Hvorfor du trenger en plan for arrangementssted
Planlegging av store arrangementer er en møysommelig detaljert jobb. Det involverer tilsynelatende uendelig logistikk – å ansette personale, arrangere utleie, koordinere med lokale myndigheter, bestille talent, ta regnskap for publikums- og trafikkstyring, samkjøre med interessenter … listen fortsetter og fortsetter.
Et viktig element for enhver begivenhetsplanlegger er en begivenhetsplan. Stedsplaner fungerer som en guide til arrangementet ditt, og illustrerer alle elementene i arrangementet ditt på ett sted. Noen planleggere bruker verktøy som Powerpoint, Google Earth eller CAD, men det finnes også mer intuitive og svært funksjonelle programvarer på markedet. Områdeplaner kan være 2D eller 3D, og kan være mer eller mindre detaljerte for å presentere for ulike interessenter. Uansett hvilke verktøy du bruker, er en områdeplan et ikke-omsettelig element for et vellykket storstilt arrangement.
En flott begivenhetsplan vil:
- være svært detaljert og nøyaktig,
- hjelp med leverandøradministrasjon
- enkelt endres
- åpne for samarbeid med alle interessenter
- spare deg tid
- hjelpe kunder og andre interessenter med å visualisere ideene dine
- gi verktøy spesifikke for din hendelsestype
For å komme i gang med planen for arrangementsstedet, er det viktig å ikke bare velge arrangementsstedet, men å besøke det! Å få en ekte "lay of the land" vil hjelpe deg med å visualisere arrangementet ditt og identifisere potensielle utfordringer tidlig.
Deretter må du bestemme hvordan du skal bygge nettstedet ditt. Vil du bruke photoshop og CAD eller gå med en programvare? Det er mange av fordelene ved å bruke en programvare for arrangementsplanlegging for å lage din områdeplan.
Når du er klar til å begynne å bygge planen din, har du mye å vurdere. Her er 9 elementer som skal inkluderes i planen for arrangementets sted.
Hvordan bygge en arrangementsplan
1. Midlertidige strukturer (telt, scene osv.)
Ethvert stort arrangement – spesielt utendørs – vil kreve midlertidige strukturer. Telt, scener og andre strukturer er en viktig del av å bringe ditt arrangement til live. Men hvis du ikke planlegger hvor de vil passe inn, kan de ende opp med å kaste av planen din på en stor måte.
Sørg for å plassere de midlertidige strukturene på planen for arrangementsstedet så nøyaktig som mulig for å unngå katastrofer. I OnePlan, kan du mockup tilpassede teltstørrelser for å sikre at kartet ditt er nøyaktig ned til tommelen både i plassering og skala. Du kan også bruke OnePlan's Object Array, et Snap-to-Grid-verktøy som lar deg plassere strukturene dine på kartet perfekt. Du kan angi antall telt som trengs samt avstanden mellom dem og OnePlan vil generere dem på arrangementskartet. Du kan bruke den til å kartlegge telt, scener og andre strukturer.
2. Personale
En god begivenhetsplan vil ta hensyn til ansatte. I OnePlan, plasser frivillige, scenehender, sikkerhet og mer på kartet ditt. OnePlan'S prikkplanlegging funksjonalitet kan også hjelpe deg med å lage en omfattende plan for å håndtere dine ansatte. Hver "prik" kan tildeles en kode og notater til profilen deres for deres rolle, utstyr, skifttider og mer. Rapporten kan eksporteres for å lage påloggingsark og helse- og sikkerhetsdokumenter.
3. Bad
Ingenting ødelegger noens opplevelse av en stor begivenhet som å måtte vandre langt unna for å finne et bad, og samtidig miste vennene sine og plassen i mengden. Så, når de endelig finner et bad, står de overfor en ekstremt lang kø. Ikke glem å planlegge for rikelig med bad når du lager en plan for arrangementsstedet!
4. Avfallshåndtering
Søppel er et annet mindre enn glamorøst element i arrangementet ditt som ikke bør overses. Du må lage en avfallshåndteringsplan. Uansett hvor fantastiske de fleste elementene ved arrangementet ditt er, vil ingen ha det bra hvis de ikke finner en søppelkasse eller hvis de ser (og lukter) store hauger med søppel som flyter over fra søppelkassen de finner. Du kan tegne ut hvor søppel og gjenvinningskasser skal inn OnePlan.
5. Parkering
Riktig trafikkstyring er kanskje ikke nøkkelen til et flott arrangement, men det kan definitivt være en stor del av en hendelse som har gått galt. Sørg for at områdeplanen din inkluderer trafikkstyring. In OnePlan, kan du lage en trafikkstyringsplan som plotter den nøyaktige plasseringen av skilting, forvaltere, midlertidige trafikksignaler, stengte veier, motstrømmer og omkjøringsruter.
6. Crowd Control
Ideelt sett vil arrangementet ditt tiltrekke seg en mengde, så det er viktig at planen for arrangementets nettsted inkluderer publikumsstyring. God publikumsstyring sikrer at det er tilstrekkelig plass for publikum å bevege seg rundt, stå i kø eller hvile, og at publikums opplevelse og sikkerhet støttes av arrangementspersonalet. Resultatet er en frittflytende, komfortabel plass, bemannet av en kunnskapsrik og lydhør arbeidsstyrke. Sørg for at områdeplanen din tar hensyn til publikumskontroll og lar deg teste ut forskjellige oppsett og plasskonfigurasjoner.
7. Generator / Strømkilder
Generatorer og strømkilder kan ta mye plass, så sørg for at du tar hensyn til dem i planen din.
8. Førstehjelpspoeng
Generatorer og strømkilder kan ta mye plass, så sørg for at du tar hensyn til dem i planen din.
9. Innganger, eksisterer og nødutganger
Bruk planen din til å kartlegge innganger og utganger samt nødutganger. Du kan dele planen din med ansatte slik at de kan veilede gjester og leverandører på riktig måte i enhver situasjon.
"Veldig raskt så jeg fordelene med OnePlan over hva vi brukte før. Jeg var i stand til å dele et dokument i utvikling med teamet mitt og gi et flott bilde til alle som jobber med eller ser på planen. Det ga oss en plattform for å diskutere alt."
Gergely Markus
Sportsdirektør, World Triathlon
Samlet sett bør nettstedskartet gjøre jobben din enklere, ikke vanskeligere. Velg verktøy som gjør det intuitivt og morsomt å lage noe detaljert og nøyaktig. OnePlan krysser av i alle boksene slik at du kan fokusere på detaljene og gjøre arrangementet ditt til en suksess!
Registrer deg gratis og begynn planleggingen i dag.
