Elk jaar houden gemeenschappen in de Verenigde Staten op Thanksgiving de Turkey Trots – evenementen die doorgaans worden gehouden om geld in te zamelen voor een goed doel, terwijl ze wat calorieën verbranden vóór de grootste feestdag van het jaar.
Festival Foods is een supermarktketen met 40 winkels verspreid over de staat Wisconsin. Ze organiseren elf jaarlijkse kalkoendravers – allemaal tegelijkertijd – om mensen aan te moedigen actief te zijn en tegelijkertijd iets terug te geven aan hun gemeenschap, waarbij de opbrengst naar de Boys & Girls Clubs en YMCA’s gaat in de gemeenschappen waar de evenementen plaatsvinden. Tot nu toe hebben ze ruim 3.6 miljoen dollar opgehaald met ruim 138,000 deelnemers.
De complexiteit van het plannen van 11 hardloopevenementen op dezelfde dag
Het Festival Foods Turkey Trots is een enorme onderneming, met evenementen die tegelijkertijd op meerdere locaties plaatsvinden. Het team moet veel personeel, verkopers en andere belanghebbenden aansturen. Hardloopevenementen zijn altijd complex. Ze vereisen een aanzienlijke planning om de veiligheid van zowel deelnemers als toeschouwers te garanderen, waarbij vaak wegafsluitingen en samenwerking met lokale functionarissen nodig zijn. Crowdmanagement vormt een uitdaging omdat er rekening moet worden gehouden met zowel de menigte lopers als de toeschouwers en het personeel. Elementen zoals incheckstations, slagbomen, toiletten, waterstations, medici en verkeersborden moeten op een plattegrond worden geplaatst om ervoor te zorgen dat het team alles heeft wat ze nodig hebben op de racedag. Voor Festival Foods werden deze uitdagingen groter naarmate hun races dat deden.
“We zijn in 2008 begonnen met drie racelocaties”, vertelt Brian Stenzel, Senior Director Community Involvement bij Festival Foods. "Nu zijn we met elf, allemaal op hetzelfde tijdstip in de hele staat."
Jarenlang plaatste het planningsteam screenshots van Google Earth in PowerPoint en voegde pinnen toe om elementen op hun evenementensites te plaatsen. Het was moeilijk om georganiseerd te blijven, vooral omdat het uitgroeide tot elf gelijktijdige evenementen.
Het ontdekken van OnePlan
Toen het planningsteam een workshop bijwoonde op een Running USA-conferentie, leerden ze erover OnePlan, software voor evenementenplanning die gedetailleerde en nauwkeurige plattegronden van de locatie en naadloze samenwerking met meer dan 130 evenementspecifieke elementen mogelijk maakt. Het idee om één account te hebben voor 11 races was een opwindend vooruitzicht. Ze besloten het eens te proberen.
Festival Foods heeft een kernteam van zes mensen die werken aan de Turkey Trots. “We zijn met zijn tweeën actief bezig met het bouwen en bewerken in One Plan”, vertelt Brian. “Maar we delen het met alle racedirecteuren. Elk van de 11 locaties heeft een lokale racedirecteur in die stad. We hebben de 'View Only'-versie zowel met hen als met onze leveranciers gedeeld."
Festival Foods Turkije Trot-evenementplan
Voordelen van het gebruik van Festival Foods OnePlan
De mogelijkheid om hun sitemap te delen met belanghebbenden en hun mogelijkheid om deze te bekijken of te bewerken aan te passen op basis van hun rol en behoeften, was geweldig voor het Festival Foods-team. “Vooral voor racedirecteuren was het geweldig”, aldus Brian.
OnePlan is ook buitengewoon nuttig geweest vanwege de hardloopspecifieke en andere elementen. Het Festival Foods-team kan hun routes, start- en finishgebieden, kegels, afslag- en rechte borden, politielocaties, vrijwilligerslocaties, porta potties, hulpposten, DJ's, luidsprekers, generatoren, parkeerterreinen, indoor terreinplannen, tenten, tafels uitstippelen. en zoveel meer. “Ik open gewoon het menu en ga rechtstreeks naar de zoekbalk om te zoeken naar wat ik nodig heb. Het is gemakkelijk,” zei Brian.
Het Festival Foods-team maakt regelmatig gebruik van OnePlan's berekeningsfuncties zoals de tool voor de stuklijst, die automatisch de hoeveelheden van elk nodig element berekent op basis van het siteoverzicht. Dashboardrapporten tonen u alle inventaris die op de kaart is geplaatst en exporteren een uitgebreide meetstaat naar een CSV-bestand. "Toen we Google Earth gebruikten, moest je bovenliggende mappen maken en alles daaronder was heel moeilijk te vinden", zegt Brian. “In One Plan was het dashboard erg nuttig. Zelfs het tellen van het aantal afslagborden naar links dat we nodig hebben, is heel eenvoudig in One Plan.”
Stevens Point – Festival Foods-evenementenplan
OnePlan werd het afgelopen jaar flink op de proef gesteld toen het team van Festival Foods een extra race aanging. “Stevens Point was dit jaar gloednieuw, dus One Plan was uiterst nuttig om alles daar op te zetten”, aldus Brian. Het team kon hun sitemap delen met de lokale racedirecteur om alle racedetails op één lijn te krijgen.
Het team bespaart er zowel tijd als geld mee OnePlan, en ze zijn van plan het programma te blijven gebruiken voor toekomstige trots in Turkije. Ze hopen dat er binnenkort mijlmarkeringen aan de elementen in het hardlooppakket worden toegevoegd, en ze werken samen met de OnePlan team om de software te integreren met hun eigen evenementenapp.
Kortom, OnePlan is een game changer geweest voor het Festival Foods-team, waardoor ze zich konden concentreren op het belangrijke werk van het organiseren van fantastische evenementen en iets teruggeven aan de gemeenschappen waarin ze actief zijn.
Klik hier voor meer informatie over het plannen van hardloopevenementen met OnePlan.
