SoulFest plant haar festival efficiënter door gebruik te maken van OnePlan
Planning van het grootste christelijke muziekfestival in New England
SoulFest is het grootste christelijke muziekfestival van New England. Elke zomer brengt het driedaagse evenement meer dan 75 artiesten en sprekers samen voor grootschalige muziekoptredens, workshops en paneldiscussies. Bij het evenement is ook een groot aantal verkopers aanwezig, van ministeries en christelijke scholen tot voedsel- en kledingverkopers.
Het plannen van SoulFest is een substantiële onderneming, en met een klein evenementenplanningsteam en een beperkt budget moeten de producenten vertrouwen op intelligente tools en platforms om het te verwezenlijken. Dat is waar OnePlan komt binnen.
Voor het gebruik van OnePlanOrganisator Renna zegt dat het plannen van het evenement twee weken duurde, 2 tot 3 uur per dag, plus veel late avonden. Sinds gebruik OnePlan, het duurt nu slechts 1 uur per dag gedurende 1 week. Dat is een enorme tijdsbesparing van 85%!
En het bespaart SoulFest geld, omdat het een ROI van 21x oplevert op basis van hun maandelijkse abonnement. Het is een game-changer geweest voor Renna en haar team – bekijk de video en lees verder om de details te zien.
Het alles-in-één platform dat de oude systemen verving
Renna Muhieddin is de Associate Producer voor SoulFest. Jarenlang gebruikte het SoulFest-team een combinatie van Google Maps en Photoshop voor siteplanning en spreadsheets voor al het andere. Het proces van het gebruik van Photoshop voor het plannen van de locatie en het vervolgens opblazen van dat bestand voor posters, productiekaarten en alle belanghebbenden bij het evenement was een gedoe.
“Dat was het oude systeem, en het was verschrikkelijk,” vertelde Renna. “Het was gewoon zo vervelend, en we wachtten meestal tot het allerlaatste moment om het te doen, omdat de dingen op een dagelijkse basis zo veranderen tijdens het festival.”
Ondanks de uitdagingen was het oude systeem waar Renna en haar team aan gewend waren geraakt. Ze kenden geen programma's die intelligent genoeg waren om een evenement zo groot en complex als SoulFest te plannen. Ze was sceptisch over één platform dat aan de uitgebreide behoeften van het festival zou kunnen voldoen, maar... OnePlan beloofde een alles-in-één platform te zijn, dus Renna probeerde het eens.
Ze werd niet teleurgesteld. Toen Renna SoulFest begon te plannen, had ze dat gedaan OnePlan aan haar zijde. “Ik had bijna elk element van onze kaart op de kaart staan OnePlan platform binnen twee dagen. Het was geweldig."
De 6 kenmerken die het verschil maakten
Overschakelen naar OnePlan had een enorme impact op het SoulFest-team. Hier zijn zes tools en mogelijkheden die opvielen.
1. Makkelijk te gebruiken
OnePlan is gemakkelijk te gebruiken en gemakkelijk te leren. Renna kwam snel op het perron en haar team ook. De functionaliteit is zelfs geweldig op een iPad, waardoor Renna haar sitemap ter plekke op het evenement bij de hand heeft en in realtime wijzigingen kan aanbrengen.
2. Bespaar tijd en geld
OnePlan heeft het kleine SoulFest-team veel tijd bespaard tegen een betaalbare prijs. De Photoshop-methode was extreem tijdrovend. OnePlan heeft dingen die vroeger uren duurden gemakkelijker gemaakt dan ze zich hadden kunnen voorstellen. “De $70 per maand om een site als deze te kunnen ontwikkelen is van onschatbare waarde,” zei Renna.
3. Bouw eenvoudig een sitemap
De grootste en meest directe verbetering was de mogelijkheid om elementen op schaal in de sitemap te plaatsen. De eenvoud van het in kaart brengen van objecten betekende een enorme tijdsbesparing. Renna kon eenvoudigweg de afmetingen van een tent intypen en deze direct op de kaart plaatsen. OnePlan's intelligente rekenmachines geven u op dat moment realtime objectinformatie. Voor Renna's 54 tenten betekende dat dus een echte tijdsbesparing.
4. Maak nuttige rapporten
Factuurrapporten waren ook een game-changer voor het SoulFest-team. Renna kon rapporten genereren over de hoeveelheid voorraad die moest worden besteld. Ze kon bijvoorbeeld op basis van de elementen die ze op de kaart had geplaatst en het aantal tenten dat rondom het festival zou worden opgezet, bepalen hoeveel hekwerk ze moest bestellen. OnePlan voorraadbeheersysteem.
SoulFest is een jaarlijks festival, dus de leveranciers sturen het planningsteam een lijst met wat er het voorgaande jaar is besteld. Met OnePlanMet de stuklijsttool kan het team die lijst controleren om er zeker van te zijn dat ze de juiste hoeveelheid van elk element bestellen, en ervoor zorgen dat ze niet te veel, of erger nog, niet genoeg bestellen.
5. Werk in metrische of imperiale metingen
OnePlan onlangs de mogelijkheid toegevoegd om op een schakelaar te klikken en over te schakelen van metrische naar imperiale metingen. Renna zei: "We hebben eindelijk imperiale metingen, wat zo spannend is!"
6. Gemak van samenwerking
Het gemak van samenwerken via de OnePlan platform was een ander groot voordeel voor het SoulFest-team. Vroeger was het niet mogelijk om een Photoshop-bestand te overhandigen; Renna moest alle toevoegingen en wijzigingen zelf doorvoeren. In 2021 konden de teamgenoten van Renna direct de nodige aanvullingen doen op de OnePlan kaart. “Onze terreincoördinator sprong gewoon op het platform en begon al het hekwerk aan te brengen”, zei Renna.
‘Ik kon niet stoppen met rondslingeren OnePlan aan mijn terreinmensen op het festival. Ik had zoiets van: 'We hebben nieuwe software. Het is fantastisch. Je moet dit eens bekijken.''
Renna Muhieddin
Associate producer, SoulFest
Een essentieel onderdeel van de werking van SoulFest
Renna is al druk bezig met het plannen van het volgende SoulFest. Zij en haar team willen de lay-out van het festival veranderen en iets geheel nieuws op de markt brengen. Omdat er slechts twee fulltime medewerkers aan het project werken, OnePlan is een essentieel onderdeel van de operatie geworden.
As OnePlan zich blijft ontwikkelen, is Renna enthousiast over nieuwe tools en mogelijkheden. Met de nieuwe objectarray-tool kan Renna's team bijvoorbeeld tenten perfect op de plattegrond plaatsen. Ze kunnen invoeren hoeveel tenten er nodig zijn, evenals de afstand ertussen OnePlan zal genereren en snap-to-grid op de evenementenkaart.
De mogelijkheid bevindt zich momenteel in de bètafase, maar Renna kijkt er naar uit om deze te kunnen gebruiken om tenten in kaart te brengen en de volledige lay-out van hun evenement nauwkeuriger te maken en het proces van locatieplanning gemakkelijker te maken. “Het is van cruciaal belang dat je echt rekening houdt met de afstand tussen objecten”, vertelt Renna.
Deze Array-tool is nu live OnePlan, dankzij de feedback van Renna en andere organisatoren. Je kunt de nieuwste functies zien die we hebben toegevoegd op de Pagina Productupdates.
Plant u een festivalterrein zoals Renna? Aan de slag met OnePlan <p></p>
