Fundraising-arrangementer spiller en avgjørende rolle for suksessen og bærekraften til veldedige og ikke-for-profit-organisasjoner (NFP). Disse arrangementene genererer ikke bare sårt tiltrengte midler, men tjener også som muligheter til å øke bevisstheten, bygge forbindelser og skape en følelse av fellesskapsstøtte.
Organisering av vellykkede pengeinnsamlingsarrangementer kan imidlertid være en skremmende oppgave, som krever grundig planlegging, koordinering og effektiv gjennomføring. Heldigvis, OnePlansin programvare for begivenhetsplanlegging er en game-changer for veldedige organisasjoner, og gir kraftige verktøy som effektiviserer hele planleggingsprosessen og ikke overlater noe til tilfeldighetene.
Her er fire måter det kan gjøres på OnePlansin programvare for arrangementsplanlegging kan gi veldedige organisasjoner og NFPer mulighet til å organisere vellykkede pengeinnsamlingsarrangementer.
Enkel å bruke, nøyaktige planleggingsverktøy
Å planlegge et veldedighetsarrangement krever en betydelig mengde koordinering og oppmerksomhet på detaljer for å sikre at lokalet ditt er riktig organisert.
Heldigvis, OnePlan eliminerer behovet for enhver gjetningsarbeid med sin intelligente verktøy og umiddelbare kalkulatorer. Våre automatiserte kalkulatorer hjelper planleggere med å transformere komplekse oppgaver til håndterbare trinn, og baner vei for en jevn og minneverdig begivenhet. Her er to av dem du kan bruke:
Kalkulator for folkemengdekapasitet
OnePlan's crowd management-funksjoner inkluderer kapasitetskalkulatorer der du kan kartlegge et nøyaktig område og det vil beregne kapasiteten til personer som er anbefalt for den plassen. Du kan til og med endre tetthet, fra 1 person per kvadratmeter til 5. Dette gir deg kontroll over publikumsflyten, for å sikre trygg publikumshåndtering og en hyggelig opplevelse for deltakerne.
Verktøy for parkeringstildeling
Dette verktøyet lar deg effektivt telle og tildele parkeringsplasser til spesifikke kundegrupper, med tanke på det avgjørende aspektet ved krav til tilgjengelig parkering. Ved å bruke denne funksjonen kan du sikre at arrangementet ditt tilfredsstiller de ulike behovene til deltakerne samtidig som du overholder tilgjengelighetsbestemmelsene.
Med OnePlan du kan scope og posisjonere alle fysiske eiendeler du måtte trenge på arrangementet ditt med presis nøyaktighet. Fra barrierer og gjerder til telt, hytter og containere, sanitæranlegg og kraftenheter til individuelle lyssøyler, all infrastruktur kan plasseres og flyttes i sanntid hvor som helst på planen for arrangementet.
OnePlansin centimeter nøyaktige planlegging hjalp betydelig The Meadows Festival, som er et fellesskapsarrangement, helt frivillig drevet, som finner sted på The Meadows i Edinburgh. De sa "OnePlan gjorde denne prosessen veldig enkel, vi kunne plotte alt på kartet og bekrefte at vi kunne passe alle elementene der vi ville ha dem, uten behov for tidkrevende og vanskelige papirtegninger.»
Fleksible og tilpasningsdyktige arrangementsplaner
Gjennom planleggingsprosessen kan det oppstå uventede utfordringer, for eksempel endringer i siste liten, logistikkproblemer eller uforutsette værforhold. Typisk, veldedighetsarrangementer har begrenset tid til å sette opp og ta ned; og må derfor også være fleksibel i forhold til tidspunktene. Ofte befinner de seg i områder som brukes av lokalsamfunnet, så det er nødvendig å ha en nøyaktig plan for å sikre at oppsett og fjerning er i tide, basert på avtaler med det lokale rådetl eller statlige organisasjoner.
Som med alle andre OnePlan element, kan du samarbeide effektivt med alle andre teammedlemmer og interessenter i sanntid. Dette lar deg legge til, koordinere, analysere og gjennomgå infrastrukturen på nettstedet ditt når som helst, hvor som helst, noe som betyr at du raskt og enkelt kan svare på endringer i siste liten.
Dette var en stor fordel for The Meadows Festival som sa "Jeg kunne umiddelbart oppdatere eller justere planer basert på forslag eller modifikasjoner som kreves. Og da vi kom på stedet passet alt perfekt og refleksjonen og raffinementet viste seg å være verdt det!»
Meadows Festival Event Plan i OnePlan
Dot planlegging av frivillige og ansatte
Veldedighetsarrangementer involverer ofte frivillige for å hjelpe til med ulike aspekter ved arrangementet, som registrering, innvarsling og arrangementsoppsett. Det er avgjørende å gi opplæring og klare instruksjoner for å sikre at alle kjenner sine roller og ansvar.
Med OnePlans delefunksjoner og enkel prikkplanlegging, kan du sikre at hvert medlem av teamet ditt kjenner sin rolle, ansvar og plassering for et vellykket arrangement. Ved å bruke GIS-data og geo-spatial teknologi, med OnePlan du kan umiddelbart identifisere den nøyaktige plasseringen til ethvert teammedlem på stedet eller i lokalet ditt.
Med OnePlan Hvert teammedlem blir gjort rede for og får en unik post i mengdelistemenyen, slik at du kan legge til viktige operasjonelle detaljer og spesifikke notater for posisjonen til hver person. Dette kan eksporteres som et regneark for å lage påloggingsark, helse- og sikkerhetsdokumenter og presentasjoner.
Del arrangementsplanen din med viktige interessenter
Rådsgodkjenning for et veldedighetsarrangement er avgjørende for å sikre lovlig overholdelse, offentlig sikkerhet, samfunnets velvære og vellykket gjennomføring av arrangementet. Ved å samarbeide med rådet og oppfylle kravene deres, kan du øke sjansene for å være vertskap for et vellykket og virkningsfullt veldedighetsarrangement.
Med OnePlan du kan dele arrangementsplanen din i visningen med et klikk på en knapp, strømlinjeforme prosessen for godkjenning av veistenginger, gi informasjon til myndighetene og sikre rådsgodkjenning på aspekter som passende kjøretøyadkomster og overholdelse av regler.
Hvis du ønsker å forvandle måten du planlegger veldedighetsarrangementene på, da meld deg på OnePlan gratis og begynn planleggingen i dag!
Lås opp flere fordeler og funksjoner med vår profesjonelle pakke og motta 15 % rabatt spesielt for veldedige organisasjoner/NFPer, bare bestill i en samtale med en av teamet i dag for å sette opp!
