Toen Kristen Hudgins van TRC Events haar jaarlijkse kunst- en handwerkshow voor Kerstmis in juli begon te plannen, gebruikte ze een gratis applicatie die simpelweg niet voldeed. Het voortdurende knippen en plakken, de onnauwkeurigheden en de hoofdpijn leidden haar aandacht af van de daadwerkelijke planning van het evenement – waardoor ze haar tijd moest besteden aan het werken en herwerken van een minder dan perfecte plattegrond.
Toen ontdekte Kristen het OnePlan. Ze heeft nu vier afzonderlijke evenementen gepland OnePlan met ruim 5,000 deelnemers. Hier zijn vijf dingen die opvallen.
1. Infrastructuur (vooral tenten!)
Kristen's Kerst in juli-evenement brengt tientallen kunstenaars samen op een lokale boerderij voor een dag waarop ze hun goederen kunnen verkopen. Hiervoor zijn tenten nodig – heel veel!
"We hebben meer dan 170 tenten en exposanten tijdens het Kerstmis in juli-evenement", deelde Kristen. “De mogelijkheid om de tenten op te schalen en ervoor te zorgen dat alles perfect geplaatst is, is een groot voordeel van OnePlan. Het heeft mij enorm veel tijd bespaard en ik heb meer vertrouwen in mijn sitemap.”
OnePlan stelt Kristen in staat aangepaste tentformaten te modelleren, zodat haar plattegrond tot op de centimeter nauwkeurig is, zowel qua locatie als qua schaal. Dit is essentieel, omdat een misrekening van zelfs maar een paar centimeter kan leiden tot het blokkeren van een uitgang of tot overbevolking. OnePlan is nauwkeurig. Voer exacte afmetingen in (imperiaal of metrisch) voor alle gebeurteniselementen in het bestand OnePlan studio.
2. Leveranciersbeheer
Van tentverhuur en voedselverkopers tot de tientallen artiesten waarmee Kristen samenwerkt tijdens haar kerstevenement in juli: leveranciersbeheer is een belangrijk onderdeel van haar proces. Gelukkig, OnePlan is ingesteld voor leveranciersbeheer. Elk item dat op een kaart wordt geplaatst, heeft een sectie voor leveranciersbeheer waar planners informatie kunnen volgen, zoals de naam van de leverancier, de kosten, de in- en uitdatum en de beschikbaarheidsstatus. Meer informatie over het beheren van leveranciers in OnePlan.
Bovendien is het gemakkelijk om samen te werken OnePlan maakt het gemakkelijk om leveranciers in elke fase van het proces te betrekken.
"Mijn leveranciers waarderen het enorm dat ik ze bij het proces kan betrekken. OnePlan maakt het beheren van leveranciers zoveel eenvoudiger, omdat alles in één systeem zit.”
Kristen Hudgins
TRC-evenementen
3. Tijdwinst
OnePlan heeft veel processen gestroomlijnd, waardoor Kristen veel tijd heeft bespaard. Bijvoorbeeld, OnePlanDe tool Bill of Quantities telt automatisch de items die op haar sitemap zijn geplaatst, zodat ze op één plek kan zien welke infrastructuur en items ze nodig heeft. Het berekent en toont automatisch de artikelen die ze bij leveranciers moet betrekken.
Laten we eerlijk zijn: het plannen van evenementen is niet eenvoudig en het beheren van een miljoen bewegende onderdelen tegelijk kan tijdrovend zijn. We willen allemaal onze tijd besteden aan datgene waar we goed in zijn: evenementen magisch maken! Wat we niet willen, is kostbare uren besteden aan het bouwen van ondermaatse kaarten of aan de logistiek van leveranciers, omdat we niet over de tools beschikken om onze tijd en het geld van onze klant te besparen. OnePlan elimineert of vereenvoudigt vervelende taken. Evenementplanners besparen tijd, waardoor ze zich kunnen concentreren op de belangrijkere details.
4. Samenwerking
Hoewel Kristen de enige evenementenplanner achter TRC Events is, heeft samenwerking en het gemak van delen nog steeds een grote prioriteit voor haar. Ze moet haar klanten en leveranciers op de hoogte houden. Dat is waar OnePlan's samenwerkingsfunctionaliteiten zijn goed van pas gekomen.
gebruik OnePlan maakte samenwerking met de belangrijkste belanghebbenden eenvoudiger dan ooit. Voor OnePlanBij haar eerdere methoden voor evenementenplanning moest ze elk element van haar evenementenplan kopiëren en plakken om naar belanghebbenden te sturen om ze op de hoogte te houden. OnePlan maakt eenvoudige samenwerking en delen met belanghebbenden mogelijk. Het delen van relevante mensen in het plan gebeurt met slechts één klik, en door hen alleen-lezen-toegang te geven, kunnen ze niets aan het plan wijzigen. Ze heeft haar plan ook met de aanwezigen gedeeld door de screengrab-functie te gebruiken OnePlan en een foto van haar plan op haar website plaatsen. Bezoekers en leveranciers kunnen eenvoudig de evenementenkaart zien en weten precies waar ze heen moeten.
Kristen heeft een visie voor haar evenementen, maar het is soms moeilijk om die visie om te zetten in iets concreets om aan klanten en andere belanghebbenden te laten zien. Met meer gedetailleerde kaarten en verschillende manieren van bekijken, OnePlan heeft Kristen geholpen haar ideeën op een spannendere en levendigere manier te illustreren, waardoor meer samenwerking in realtime mogelijk is.
5. Een nauwkeurigere en gedetailleerdere sitemap
Parkeren, toiletten, tenten en verkopers zijn slechts enkele van de elementen die moeten worden geïllustreerd op de plattegrond van Kerstmis in juli. Met OnePlan, zijn de plattegronden van Kristen nu nauwkeuriger en gedetailleerder. Niet alleen vanwege de planning van haar evenementenlocatie waar ze klaar mee is OnePlan maar ook met behulp van de OnePlan's selectie van actuele 2D-, HD-, lucht- en satellietkaarten om uw evenementen te plannen. Kristen kan kaarten met hoge resolutie en afbeeldingen van mondiale locaties bekijken en schakelen met meerdere opties, waaronder kaart-, satelliet- en zwart-witmodus.
Kristen's evenement heeft ook unieke items die niet bij elk evenement worden gebruikt, waaronder een vuurplaats, ringwerpspellen, een kinderboerderij – elk van deze unieke items heeft een op maat gemaakt pictogram in OnePlan. "OnePlan betekent dat ik mijn kerstevenement nu nauwkeurig kan plannen. Het is supernauwkeurig, wat mij vertrouwen geeft als ik ter plaatse kom”, aldus Kristen.
Aan de slag met OnePlan gratisof boek een demo van 15 minuten met een van onze evenementenplanningspecialisten om uw evenement te starten OnePlan .
