Hver høst dukker det opp julemarkeder i alle land over hele verden, og bringer lokale leverandører som selger varene sine, festlig underholdning og juleglede til lokalsamfunn i flere måneder. Fra adventsfesten ved basilikaen i Budapest til Prahas gamleby og Wenceslas-markeder, er det utallige blendende julemarkeder over hele Europa som tiltrekker seg millioner av besøkende fra hele verden.
Disse markedene byr på en rekke unike utfordringer for sine planleggere. De foregå i travle områder, varer i uker, etterlyse suveren koordinering med lokale tjenestemenn og samarbeid med tonnevis av interessenterog inkluderer et stort utvalg elementer. Logistikken er virkelig uendelig.
Disse utfordringene er skremmende, men det finnes måter å overvinne dem og planlegge et fantastisk julemarked på enklere enn noen gang før. OnePlan kan hjelpe – den eneste programvaren designet for Julemarkeder.
Her er 5 utfordringer med å organisere et julemarked og hvordan OnePlan hjelper
1. Julemarkeder finner sted i travle områder
Julemarkeder finner sted i sentrum og andre travle områder. De trekker store folkemengder til midten av trafikkfylte byer. Publikums- og trafikkstyring er et stort sikkerhetsproblem. God publikumshåndtering sikrer at det er nok plass til publikum og at publikums opplevelse og sikkerhet støttes av arrangementspersonalet.
Resultatet er en frittflytende, komfortabel plass, bemannet av en kunnskapsrik og lydhør arbeidsstyrke.
Flink trafikkstyring krever samarbeid med lokale myndigheter, tydelig kommunikasjon med ansatte og sikkerhet, og barrierer, ruter og tilgangspunkter, som alle kan plasseres på et nettstedskart og oversettes til selve arrangementet med riktig personell på plass for å holde ting i orden.
Ingenting av dette er lett. Crowd and traffic management krever omfattende planlegging, samarbeid og oppfølging. Med et så langvarig arrangement krever det også fortsatt oppmerksomhet.
OnePlan lar deg fullt ut planlegge arrangementsstedet ditt gratis. Du kan teste ut ulike arrangementsoppsett og plasskonfigurasjoner, og sikre at du har tilstrekkelig plass og best mulig oppsett for flytende og funksjonell publikumsstyring. OnePlan's crowd management funksjoner inkluderer kapasitetskalkulatorer hvor du kan kartlegge eller kartlegge et nøyaktig område og det vil beregne tillatt kapasitet. Du kan til og med endre tetthet, fra én person per kvadratmeter til fem.
Du kan også lage en trafikkstyringsplan i OnePlan som plotter den nøyaktige plasseringen av skilting, forvaltere, midlertidige trafikksignaler, stengte veier, motstrømmer og omkjøringsruter. Du kan også sørge for at du har tildelt en passende mengde ansatte til å håndtere trafikken og veilede gjester til markedet.
2. Julemarkedene varer i mange uker
Julemarkeder bygges ikke på en dag – og de er heller ikke over på en dag! Mange julemarkeder åpner i november og går gjennom det nye året.
På grunn av markedets lang levetid er kommunikasjon med leverandører viktig, for å sikre at de vet hvor de skal være og når i flere uker i strekk. OnePlan er satt opp for leverandørstyring. Hvert element du plasserer på kartet ditt har en leverandøradministrasjonsseksjon der du kan spore informasjon som leverandørnavn, pris, inn-og-ut-dato og tilgjengelighetsstatus.
Du vil også administrere personalplaner. OnePlansin punktplanleggingsfunksjonalitet kan hjelpe deg med å lage en omfattende plan for å håndtere alle fra sikkerhet og marshalls til leverandører. Hver "prik" kan tildeles en kode og notater til profilen deres for deres rolle, utstyr, skifttider og mer. Rapporten kan eksporteres for å lage påloggingsark og helse- og sikkerhetsdokumenter.
Julemarkedene er åpne dag og natt, som krever passende belysning og oppvarming. Plasser disse elementene på arrangementsplanen din for å være godt forberedt gjennom hele arrangementet.
3. Julemarkeder krever koordinering med lokale tjenestemenn
Julemarkeder må planlegges i samordning med lokale forskrifter og krever derfor tett samarbeid med lokale tjenestemenn og rettshåndhevelse. OnePlanSamarbeidsverktøyene til gjør dette enklere enn noen gang, og lar deg dele nettstedskartet ditt med lokale tjenestemenn for å hjelpe deg med å sikre tillatelser, planlegge for trafikk- og publikumshåndtering, og plassere lokale tjenestemenn som politifolk over hele markedet.
