Publikumssikkerhet og sosial distansering vil forme den nye æraen av hendelser. Fra redesignede inngangsområder for å tillate vaksinepasskontroller, til folkemengder, pluss behovet for å beregne optimal kapasitet mens man overholder regler for sosial distansering, og mer. Dette nye presset på arrangementsarrangører gir en mulighet til å revurdere hvordan man planlegger sikre og vellykkede utendørsarrangementer.
Vi lærer stadig av hvordan kundene våre designer arrangementer – som du vil se i våre månedlige statistikkinnlegg (se: Økningen i planlegging av Covid-sikre arrangementer). Så her er fem måter å hjelpe deg med å planlegge Covid-sikre arrangementer:
1. Design ankomstrom for vaksinesjekker og covid-tester
Mange regjeringer utforsker bruken av "vaksinepass" eller lignende kontroller for å gjøre det mulig for folk å gå på arrangementer og festivaler. En konsekvens av dette er at vaksinekontroll eller covid-tester kan måtte finne sted ved ankomst. Arrangører av arrangementer bør utforme inngangsområdene sine for å gi nok plass til å se bevis på vaksinesjekk på mobile enheter eller nylige testresultater, eller plass for covid-tester på stedet. Deretter må det vurderes hva som skal gjøres ved en positiv test.
Testbegivenheter som for tiden skjer i noen land, eksperimenterer med hvordan utformingen av inngangsrom kan fungere. Vår administrerende direktør Paul Foster snakket videre BBC Radio nylig om hvordan store arenaer nærmer seg dette, som en del av testarrangementene for Storbritannias Events Research Program. Han sier implementering av mange mindre tiltak i arrangementsplaner er det som vil gi en positiv deltakeropplevelse.
Tiltakene for å sikre at covid-sikre standarder oppfylles i inngangsområder for arrangementer inkluderer å legge inn smarte billettsjekkstasjoner for å redusere mengden person-til-person-kontakt, ekstra plass for vaksinasjonssjekker og covid-testing. Større ankomstplasser kan romme sosialt distanserte køområder, og gi mulighet for økt volum av personell og medisinsk støtte ved arrangementet.
Med deltakerinngangen som kan tidsstemples, kan ventetiden på 30 minutter for et raskt testresultat tas med i arrangementsplanen og informere om folks bevegelser rundt lokalet. Arrangementskapere bør planlegge for flere inngangspunkter, og forskjøvede billetttider vil være verdifulle for å opprettholde publikumssikkerhet.
Se hvordan OnePlansin infrastruktur verktøy lar deg plotte Covid-testtelt, vaksinepasskontrollområder, samt designe ankomstkølinjer og venteområder for sosial distansering.
2. Vurder publikumsflyten og timingen på nytt for å sikre et Covid-sikkert arrangement
Etter ankomst blir publikumsflyten rundt et område avgjørende for å sikre et trygt arrangement. På OnePlan vi ser at arrangementsarrangører designer navigasjonen til deltakere på spesifikke måter ved hjelp av OnePlansitt utvalg av ruter, veifinning og sosial avstandsverktøy. In Mars 2021 alene så vi over 200,000 XNUMX meter turveier plottet for arrangementer på OnePlan.
En slik kunde er Shrewsbury Folk Festival i Storbritannia. Det fire dager lange utendørsarrangementet, kjent for sitt flotte utvalg av folkemusikk og americanamusikk, passer for tusenvis av begivenheter, og inneholder mange elementer som vil være kjent for festivalarrangører. Disse inkluderer en campingplass, omfattende kjøretøyparkering, catering på stedet og mer, inkludert gratis busser til den nærliggende byen.
"OnePlan har hjulpet oss med å identifisere en helt annen måte å bruke siden vår på og den mest effektive måten å få full kapasitet mens vi fortsatt er sosial distanserende.»
Festivalen bruker OnePlan å designe arrangementet for å sikre en effektiv og trygg publikumsflyt hele tiden rundt festivalen. Amy Bertaut, Covid-leder og barnefestivaldirektør ved Shrewsbury Folk Festival, sier at verktøyet har åpnet en ny måte å designe lokalet for å være covid-sikkert. Hun sier, "OnePlan har hjulpet oss med å identifisere en helt annen måte å bruke siden vår på og den mest effektive måten å få full kapasitet mens vi fortsatt er sosial avstand.»
Festivalarrangører må nå vurdere den optimale kapasiteten samtidig som de overholder retningslinjer for trygg sosial distansering. Dette inkluderer å beregne sannsynlige klempunkter og travle områder, og hvordan man administrerer bevegelsen til deltakere over flere dager og forskjellige deler av et stort festivalområde.
3. Sørg for at forfriskningsområder er utformet for sosial distansering
Når deltakere samles for forfriskninger eller på andre fasiliteter som toaletter, bør deres bevegelse i disse områdene ta hensyn til beste praksis og minimere person-til-person-kontakt. Mens folk står i kø for å bli servert, kan sosiale distanserende tiltak brukes for å styre antall og flyt av deltakere. For enkelte arrangementer er det mulig at mat og drikke kun serveres utendørs eller når man sitter – som også kan designes på forhånd.
OnePlan'S Verktøysett for sosial distansering gjør det mulig for hendelsesskapere å planlegge disse områdene nøye, og raskt identifisere risikoområder rundt et arrangementsområde. I mat- og konsesjonsområder kan et enveissystem implementeres med tydelig skilting plassert for å gjøre folk oppmerksomme på navigasjonen deres. Disse kan plottes enkelt, og foredles basert på de optimale tallene til enhver tid som kan kontrolleres gjennom våre kalkulatorer for sosial distansering.
