Å planlegge en utendørsfestival er en utmattende og ekstremt detaljert prosess. Hvis du for øyeblikket bruker skjermbilder i PowerPoint eller designer arrangementssiden din på baksiden av en serviett, er det sannsynlig at noe kommer til å falle igjennom. Med gjerder, barrierer, publikumskontroll, parkering, toaletter, vannpunkter, telt, iscenesettelse, bemanning og mye mer, trenger festivalplanleggere en sofistikert verktøykasse for å sikre at arrangementet deres blir en suksess. Heldigvis, OnePlan gir deg kontroll over alle aspekter av festivalplanen din. Før du begynner, her er 10 ting å vite når du planlegger en utendørsfestival.
1. Tillatelser først
En av de verste feilene du kan gjøre er å utsette søknaden om nødvendige tillatelser for utendørsfestivalen din. I de fleste tilfeller er det første du må gjøre når du planlegger et offentlig arrangement, å gi lokale myndigheter en detaljert arrangementsplan, risikovurderinger og bevis på offentlig ansvarsforsikring. La disse behandles i god tid (vi anbefaler å sende dem inn flere måneder før arrangementet). Ta kontakt med lokalet ditt og lokale myndigheter for å sikre at alle boksene er huket av.
Du kan trenge visse tillatelser og lisenser for å holde arrangementet ditt, så sørg for å sjekke med lokale myndigheter for å finne ut av det. Vanlige inkluderer godkjenning av råd/sted, søknader om veistenging og midlertidig godkjenning av strukturer. Du finner en fullstendig sjekkliste for tillatelser og lisensiering i gratis OnePlan Skjema for arrangementsadministrasjon.
2. Samarbeid er nøkkelen
Hvis du fortsatt er avhengig av PowerPoint eller et lignende verktøy for å kartlegge festivalområdet ditt, vet du hvor vanskelig samarbeid kan være. Muligheten til å dele arbeidet ditt med andre medlemmer av teamet ditt og omvendt er et kraftig verktøy. Site mapping bør være en lagsport!
Ved hjelp av OnePlansitt festivalplanleggingsverktøy, kan du kommunisere planen din visuelt og samarbeide med alle sentrale teammedlemmer og interessenter. Oppretthold oversikt over hele den operative områdeplanen og del den med lokale myndigheter og nødetater slik at de kan gi tillatelsene og støtten du trenger.
3. Bruk omkrets og barrierer for å holde folk trygge
Det er en uheldig sannhet at store arrangementer som utendørsfestivaler utgjør flere risikoer for deltakere og arbeidere. Festivaler har vært målet for vold tidligere, og store samlinger kan føre til overbefolkning og overtramp. Nylige eksempler som Manchester Arena-angrepet i 2017 og Astroworld-publikumshendelsen i 2021 fungerer som en trist påminnelse om risikoen som følger med store begivenheter.
Heldigvis kan arrangementsplanleggere iverksette tiltak for å begrense risikoen ved store gruppesamlinger. Holder besøkende trygge krever nøyaktig plassering av perimetergjerder, publikumsbarrierer og tauskiller. OnePlansin dynamiske plattform lar deg nøyaktig plotte typen og størrelsen på publikumskontrollsystemet direkte på festivalområdet ditt. Du kan deretter se disse i forskjellige moduser, inkludert satellitt- og luftkart.
4. Vær tydelig med personalet
Det er en uheldig sannhet at store arrangementer som utendørsfestivaler utgjør flere risikoer for deltakere og arbeidere. Festivaler har vært målet for vold tidligere, og store samlinger kan føre til overbefolkning og overtramp. Nylige eksempler som Manchester Arena-angrepet i 2017 og Astroworld-publikumshendelsen i 2021 fungerer som en trist påminnelse om risikoen som følger med store begivenheter.
Det er en uheldig sannhet at store arrangementer som utendørsfestivaler utgjør flere risikoer for deltakere og arbeidere. Festivaler har vært målet for vold tidligere, og store samlinger kan føre til overbefolkning og overtramp. Nylige eksempler som Manchester Arena-angrepet i 2017 og Astroworld-publikumshendelsen i 2021 fungerer som en trist påminnelse om risikoen som følger med store begivenheter.
For de fleste store arrangementer vil du ha et team med mennesker involvert. Nøkkelinteressenter kan inkludere en arrangementsleder, produksjonsleder, frivillighetskoordinator, stewardkoordinator, helse- og sikkerhetsansvarlig, avfallshåndtering, billettsalg eller en mediatalsperson. Du vil også jobbe med flere entreprenører, for eksempel mat- og drikkekonsesjon, leverandører, midlertidige strøm- og varmeleverandører, midlertidige infrastrukturinstallasjonsteam og animatører.