For å dele planen din med teamet eller interessentene dine, klikk ganske enkelt på "Del"-knappen øverst til høyre i arrangementsplanen.
Deretter legger du til e-postadressen til personen du vil dele arrangementsplanen din med, og gi dem enten se- eller redigeringstilgang. Ferdig! Planen din er nå delt.
Dine kunder, ansatte, leverandører og kolleger vil elske hvor enkelt det er å samarbeide og dele i OnePlan. Gi redigeringstilgang til kollegene dine slik at de kan legge til nettstedskartet og gjøre endringer. Du vil alltid se den nyeste versjonen når du åpner nettstedskartet – og holder alle på samme side.
Del kartet med klienten din i visningsbeskyttet modus for en kreativ måte å presentere ideene dine på og samle tilbakemeldinger på, eller del kartet med leverandører for å vise dem hvor de vil være på arrangementet. Samarbeid har aldri vært enklere!
4. Julemarkeder krever et detaljert nettstedskart med unike elementer
Julemarkeder krever et superdetaljert områdekart med unike elementer. Som arrangementsplanlegger er nettstedskartet ditt beste verktøy. Hvis du bruker ikke-spesialiserte verktøy som CAD, powerpoint eller photoshop for å lage ditt julemarkedskart, du får ikke mest mulig ut av planen din.
Markedene er typisk travle og fulle av ting å gjøre, se og kjøpe. De krever mange elementer og personell – så et nettstedskart som kan passe alt inn nøyaktig og lagre viktig informasjon for å administrere leverandører og samarbeide med interessenter er en gamechanger. OnePlan lar deg lage et detaljert, svært nøyaktig nettstedskart som enkelt kan deles med partnere og interessenter.
Mellom teltene, innredningen, maten og mye mer – det er mye å bestille. Du må vite hva du trenger og hvor mye av det for å bestille i god tid. Når du plasserer gjenstander på tvers av din OnePlan nettstedskart, en mengdefortegnelse genereres automatisk slik at du kan administrere beholdningen.
Dette betyr at når du er ferdig med kartleggingen, og etter hvert som du gjør oppdateringer, vil du ha en mengdeliste som hjelper deg med å bestille akkurat det du trenger. Dette er også nyttig når du har å gjøre med leverandører, slik at du kan være spesifikk med hva du ønsker og nødvendige kvanta.
OnePlan'S julepakke hjelper deg å bli spesifikk. Det er en gruppe tilpassede gjenstander som er spesifikke for arrangementer med juletema.
Du kan plassere elementer som hytter, markedsboder, skøytebaner, bydressing og bunting, og når du planlegger personell, har vi til og med inkludert ikoner som julenissen og alvene hans kan plassere på kartet ditt.
I tillegg til risikoen for overbefolkning som alltid har eksistert, lever vi nå i en verden som har blitt tvunget til å være ekstremt bevisst på personlig plass. OnePlan's Social Distance Toolkit kan bidra til å sikre deltakernes helse og sikkerhet, inkludert å vise hvor lange køer kan være og om utgangsporter er tilstrekkelige til å komme seg trygt ut av folkemengder. Våre prediktive modellerings- og måleverktøy beregner automatisk optimale besøkstall for å hjelpe deg med å overholde helse- og sikkerhetsforskrifter. Den kartlegger også tilgangs- og utgangsruter i nødstilfeller.
5. Julemarkeder krever et detaljert nettstedskart med unike elementer
Du må gjøre alt igjen neste år. Julemarkeder pleier å være årlige. Så snart du har avsluttet ett års marked, er det på tide å begynne å planlegge det neste.
Ved hjelp av OnePlans duplikatverktøy, kan du duplisere hele arrangementet ditt, gi det nytt navn til neste år og gjøre eventuelle små endringer som trengs. OnePlan gjør dette enklere og sparer deg tid, slik at du kan duplisere det eksisterende kartet ditt slik at du ikke trenger å starte fra bunnen av.
OnePlansin julemarkedspakke er unik programvare utviklet spesielt for julemarkedsarrangører. Melde seg på OnePlan i dag gratis, og ta kontakt med teamet vårt hvis du vil ha en detaljert demo av julemarkedspakken!