Med OnePlan, kan brukere nøye plotte hånddesinfeksjonspunkter på tvers av arrangementsområdet. Vårt utvalg av arrangementsinfrastruktur gjør det mulig for brukere å raskt innlemme renslighetsstasjoner og maskeoppsamlingsområder i planen deres, og sikrer at sikkerhetstiltak opprettholdes gjennom hele arrangementet.
Punktplanlegging i disse områdene er det avgjørende for å sikre at servicepersonalet plasseres effektivt – inkludert for arrangementer som krever servering ved bordservering. OnePlaner strømlinjeformet prikkplanlegging sikrer at hver medarbeider kan planlegges og lokaliseres der det er nødvendig.
Med leverandøroppføringsalternativer kan arrangementsplanleggere bekrefte standarder og hygiene med konsesjoner før arrangementet, og sikre at hvert matområde har sitt eget sitteområde for kundekonsesjon og trygt køsystem. Se vår Leverandørside for å lære mer om denne funksjonen til OnePlan.
4. Del planen din for å gi tillit til partnere og leverandører
Å være vertskap for et Covid-sikkert arrangement krever betydelig planlegging, tilpasning og interessentstyring. Alle interessenter – det være seg teamet ditt, partnerne dine, leverandører, lokale myndigheter, sikkerhetstjenester og mer – vil ha en covid-sikker tankegang, med krav til sosial distansering i forgrunnen. Du kan gi interessentene dine tillit ved å dele planen din i sanntid.
Som et samarbeidsverktøy i sanntid, OnePlan er bygget for å støtte alle typer arrangementer. Ettersom folk jobber hjemmefra og på flere steder, er det viktigere enn noen gang å forene seg rundt én sentral plan – den eneste kilden til sannhet for arrangementet ditt. Du kan gi hvem som helst tilgang til arrangementsplanen din OnePlan, og del det enkelt med hvem som helst.
"Vi har vært i stand til å sende planen vår til lydteknikeren vår for å vurdere effekten av å flytte scenene våre, noe som er veldig nyttig."
Arrangementsplanleggere på Shrewsbury Folk Festival har funnet betydelig verdi i denne funksjonaliteten. "Vi har vært i stand til å sende planen vår til lydteknikeren vår for å vurdere effekten av å flytte scenene våre, noe som er veldig nyttig," sier Amy Bertaut.
I dette eksemplet er det uvurderlig å kunne dele arrangementer med levende musikk med lydteknikere. Nøye planlegging av sceneplassering gjør at støyforstyrrelser kan kontrolleres på tvers av ulike områder på et arrangementssted gjennom festivalen, og reduserer forstyrrelser for publikum og området rundt. Det er en av faktorene som muliggjør optimal kapasitet og best mulig deltakeropplevelse.
OnePlan gjør det mulig for brukere å legge til underbrukere og dele arrangementsplanene sine med hvem som helst; på deres team, interessenter eller leverandører.
5. Utforme en sikker og jevn utgangsprosess
Når det gjelder å velge et sted, eller planlegge i rommet ditt, spørsmål som "Hvor mye plass har vi til innsjekkingslinjen vår?" og "Hva er inngangs- og utgangspunktene som er tilgjengelige for rommet vårt?" vil sikkert oppstå. Eventsikkerhet starter og slutter ved dørene; Det er avgjørende å sikre at arrangementsgjengerne kan komme inn og forlate arrangementet trygt. Å ha flere utgangspunkter og riktig plassert personale vil være verdifullt for å opprettholde publikumssikkerhet.
Den økende plasseringen av utgangsinfrastruktur og punktplanlegging ved utgangspunkter av våre brukere viser sentraliteten til dette aspektet av arrangementsplanlegging fremover.
OnePlan Avslutt modelleringskalkulator er designet for å administrere publikumsflyten for deg, slik at tilskuerne dine er distansert fra start til slutt av arrangementet ditt; gir smart og jevn planlegging for utgang.
Kalkulatoren lar deg legge inn personene per minutt som du forventer å forlate arrangementet gjennom en gitt utgang. Ved å legge inn kravene til sosial distansering for dette området, vil verktøyet gi umiddelbar beregning av en utgangskø, maksimal ventetid og plassen som kreves for å imøtekomme for de som forlater arrangementet. Ved å jobbe med eventuelle krav til sosial distansering vil verktøyet automatisk oppdateres for å vise deg utgangsstrømhastigheten for dine totale utganger i blokker på 20, 15, 10 og 5 minutter.
Kalkulatoren lar deg legge inn personene per minutt som du forventer å forlate arrangementet gjennom en gitt utgang. Ved å legge inn kravene til sosial distansering for dette området, vil verktøyet gi umiddelbar beregning av en utgangskø, maksimal ventetid og plassen som kreves for å imøtekomme for de som forlater arrangementet. Ved å jobbe med eventuelle krav til sosial distansering vil verktøyet automatisk oppdateres for å vise deg utgangsstrømhastigheten for dine totale utganger i blokker på 20, 15, 10 og 5 minutter.
Fremtiden til trygge arrangementer
OnePlanverktøyene er designet for å gjøre arrangementsplanlegging til en glede, og for å sikre at sikre og smidige arrangementer kan planlegges fra hvor som helst i verden. Enten det er en lokal matfestival eller en byomfattende sportsbegivenhet, vår overflod av publikumsstyring og inngangsflytverktøy forbereder arrangementer for epoken med sosial distansering.
For å planlegge dine neste trygge og vellykkede arrangementer OnePlan, Registrer deg nå og begynne å planlegge.
