Høsten er en spennende tid på året, full av nye begynnelser. Barn går tilbake til skolen, familier kommer tilbake til rutinene sine, og vi begynner alle å forberede oss på en ny høytid.
Over hele USA feirer skoler, lokalsamfunn og kirker denne tiden av året med høstfestivaler, også kjent som høstfestivaler. Høstfestivaler holdes tradisjonelt for å uttrykke takknemlighet for innhøstingen samt ønske om en god avling i året som kommer. For skoler og samfunnshus er en høstfestival en måte å ringe inn den nye sesongen og nyte tradisjoner som høyturer, maislabyrinter og eplecider.
Høstfestivaler er morsomme for hele familien, men forseggjorte tradisjoner kommer med forseggjorte utfordringer. Her er noen tips for å holde seg organisert, overvinne vanlige fallgruver og arrangere en fantastisk høstfestival.
Her er 9 trinn for å planlegge den perfekte høstfestivalen
Basert på våre brukeres ideer, har vi laget disse 9 trinnene for å hjelpe deg med å planlegge høstfestivalen.
1. Lag et nettstedskart som viser alt du trenger
Å planlegge et arrangement er en prosjektledelsesprestasjon for alle. Hvis du har et stramt budsjett, kan det være utenfor rekkevidde å ansette en profesjonell eventplanlegger. Oftere enn ikke er høstfestivaler planlagt av lærere, kirkens ansatte eller frivillige.
Hvis det er nytt for deg å planlegge en større begivenhet, er det ekstra viktig å ha et detaljert nettstedskart for å hjelpe deg med å holde orden. I OnePlan, kan du enkelt bygge et nettstedskart og plassere alle elementene (telt, matleverandører, maislabyrinter, skilt, toaletter osv.) inn på kartet.
Bruk kartet ditt for å illustrere planen din for lokale myndigheter når du søker om tillatelser eller del det med frivillige slik at de vet hvor de er stasjonert. OnePlan vil automatisk generere en lagerstyringsrapport som gjør det enkelt å se hvor mye av alt du trenger. Det kan også hjelpe deg med å administrere ansatte.
OnePlan har alt du trenger for å holde deg organisert og ta høstefestivalen til neste nivå.
2. Etablere et planutvalg
Med så mange viktige elementer som mat, aktiviteter, frivillig ledelse og markedsføring, er det flott å etablere en planleggingskomité for høstfestivalen din. Å ha en liten gruppe dedikerte frivillige, med hvert sitt element å ta seg av, kan gjøre planleggingen av en festival mye mer overkommelig.
Med OnePlan, kan hvert utvalgsmedlem redigere nettstedskartet slik at hele komiteen kan se det. Kartet vil være din eneste kilde til sannhet, alltid oppdatert slik at du er klar over planutvalgets fremgang på alle elementene i festivalen.
For å dele planen din med teamet eller interessentene dine, klikk ganske enkelt på "Del"-knappen øverst til høyre i arrangementsplanen.
Deretter legger du til e-postadressen til personen du vil dele arrangementsplanen din med, og gi dem enten se- eller redigeringstilgang. Ferdig! Planen din er nå delt.
3. Søk om tillatelser
Å tilpasse seg lokale forskrifter, søke om tillatelser og sikre at arrangementet ditt ikke blir avbrutt av ulykkelige myndigheter, er en av de viktigste – og mest kjedelige – oppgavene på listen din. Det er midlertidige arrangementstillatelser, matleverandørtillatelser og mange flere avhengig av hvor du er vertskap for festivalen.
En av de verste feilene du kan gjøre er å utsette søknaden om nødvendige tillatelser for ditt arrangement. I de fleste tilfeller er det første du må gjøre når du planlegger et offentlig arrangement, å gi lokale myndigheter en detaljert arrangementsplan, risikovurderinger og bevis på offentlig ansvarsforsikring. La disse behandles i god tid (vi anbefaler å sende dem inn flere måneder før arrangementet). Ta kontakt med lokalet ditt og lokale myndigheter for å sikre at alle boksene er huket av.
Din enkle å dele OnePlan nettstedskart vil være nyttig når du skal sikre at arrangementskartet ditt er i samsvar med forskriftene.
Du kan finne en fullstendig sjekkliste for tillatelser og lisensiering i gratis OnePlan Skjema for arrangementsadministrasjon. For å få tilgang til det innenfor OnePlan studio, klikker du på 'Maler' i toppmenyen.
4. Ta kritiske avgjørelser
Det er mange avgjørelser å ta før du virkelig kan dykke ned i planleggingen av en høstfestival. Her er noen du bør vurdere:
- Vil billetter være alt inkludert, eller vil gjestene betale per aktivitet?
- Vil mat kun være kontanter, inkludert i inngangen, eller trenger du et system for å akseptere kredittkort?
- Vil du leie spill eller be frivillige bygge dem?
- Vil du ha noen betalte ansatte eller bare frivillige som driver arrangementet?
- Hvor skal overskuddet fra arrangementet gå?
- Får du sponsorer til arrangementer?
- Vil du leie telt og andre elementer? Hvor vil du leie dem fra?
