Om arrangementet:
- Arrangementseier: Rugby World
- Venue: Allianz Stadium, aka Sydney Football Stadium, Sydney
- Lokale arrangører: Rugby Australia
- Datoer: 27.-29 jan
- Oppmøte: ~80,000 3 over XNUMX dager
- Vær: Høye 20-tallet med høy luftfuktighet, regnbyger, sjanse for lyn
Ekspert Clockwork & Logistics for å få det hele til å gå knirkefritt
Denne eventnerd-korrespondenten har vært involvert i mange forskjellige typer arrangementer. Multisport, multi-lag, multi-venue, multi-dager, men aldri har jeg sett en slik utfordring som 28 forskjellige lag som alle spiller flere kamper på samme dag som deler samme arena.
For de av dere som ikke er kjent med Rugby Sevens ... og denne versjonen:
- En 3-dagers turnering
- Opptil 30 kamper om dagen på samme bane
- 2 halvdeler á 7 min
- 2 min pause
- Påfølgende kamper hvert 22. minutt
- 16 herrelag og 12 damelag
- 7 spillere på banen til enhver tid.
- 5 subs og 3 ekstra lagspillere
- 7 Trenere og støttepersonell
- Kampfunksjonærer: 1 hovedref og 2 assistenter på banen, avbyttere, tv-kampfunksjonærer og sitering.
Dedikerte teamrom
Hvert deltakende lag må følge et veldig spesifikt og tett løpsskjema og bane for å sikre at hele turneringen går jevnt. For å støtte hvert lag blir 2 Team Assistant-frivillige gitt til hvert lag for å støtte dem 24/7 under oppholdet i vertsbyen.
Hvert lag får en egen plass på stadion. Så arrangørene måtte finne 28 låsbare separate plasser på minst 6 x 4 meter for at lagene skulle byttes om og forberede seg til kampene sine. Ingen stadioner i verden har 28 garderober – vanligvis er det omtrent 2 til 4 maks.
Arrangørene her brukte midlertidige veggskiller for å dele inn større rom for å oppnå dette, og klarte å holde alle kvinnelagene i nærheten på bakkenivå i hovedstadion og alle herrelagene i 1. etasje i SCG ved siden av.
Ved hjelp av OnePlan gjort disse midlertidige strukturene og rommet enklere å planlegge og kommunisere med alle interessenter og relevante parter detaljer om deres rom eller fasiliteter.
Andre interessante planleggings- og romkrav inkluderer:
- Lags påmelding – Lag må bekrefte her 20 minutter før avspark for lagoppstillingene deres.
- Ballbarn – Alle barna er siktet for å samle inn reserveballer
- Matchfunksjonærer
- Spisestue – Med over 600 idrettsutøvere med høy ytelse fra hele verden, kostholdsbegrensninger, kulturelle hensyn og tidspunkter, gir nok drivstoff! – Spillerservering er ikke en enkel ting.
- Media Working Zone og Tribunes – Journalister trenger et godt arbeidsrom og god oversikt over spillefeltet for å bringe historiene sine til verden
- Player Lounge – Spillere trenger en plass til å slappe av mellom kampene når de ikke krever det av lagene deres.
- Utvinningsområder – (Tildeling rotert for lagene som kommer fra banen) – Med dusjer, toaletter, massasje- og fysioområder, isbad
- Team Holding – Den siste plassen for lagene før de går inn på spillefeltet. Viktig å ha toaletter i nærheten her for siste liten "nervøs tiss"
- Broadcast Spaces – Vert for kringkasting for å gi kringkastingsfeeden og rettighetshaverområdet for
- Statistikk rom – Brukes i økende grad av både lag og kringkasting ved å overvåke GPS-data fra spillerens trøyer.
- TV-kampfunksjonærer – Jobber tett med kringkastingen for å vise de riktige kameravinklene i reprise på storskjermen for dommeren på banen på forespørsel.
- Siterer tjenestemenn – Spesielt rom for dommerne som analyserer opptakene og bestemmer straffer for spillere.