En trygg og vellykket festival er avhengig av at arrangementspersonalet forstår sine roller og ansvar og vet hvor de skal være og når. Med OnePlan's brukervennlige planleggingsverktøy kan du lage en detaljert plan og delegere etter rolle, plassering, dag og skifttid - og oppfylle dine sikkerhets- og risikostyringskrav uten behov for flere dokumenter.
Sørg for at du har identifisert alle viktige interessenter tidlig i planleggingsprosessen, og at alle kjenner sine roller og ansvar. Hold en løpende liste over alle interessenter med kontaktinformasjonen deres nær. Du trenger den praktisk gjennom hele planleggingsprosessen og under selve arrangementet.
5. Ha et nøyaktig og detaljert kart over nettstedet
Når du planlegger et arrangement, må du kjenne lokalet ditt ut og inn. Gjør dette tidlig i planleggingsprosessen for å identifisere eventuelle utfordringer før det er for sent å løse dem. EN et presist og detaljert kart over din utendørs festivalplass vil være din beste venn gjennom planleggingsprosessen, slik at du kan bestemme hvilke gjenstander arrangementet ditt krever og hvor alt skal plasseres på stedet.
Når du planlegger et arrangement, må du kjenne lokalet ditt ut og inn. Gjør dette tidlig i planleggingsprosessen for å identifisere eventuelle utfordringer før det er for sent å løse dem. EN et presist og detaljert kart over din utendørs festivalplass vil være din beste venn gjennom planleggingsprosessen, slik at du kan bestemme hvilke gjenstander arrangementet ditt krever og hvor alt skal plasseres på stedet.
6. Unngå overbefolkning
I tillegg til risikoen for overbefolkning som alltid har eksistert, lever vi nå i en verden som har blitt tvunget til å være ekstremt bevisst på personlig plass. OnePlan's Social Distance Toolkit kan bidra til å sikre deltakernes helse og sikkerhet, inkludert å vise hvor lange køer kan være og om utgangsporter er tilstrekkelige til å komme seg trygt ut av folkemengder. Våre prediktive modellerings- og måleverktøy beregner automatisk optimale besøkstall for å hjelpe deg med å overholde helse- og sikkerhetsforskrifter. Den kartlegger også tilgangs- og utgangsruter i nødstilfeller.
7. Ikke spar på badene
Ingenting ødelegger en flott musikalsk forestilling som å måtte vandre langt unna for å finne et bad, miste vennene dine og plassen din i mengden. Så, når du kommer på badet, står du overfor en ekstremt lang kø. Festivalplanleggere, ikke spar på badene! Gjestene dine vil takke deg, og det vil hjelpe med publikumskontroll for å sikre at det er nok av bad på hele festivalområdet.
For hjelp med å bli kjent med lokalet ditt, sjekk ut del to av OnePlan Skjema for arrangementsadministrasjon.
8. Søppel bør ikke være en ettertanke
Akkurat som med bad, bør avfallshåndtering ikke være en ettertanke. Du må lage en plan for avfallshåndtering og gjenvinning. Uansett hvor fantastiske de fleste elementene ved arrangementet ditt er, vil ingen ha det bra hvis de ikke finner en søppelkasse eller hvis de ser (og lukter) store hauger med søppel som flyter over fra søppeldunken de finner. Du kan plotte ut hvor toaletter og søppelkasser skal gå inn OnePlan.
9. Hver tomme teller
Det er ikke godt nok å ha en generell idé om hvor alle elementene dine (telt, bad, scene, gjerde) skal plasseres rundt festivalplassen. Feilberegning med noen få centimeter kan bety blokkering av en utgang eller overbefolkning. Hver tomme teller! I OnePlan, du kan være nøyaktig. Angi nøyaktige mål (imperial eller metrisk) for alle hendelseselementer i OnePlan studio.
Du kan også bruke OnePlansitt nye Snap-to-Grid-verktøy, som lar deg plassere elementer på kartet perfekt. Du kan angi antall elementer som trengs, samt avstanden mellom dem og OnePlan vil generere og Snap-to-Grid på hendelseskartet. Muligheten er for øyeblikket i beta, spesifikt for Porta Potties, men du vil snart kunne bruke den til å kartlegge andre elementer som telt og gjøre hele arrangementsoppsettet ditt mer nøyaktig og prosessen med områdeplanlegging mer praktisk.
10. Arbeid smartere, ikke hardere
På slutten av dagen vil verktøyene dine være forskjellen mellom å jobbe hardere og å jobbe smartere. OnePlan forvandler mange av de utmattende oppgavene knyttet til utendørs festivalplanlegging, og gjør ting som å lage rapporter, kartlegging av nettsteder og samarbeid enkelt. Dette verktøyet vil spare deg for tid og penger, og frigjøre tidsplanen din for det som betyr noe. God planlegging!
Begynn å planlegge festivalen med OnePlan helt gratis i dag.
