ditt tilfredsstiller alle lokale krav til tilgjengelighet. For en sjekkliste på høyt nivå for tilgjengelighet for arrangementer, se Cornell University Tilgjengelig sjekkliste for møter og arrangementer.
Trinn seks – Bli kjent med nettstedet/lokalet ditt
Når du planlegger et arrangement, må du kjenne lokalet ditt ut og inn. Gjør dette tidlig i planleggingsprosessen for å identifisere eventuelle utfordringer før det er for sent å løse dem. Du kan generere et kart over lokalet ditt i OnePlan. Et riktig kart lar deg bestemme hvilke gjenstander arrangementet ditt krever og hvor de skal plasseres på stedet. Du kan for eksempel skissere nødutganger, generatorer og strømkilder og plassering av midlertidige strukturer. Når det gjelder de mindre glamorøse fasilitetene, må du også vite hvor mange toaletter som er tilgjengelige på arrangementet, og lage en plan for avfallshåndtering og resirkulering. Uansett hvor fantastiske de fleste elementene ved arrangementet ditt er, vil ingen ha det bra hvis de ikke finner et toalett eller en søppelkasse. Du kan plotte ut hvor toaletter og søppelkasser skal gå inn OnePlan også.
For hjelp med å bli kjent med lokalet ditt, sjekk ut del to av OnePlan Skjema for arrangementsadministrasjon.
Trinn syv - Vurder støyen
Det er klart at store utendørsarrangementer vil produsere noe støy. Det er derfor en støyhåndteringspolicy er et must når du organiserer et arrangement og velger et sted. Du må kanskje ta kontakt med et støyforurensningsteam eller lignende instans hvis arrangementet sannsynligvis vil påvirke omkringliggende områder. I politikken din bør du vurdere å gi naboer en kontaktdag på arrangementet i tilfelle de trenger å klage, ansette en profesjonell lydtekniker og dokumentere planer du har på plass for å minimere eventuelle elementer i arrangementet som kan forårsake støy. Lag en sjekkliste over steder på og utenfor stedet for å måle desibel og planlegg deretter.
Trinn åtte – Sett sammen et lag
For et vellykket arrangement må du ha nok ansatte, og de må organiseres. Finn ut hvor mange personer du trenger for å planlegge og gjennomføre arrangementet ditt på en vellykket måte. Lag en enkel organisasjonsstruktur som gjør det mulig for alle i teamet ditt å forstå hvem som er ansvarlig for hva.
Det anbefales også at du bemanner profesjonelle, lisensierte sikkerhetspersonale for å hjelpe til med alle elementer av en stor sammenkomst, for eksempel scene-/utøversikkerhet og publikumskontroll. Antallet sikkerhetseksperter du trenger avhenger av faktorer som plassering, publikumsdemografi og antall deltakere. Arbeid med sikkerhetsleverandøren din for å planlegge deretter.
Jo større teamet er, desto viktigere er det å trene dine ansatte og frivillige, og å gjøre dem oppmerksomme på arrangementets spesifikke standarder. De bør være fullstendig klar over hva deres plikter er – og hva de ikke er.
Trinn ni - Tenk gjennom Crowd and Traffic Management
Det er her et kart blir virkelig viktig. Crowd management og trafikkstyring er helt avgjørende for å sikre et trygt og vellykket arrangement. Kartlegg offentlige sirkulasjonsruter og begrensede ruter i OnePlan. Vil noen kjøretøy tillates på stedet (tenk utrykningskjøretøy og parkering)? I så fall må du skissere en kjøretøypolicy og alle inn- og utkjøringsruter.
Du bør også skissere eventuelle trafikk-, transport- eller parkeringsplaner for arrangementet ditt. Hvordan vil publikum reise til og fra arrangementet ditt? Kartlegg de ulike transportforbindelsene rundt arrangementsstedet, og lag en plan for å markedsføre disse til publikum. Dette er også et godt tidspunkt å sjekke inn dine behov for veistengning!
Andre hensyn inkluderer spesialeffekter og retningslinjer for covid-19. Det er mye å tenke på når det kommer til sikkerhet, og det er ikke stedet å kutte hjørner. Bruk OnePlan Skjema for arrangementsadministrasjon for å være sikker på at du krysser av i alle boksene.
Trinn 10 – Sikkerhet først (eller i dette tilfellet tiende)
Ingenting er viktigere enn å sørge for at arrangementet ditt er trygt for deltakerne. Å følge nasjonale helse- og sikkerhetslover og retningslinjer er en god start og vil tilby en veiledning for å oppfylle kravene for at arrangementet ditt skal finne sted lovlig og trygt. Vurder brannsikkerhet, evakuering av stedet og retningslinjer for tapte barn. Du kan jobbe deg gjennom alt dette i OnePlan Skjema for arrangementsadministrasjon og kartlegge ting som en Lost Children-informasjonsskranke i din OnePlan kart.
Du må også vurdere muligheten for kansellering av alvorlig vær. Hvordan vil du fortelle folk om arrangementet blir avlyst, og hvordan vil eventteamet ditt ta den avgjørelsen i utgangspunktet?
Datainnsamling bør også være en del av sikkerhetsplanen din. Med moderne teknologi er de fleste med rette bekymret for personvernet deres. Hvis arrangementet ditt samler inn data fra deltakere, sjekk at arrangementet ditt er i samsvar med de nyeste lovene og retningslinjene for personvern.
Andre hensyn inkluderer spesialeffekter og retningslinjer for covid-19. Det er mye å tenke på når det kommer til sikkerhet, og det er ikke stedet å kutte hjørner. Bruk OnePlan Skjema for arrangementsadministrasjon for å være sikker på at du krysser av i alle boksene.
