De Nationaal Kersenfeest is een jaarlijks evenement dat plaatsvindt in Traverse City, Michigan, ter ere van de kersenindustrie in de regio en een verscheidenheid aan evenementen biedt, waaronder livemuziek, optochten, kermisattracties, wedstrijden voor het spugen van kersenpitten, wedstrijden voor het eten van kersentaarten en meer. Het festival duurt acht dagen, heeft 2,200 vrijwilligers nodig en trekt een half miljoen tot 600,000 mensen. Het is al meer dan 90 jaar een belangrijk evenement in de ‘kersenhoofdstad van de wereld’ en trekt bezoekers uit het hele land.
Het festival is in de loop der jaren aanzienlijk in omvang gegroeid, en met die groei komt de behoefte aan effectieve planning en uitvoering met zich mee. Het Nationale Kersenfestival was op zoek naar nieuwe planningssoftware ter vervanging van de tool die ze voorheen gebruikten, Visio, die verouderd en onhandig in gebruik was. Dit is waar OnePlan komt binnen.
Brett Knaus, 17-jarige veteraan van het National Cherry Festival en directeur Event Operations, leidde de zoektocht naar een nieuwe tool, en OnePlan was de perfecte oplossing. Het festival onderzocht verschillende alternatieve planningsoplossingen, maar OnePlan was het meest gebruiksvriendelijk en economisch verantwoord.
"Ik log in en de kaart is daar", zei Knaus. “Dat was een groot verschil met eerdere planningsmethoden die we gebruikten. We moesten een screenshot van Google Earth maken, deze erin plaatsen en proberen de zaken op schaal te krijgen. Met OnePlan, elk geplaatst item is automatisch op schaal.”
Het onboardingproces verliep soepel voor het National Cherry Festival-team, dat het platform gemakkelijk begreep en aan het plannen was OnePlan binnen een week.
“Van het nauwkeurig schalen van alle objecten tot het gemak van het groeperen van gebieden en objecten in een gedetailleerde Excel-spreadsheet-indeling die onze leveranciers en aannemers kunnen lezen, OnePlan is echt een uniek bedrijf.”
Knaus vond het gemakkelijk om de afmetingen van alles te bewerken en de items die hij nodig had te dupliceren, waardoor het planningsproces veel eenvoudiger werd. Aanvullend, OnePlan laat het festival toe exporteren als PDF om eenvoudig te delen met leveranciers, evenementendirecteuren en andere belanghebbenden.
Tijdsbesparing was een van de grootste voordelen van hun overstap naar OnePlan. “Het bespaart ons een aanzienlijke hoeveelheid tijd. Omdat het zo'n groot evenement is, creëren we meerdere verschillende lay-outs. Het is een heel technisch stukje software en toch gemakkelijk te gebruiken.”
De ervaring van het Nationaal Kersenfestival met OnePlan benadrukt het belang van het gebruik van efficiënte en gebruiksvriendelijke software bij het plannen van grootschalige evenementen. Met OnePlanDankzij de kaartgebaseerde tool kan het festival het planningsproces stroomlijnen, waardoor het nauwkeuriger en efficiënter wordt. We kijken ernaar uit om samen te werken met het National Cherry Festival en kunnen niet wachten om de geweldige evenementen te zien die ze plannen OnePlan.
