De fleste store utendørsarrangementer krever telt. De er nyttige for å dele opp arrangementet i seksjoner, huse selgere, dele opp plass til ansatte, gi skygge og dekke for regn og mye mer. Dessverre, som med de fleste elementer ved planlegging av et stort arrangement, byr telt også på noen store utfordringer. Heldigvis finnes det måter å sette seg opp for suksess når det gjelder å håndtere telt. Her er fire store utfordringer med å håndtere telt når du planlegger et arrangement og noen tips om hvordan du kan overvinne dem.
1. Egendefinert størrelse og kartplassering
Telt kommer i et utal av former og størrelser. Du kan til og med få skreddersydd telt for ditt arrangement. Dette er generelt en flott ting, som lar arrangementsplanleggere finne det riktige teltet for deres behov - enten det er for leverandører, forestillinger, medisinske stasjoner eller arrangementsansatte. Den vanskelige delen av egendefinert dimensjonering er at du må kunne redegjøre for teltets unike dimensjonering i nettstedskartet. Plassering av en standard teltstørrelse vil ikke alltid kutte den og kan føre til uoverensstemmelser mellom kartet og nettstedet ditt.
Heldigvis, OnePlan lar deg mockup tilpassede teltstørrelser, og sikrer at nettstedskartet ditt er nøyaktig ned til tommelen både i plassering og skala. Det er ikke godt nok å ha en generell idé om hvor alle elementene dine (spesielt telt) skal plasseres rundt festivalplassen. Feilberegning med noen få centimeter kan bety blokkering av en utgang eller overbefolkning. Hver tomme teller! I OnePlan, du kan være nøyaktig. Angi nøyaktige mål (imperial eller metrisk) for alle hendelseselementer i OnePlan studio.
Du kan også bruke OnePlan's Object Array, et Snap-to-Grid-verktøy som lar deg plassere teltene dine perfekt på kartet. Du kan angi antall telt som trengs samt avstanden mellom dem og OnePlan vil generere dem på arrangementskartet. Du kan bruke den til å kartlegge telt og andre elementer og gjøre hele arrangementsoppsettet mer nøyaktig og prosessen med å planlegge stedet mer praktisk.
Hvis utendørsarrangementet ditt inkluderer campingtelt, har vi designet et komfortabelt og trygt campingkalkulator. Utviklet ved hjelp av The Purple Guide, fungerer dette som en verdifull guide for planlegging av campingplasser basert på teltfotavtrykk og tetthetsnivåer. Dette verktøyet sikrer optimal plassutnyttelse, enkel navigering og overholdelse av bransjeretningslinjer.
2. Arbeide med leverandører
Leverandører, leverandører og flere leverandører. En av de store utfordringene med arrangementsplanlegging er å administrere det enorme antallet leverandører som er nødvendig for å arrangere et stort arrangement. Fra lysteknikere og sikkerhetspersonell til medisinere, matleverandører, og ja – teltleverandører!
Hvis du fortsatt er avhengig av PowerPoint eller et lignende verktøy for å kartlegge festivalområdet ditt, vet du hvor vanskelig det kan være å samarbeide med leverandører. OnePlan gjør dette så mye enklere med samarbeidsfunksjonene. Muligheten til å dele arbeidet ditt med andre medlemmer av teamet ditt så vel som leverandører som trenger å se og forstå nettstedskartet ditt, er et kraftig verktøy. Oppretthold en oversikt over hele driftsplanen og del den (med visnings- eller redigeringsmuligheter) med teltleverandøren for å gjøre planleggingsprosessen enklere.
OnePlan er satt opp for leverandøradministrasjon. Hvert element du plasserer på kartet ditt har en leverandøradministrasjonsseksjon der du kan spore informasjon som leverandørnavn, pris, inn-og-ut-dato og tilgjengelighetsstatus. Finn ut mer om å administrere leverandører i OnePlan.
OnePlan'S Mengdefortegnelse verktøyet vil også komme godt med når du har å gjøre med leverandørene dine og for lagerstyring. Alt du plasserer i nettstedskartet blir automatisk trukket inn i mengdelisten, slik at du kan se hvilken infrastruktur og hvilke varer du trenger på ett sted. Når du utformer planen for arrangementsstedet, inkludert plassering av teltene, OnePlan beregner og viser automatisk varene du trenger å hente fra leverandører i mengdeliste-delen. Gå til dashbordrapporter for å se hele beholdningen du har plassert på planen din, og eksporter en omfattende mengdeliste til en CSV-fil.
3. Lokale bestemmelser for arrangementsplanlegging
Den viktige oppgaven med å tilpasse seg lokale forskrifter, søke om tillatelser og sikre at arrangementet ditt ikke blir avbrutt av misfornøyde myndigheter, er en krevende oppgave. Telt er et annet element som krever denne typen vurdering - nesten alltid krever tillatelse.
En av de verste feilene du kan gjøre er å utsette søknaden om nødvendige tillatelser for ditt arrangement. I de fleste tilfeller er det første du må gjøre når du planlegger et offentlig arrangement, å gi lokale myndigheter en detaljert arrangementsplan, risikovurderinger og bevis på offentlig ansvarsforsikring. La disse behandles i god tid (vi anbefaler å sende dem inn flere måneder før arrangementet). Ta kontakt med lokalet ditt og lokale myndigheter for å sikre at alle boksene er huket av.
Du vil sannsynligvis trenge visse tillatelser og lisenser for å sette opp store telt, så sørg for å sjekke med lokale myndigheter for å finne ut av det. Din enkle å dele OnePlan nettstedskart vil være nyttig når du skal sikre at teltene og arrangementskartet overholder forskriftene. Du kan finne en fullstendig sjekkliste for tillatelser og lisensiering i gratis OnePlan Skjema for arrangementsadministrasjon.
4. Lys & Strøm i telt på ditt arrangement
Hvis arrangementet går utover kvelden eller du har leverandører eller aktiviteter som krever strøm i teltene dine, må du ta hensyn til det og sørge for at du har kartlagt hvor du skal hente energi. Dette er en vanlig utfordring i forhold til telt ved store arrangementer, og en som du må forberede deg på på forhånd.
Du må merke alt dette i nettstedskartet ditt i tilfelle tilleggselementer, som generatorer, er nødvendig. I leverandøradministrasjonsdelen av en hvilken som helst vare på din OnePlan nettstedskart, kan du inkludere strømdetaljer og informasjon om WiFi/internett, for å sikre en jevn – og riktig opplyst – hendelse.
For å lære mer om planlegging med telt i OnePlan, bestill en demo med en av våre spesialister på arrangementsplanlegging.