- Hvilken mat og drikke vil du servere?
Ta disse avgjørelsene og la interessenter få vite eventuelle oppdateringer så snart som mulig. Med OnePlan Det er enkelt å dele arrangementsplanen din som vil ha svar på disse mange spørsmålene. Det er så enkelt som å skrive inn en e-post, og interessenter eller kolleger kan få enten redigeringstilgang eller tilgang til visning.
5. Kom i forkant av været
Siden høstfestivaler nesten alltid holdes utendørs, er det viktig å være oppmerksom på værmeldingen og bestemme seg for en regndato tidlig.
Med en regndato som er bestemt tidlig, kan du forberede frivillige, ansatte og gjester på muligheten for å flytte arrangementet, og sikre at festivalen fortsatt tiltrekker seg et publikum.
6. Rekrutter frivillige tidlig
Høstfestivaler bemannes vanligvis delvis eller helt av frivillige. Enten du er en skole-, kirke- eller uavhengig planlegger, begynn å rekruttere frivillige tidlig. Det er ikke uvanlig at frivillige trekker seg tilbake med utilstrekkelig tid til å finne en erstatter, så sørg for at du har mer enn nok frivillige klare til å hjelpe.
Du vil også sørge for at frivillige er godt administrert. Hvis de føler at du er uorganisert, kan det hende de ikke kommer tilbake for å være frivillig neste år! OnePlan'S prikkplanlegging funksjonalitet kan hjelpe deg med å lage en omfattende plan for å håndtere alle fra frivillige til leverandører. Hver "prik" kan tildeles en kode og notater til profilen deres for deres rolle, utstyr, skifttider og mer. Rapporten kan eksporteres for å lage påloggingsark og helse- og sikkerhetsdokumenter.
Det er også en god idé å planlegge noe hyggelig for de frivillige. La dem ta med familien gratis til festivalen eller by på en godtepose med høstgodbiter på slutten av skiftet. Glade frivillige vil bringe den energien til rollen deres på festivalen, og de kommer sannsynligvis til å gå opp igjen i årene som kommer.
7. Etablere sikkerhetstiltak
Høstfestivaler er vanligvis rettet mot barn, så du må ta hensyn til deres helse og sikkerhet når du planlegger. Det er viktig å ha nok frivillige/personell til å holde øye med barn. Mens foreldrene deres vil være der, er det ikke uvanlig at et barn vandrer eller går seg vill i maislabyrinten. Forbered frivillige med en prosess om hvordan de skal håndtere et tapt barn. Det er også viktig å ha førstehjelpsutstyr på stedet, numrene til lokale nødetater tilgjengelig, og for å sikre at frivillige vet hva de skal gjøre i nødstilfeller.
For å holde alle gjester trygge, inkludert barn, trenger du en plan for publikumshåndtering. God publikumsstyring sikrer at det er tilstrekkelig plass for publikum å bevege seg rundt, stå i kø eller hvile, og at publikums opplevelse og sikkerhet støttes av arrangementspersonalet. Resultatet er en frittflytende, komfortabel plass, bemannet av en kunnskapsrik og lydhør arbeidsstyrke.
OnePlan lar deg fullt ut planlegge arrangementsstedet ditt på bare noen få minutter gratis. Du kan teste ut ulike arrangementsoppsett og plasskonfigurasjoner, og sikre at du har tilstrekkelig plass og best mulig oppsett for flytende og funksjonell publikumsstyring. OnePlan's crowd management-funksjoner inkluderer kapasitetskalkulatorer der du kan kartlegge eller kartlegge et nøyaktig område og den vil beregne tillatt kapasitet. Du kan til og med endre tetthet, fra 1 person per kvadratmeter til 5.
Med mange mennesker kommer mye trafikk, så ikke glem en trafikkstyringsplan enten. I OnePlan, kan du lage en trafikkstyringsplan som plotter den nøyaktige plasseringen av skilting, forvaltere, midlertidige trafikksignaler, stengte veier, motstrømmer og omkjøringsruter.
8. Utvikle en markedsføringsplan
Markedsføring av arrangementet ditt er den eneste måten å sikre at innsatsen din ikke går til spille. Det trenger ikke være komplisert, men sørg for å vurdere alle måtene du kan markedsføre arrangementet ditt på og dra nytte av så mange som mulig. Legg ut på sosiale medier, heng løpesedler rundt i samfunnet, send løpesedler i posten og oppmuntre frivillige og andre interessenter til å spre ordet.
9. Be om sponsorskap
Utligne kostnadene ved høstfestivalen (og maksimere fortjenesten) ved å identifisere sponsorater. Lokale bedrifter leter ofte etter måter å få eksponering på fellesskapsarrangementer. Med et sponsorprogram, i bytte mot kontanter eller gratis produkter, kan du tilby selskaper skilting med logoen deres eller en stand der de kan dele ut varer og snakke med medlemmer av fellesskapet. Det er en vinn-vinn!
OnePlansin prisbelønte programvare gjør planleggingen av høstfestivaler så mye enklere. Bestill en demonstrasjon med teamet vårt hvis du vil finne ut hvordan du kan planlegge arrangementer ved hjelp av OnePlan!