- Kommunikasjonsrom – Å organisere alle radioer, batterikanaler og pålogging/logg ut
- Dopingkontroll – Drives uavhengig av World Doping-myndigheter trenger plass til å samle turneringsprøver.
- Sportspresentasjon – ansvarlig for underholdningen, bakkekunngjøringer, musikk, presentasjon av lag, priser og trofeer.
Vær
Nesten alle hendelsesplanleggere sjekker hele tiden prognosen før og under arrangementet og driften. Jeg så frem til Sydney Summer varmt vær for min tid der. Dessverre glemte jeg fuktigheten. Selv om temperaturen bare var 27, føltes det mye varmere og mindre behagelig for spillerne.
Så mye at selv med stadion AC kjører for fullt, var det for varmt når så mange spillere blir satt inn på en liten plass. Så eventoperatøren måtte ta en rask tur til jernvarebutikken og kjøpe ytterligere 30 vifter og bærbare AC-enheter for å holde luften sirkulerende i lagområdene og spillerkomforten akseptabel.
Det fantastiske ops-teamet her passet også på Lightning Strikes ved å bruke de nyeste teknologiske mobilappene. En av de få spillerforholdene i rugby som er vant til å spille i regn, hagl eller snø, er å stoppe spillet når lyset slår inn.
Interessant nok spilles HSBC Sevens-turneringen nesten utelukkende under sommerforhold rundt om i verden og ofte tropisk som Singapore og Hong Kong, så dette ville være en stor faktor å vurdere.
Alle hendelser kan påvirkes av været, inkludert temperatur, fuktighet, nedbør, vind og lyn. Vi vil gjerne høre fra ulike arrangementsarrangører om hvilke faktorer som påvirker deres arrangement og hvordan de reduserer dem. Ta kontakt med oss og send oss en melding her.
In VenueTwin, OnePlan's 3D hyper-realsitt planleggingsplattform kan du simulere forskjellige værforhold i ditt virtuelle miljø, og forberede deg på en rekke forskjellige scenarier.
Virtuell skilting for kringkasting
Har du lagt merke til noe morsomt med disse to bildene?
Jeg fortsatte å se på banen og deretter på sendingen og skjønte at noe manglet.
Det var ingen sponsormarkeringer malt på banen. Det hele er nesten nede. Utrolig nok lar teknologien nå sendingen endre tonehøydeunderlag og sponsortegn for en spesifikk feed. For eksempel annonserer et lokalt merke til hvert land. Jeg ble overrasket over hvor bra tonehøydemarkeringene så ut – så naturlige og ekte. Kringkastingsgrafikk for hver sport og stadion har blitt mer avansert hvert år.
Event merkevarebygging og skilting
Venue Way-finding kan være så komplisert å trene. Hvert sted kan lage et nytt spesifikt bruksområde for forskjellige rom og rom. Så vi kan ikke stole på eksisterende skilting. Ulike interessenter. Ulike veier selv innenfor disse interessentene. I dette tilfellet 28 team med litt forskjellige klientveier. Intern skilting trenger ikke å være fancy. Det viktigste er at det er der og at folk kan se det. Jeg har alltid sagt at lamineringsmaskinen uten tvil er det viktigste hendelsesoperasjonsverktøyet.
Så du kan skilte i siste liten til alle interessentene dine for å finne destinasjonene deres.
Hvert lag har en guidet omvisning til lokaler før arrangementet, men må fortsatt gis veiledning med interessentkart og ruter.
En av de nærmeste partnerne CSM Live er spesialist på Event Branding & Signage. De har jobbet på alle større arrangementer verden over og har stor innsikt i viktigheten av god skilting og verdi for sponsorer av god merkevarebygging.
Oppsummert syntes jeg at dette var en strålende levert begivenhet, og ekspertplanlagt for de 28 forskjellige lagene som alle spilte flere kamper, noe som ble gjort enda enklere med tydelig skilting og veivising nøyaktig plottet over hele stadion.
Takk til teamet i Sydney for å invitere meg med!
