Gratis sjabloon voor evenementenplanning door professionele evenementenplanners
Een eenvoudig te gebruiken en nauwkeurige sjabloon voor evenementenplanning in Excel, Word en PDF
Gemaakt door doorgewinterde evenementenplanners, de OnePlan Sjabloon voor evenementenplanning is een uitgebreide checklist voor evenementenplanning met inzichtelijke tips en een stapsgewijze handleiding voor het plannen en uitvoeren van uw evenementen. Download deze gratis gids over evenementenplanning, waarin de basisprincipes van het beheren van een evenement worden besproken.
Download uw gratis sjabloon voor evenementenplanning
Wat staat er in het sjabloon voor evenementenplanning?
- Controlelijst voor vergunningen en licenties
- Tips voor sitebeheer
- Kennis van crowdmanagement
- Uw evenement veilig houden
- Helpt evenementenplanners bij het identificeren van evenementenmijlpalen
- Wijs taken en mijlpalen toe aan evenementenafdelingen
- Inclusief tijdlijnen, schema's, agenda's en voorbeelden
- Pas het blad aan de behoeften van uw evenement aan
Hoe toegang krijgt OnePlan's Evenementplanningsdocument:
MELD U AAN VOOR OnePlan binnen enkele seconden gratis (geen betalingsgegevens vereist) en vervolgens:
- Klik in de linkerbovenhoek van uw dashboard op 'Sjablonen'
- Klik op de 'Formulier voor evenementenbeheer' om het te downloaden!
"Wij houden van OnePlan! Het heeft ons geholpen een compleet andere manier te vinden om onze site te gebruiken en de meest efficiënte manier om de volledige capaciteit te benutten.”
Amy Bertaut
Shrewsbury Folk Festival
Stap 1 in uw evenementenchecklist:
Vul uw evenementenoverzicht in
Voer de essentiële details van uw evenement in het planningssjabloon in. Dit omvat de naam van uw organisatie, de naam van het evenement, de locatie, de datum en de belangrijkste contactgegevens. Dit gedeelte vormt de ruggengraat van uw planningsproces en biedt een duidelijk overzicht van de fundamentele details van het evenement.
- Wat de doelen en doelstellingen van uw evenement zijn
- Wie organiseert het evenement
- Waar en wanneer het evenement zal plaatsvinden
- Wie zijn de belangrijkste belanghebbenden, dat wil zeggen de belangrijkste mensen die betrokken zijn bij het evenement en die op de hoogte moeten worden gehouden van bepaalde of alle details
Stap 2: Aannemers en hulpdiensten
Maak een lijst van de belangrijkste contractanten voor diensten zoals eten en drinken, tijdelijke elektriciteit en infrastructuur. Vergeet niet om essentiële contactpersonen voor hulpdiensten op te nemen in uw evenementenplanningssjabloon, inclusief brandweer, politie en medische ondersteuning. Deze voorbereiding is van cruciaal belang om eventuele onverwachte situaties tijdens het evenement aan te kunnen pakken.
Stap 3: Het evenementenschema maken
Het evenementenschema is een belangrijk onderdeel van elk evenementenplan. Het geeft een overzicht van de taken die moeten worden uitgevoerd in de aanloop naar het evenement, op de dag van het evenement en na het evenement. Het geeft informatie over wie voor welke taak is toegewezen. Maak gebruik van het bijgevoegde raster. Zorg ervoor dat u zoveel mogelijk details vermeldt en verspreid het schema onder alle medewerkers, leveranciers en belanghebbenden.
Stap 4: Definieer uw doelgroep en zorg voor toegankelijkheid voor iedereen
Definieer uw doelgroepprofiel en houd rekening met hun behoeften, inclusief eventuele toegankelijkheidsvereisten. Door uw evenement inclusief te maken, voldoet u niet alleen aan de wettelijke vereisten, maar verwelkomt u ook een breder publiek, waardoor de evenementervaring voor iedereen wordt verrijkt.
Stap 5: Maak een locatieplan
Maak een gedetailleerd locatieplan met behulp van OnePlan, waarmee alles wordt gemarkeerd, van tijdelijke constructies en nooduitgangen tot toiletten en afvalbeheerlocaties. Een goed doordacht locatieplan is cruciaal voor een soepele werking en het comfort van de bezoekers.
Stap 6: Beheer sanitaire voorzieningen en afvalbeheer
Gebruik de gids voor de evenementenplanningssjabloon om ervoor te zorgen dat u over voldoende sanitaire voorzieningen beschikt op basis van uw verwachte bezoekersaantallen, en bedenk een strategie voor een efficiënte afvalinzameling en -recycling om uw evenement milieuvriendelijk te houden.
Stap 7: Maak een geluidsbeheerplan
Zorg ervoor dat uw evenement een plan heeft om te communiceren met omwonenden en dat u zich houdt aan de lokale geluidsvoorschriften. Overweeg om bij grotere evenementen een geluidstechnicus in te schakelen om de juiste volumeniveaus te behouden. Een duidelijk plan voor het minimaliseren van de geluidsimpact, inclusief monitoring en indien nodig aanpassen van het geluid, zal zowel de aanwezigen als de lokale gemeenschap tevreden houden.
Stap 8: Plan uw evenementenpersoneel
Van bekwaam personeel dat toezicht houdt op verschillende aspecten van het evenement tot toegewijde stewards die de menigte beheren en professionele beveiliging die de veiligheid garandeert: elke rol speelt een belangrijke rol. Zorg ervoor dat uw team goed op de hoogte is van hun taken en toegang heeft tot het locatieplan. Adequate training en duidelijke richtlijnen stellen hen in staat situaties efficiënt aan te pakken, wat bijdraagt aan een veilige en plezierige ervaring voor alle betrokkenen.
Stap 9: Maak een verkeers- en crowdmanagementplan voor uw evenement
Plan hoe u de capaciteit en het verkeer van evenementen beheert, zodat bezoekers veilig en efficiënt kunnen bewegen. Houd rekening met openbare circulatieroutes en voertuigbeleid, vooral in geval van nood.
Stap 10: Plannen voor een veilig evenement
Uw evenement moet voor iedereen een veilige ruimte zijn. Dit omvat brandveiligheidsmaatregelen, evacuatieplannen en beleid voor verloren kinderen. Gebruik de evenementensjabloon om voor elk van deze mogelijkheden een plan en checklist te maken. Wees altijd voorbereid op zwaar weer en zorg dat u een annuleringsbeleid hanteert.
Stap 11: Breng het allemaal samen en deel het met belanghebbenden
Controleer uw voltooide evenementenplan grondig en zorg ervoor dat elk detail is overwogen en aangepakt. Deel met belanghebbenden. Vergeet niet dat flexibiliteit de sleutel is. Wees bereid om uw plan indien nodig aan te passen, tot aan de dag van het evenement.
