Gelegen in het hart van Townsville in Queensland, Australië, de Noord-Australië Festival van de Kunsten (NAFA) is niet jouw typische kunstfestival; het is een inclusief, organisch en open access festival met alle vormen van kunst en performance. Het wordt georganiseerd door de Townsville City Council (TCC), beslaat twee weken en viert een indrukwekkend scala aan kunstgenres. Van zorgvuldig uitgekozen, samengestelde vitrines tot randevenementen met open toegang, NAFA heeft iets voor elke kunstliefhebber. Elk jaar komt het festival tot leven met de deelname van ongeveer 1,000 artiesten, getuige van meer dan 470 boeiende optredens en een enthousiast publiek van ongeveer 52,000 bezoekers, waardoor het het grootste evenement is dat door de gemeenteraad van Townsville wordt georganiseerd.
We spraken met Lachlan Welsh, de festivaldirecteur van NAFA, voor een diepgaande discussie over hun festivalmanagementtraject en hoe OnePlan heeft hun planningsproces opnieuw vormgegeven.
NAFA eerder plannen
Het plannen van een festival als NAFA is geen sinecure. Festivaldirecteuren en hun teams worstelen met logistieke uitdagingen, van het samenstellen van diverse optredens tot het garanderen van veiligheidsprotocollen, terwijl ze moeten jongleren met beperkte ruimtes en steeds veranderende eisen. Elke centimeter van de locatie wordt een puzzelstukje, en de uitdaging ligt niet alleen in het in elkaar passen ervan, maar ook in het op een manier doen die een geweldige ervaring voor de bezoekers creëert.
Lachlan vertelde hoe de planning er voorheen uitzag OnePlan, met herinneringen aan de tijd dat ze tools als Publisher en CAD gebruikten. Hoewel deze tools planningsopties boden, schoten ze vaak tekort. De complexiteit van CAD en het gebrek aan gebruiksgemak vormden een uitdaging, terwijl Publisher niet de vereiste nauwkeurigheid bood. De belangrijkste hindernis? Ervoor zorgen dat elk onderdeel van het festival perfect in beperkte ruimtes past, zonder concessies te doen aan cruciale veiligheidsaspecten zoals evacuatieroutes.
OnePlan te hulp schieten
Toen NAFA ontdekte OnePlan, was het eerste kenmerk dat opviel de nauwkeurige schaling.
“De schaalvergroting is essentieel,” benadrukt Lachlan, terwijl hij beschrijft hoe vertrouwen in de ruimtelijke ordening een evenement kan maken of breken. “Vooral als je zoveel spullen in een krappe ruimte probeert te passen. Nu, gebruiken OnePlan, ik heb er vertrouwen in dat het gaat passen. Ik weet dat ik toegang heb tot alles wat ik nodig heb en dat ik over de juiste evacuatieroutes zal beschikken.'
Maar OnePlan ging niet alleen om nauwkeurigheid. Het ging om efficiëntie. Met kant-en-klare sjablonen hoefden teams niet langer het wiel opnieuw uit te vinden door basisstructuren te ontwerpen.
“Het bespaart enorm veel tijd als je alles op een sjabloon hebt staan. Je hoeft je toiletten niet te ontwerpen, je hoeft de tenten of de pop-up 3x3's niet te maken – het zit allemaal gewoon in OnePlan, wat zoveel tijd bespaart”, aldus Lachlan.
Voorts OnePlan's HD-kaarten brachten het planningsspel naar een hoger niveau. OnePlan's HD-kaarten worden voortdurend bijgewerkt en bieden de meest recente versie van uw evenementensite. Deze realtime, bijgewerkte mapping speelde een belangrijke rol bij het nemen van weloverwogen beslissingen in een fractie van een seconde, waardoor giswerk werd geëlimineerd.
“Het festival wordt gerund door de gemeenteraad van Townsville, dus ik heb toegang tot veel van de plannings- en GIS-kaartsystemen van de stad, maar zelfs dat is ouder dan wat ik kan krijgen via de HD-kaarten in OnePlan”, zegt Lachlan. “De kaarten zijn nooit hetzelfde, zelfs niet door de seizoenen heen, zoals hoe groot het bladerdak is tussen een droog seizoen en een nat seizoen. Dan kun je kijken of je die vrachtwagen met een container achterop over de oprit kunt krijgen zonder de overkapping te raken.”
Dieper graven: gebruiken OnePlan om ondergrondse planning op te lossen
Een van de OnePlanDe beste eigenschappen van het programma zijn de mogelijkheid om CAD-documenten over uw evenementenplan heen te leggen. Waarom is dit zo belangrijk? NAFA's belangrijkste locatie herbergt een doolhof van ondergrondse nutsvoorzieningen – van hoogspanningskabels tot kritische communicatievezels. Lachlan vertelde over een bijzonder stressvolle gebeurtenis waarbij een ongeplande pin een waterbank doorboorde, wat leidde tot een reparatierekening van maar liefst 10,000 dollar en een aanzienlijke waterstoring. Fouten die nu tot het verleden behoren met OnePlan.
Maar het gaat niet alleen om het ontwijken van obstakels; het gaat over ruimteoptimalisatie. Lachlan vertelt hoe OnePlanDankzij hun precisie konden ze een tent perfect over ondergrondse betonblokken plaatsen, waardoor er geen ruimte voor fouten was.
“Het was centimeter-perfect vanaf waar ik het deed OnePlan naar de plek waar de man de pinnen insloeg”, zegt Lachlan. “Het visualiseren van de ondergrond is cruciaal. Door bestaande ondergrondse serviceplannen over elkaar heen te leggen, kunnen evenementmanagers enorm veel dollars besparen.”
Communicatie en updates stroomlijnen met OnePlan
Een van de baanbrekende voordelen van OnePlan is de mogelijkheid om uw plan te delen met aannemers. In het verleden was het beheren van planversies een logistieke nachtmerrie, waardoor er meerdere versies ontstonden. Het was een constante strijd om ervoor te zorgen dat iedereen over de nieuwste update beschikte. Vaak arriveerden aannemers op de locatie met een verouderd plan, wat voor verwarring en vertragingen zorgde.
Echter, OnePlanDe realtime deelfunctie heeft een revolutie teweeggebracht in dit proces. Nu heeft iedereen op elk moment toegang tot het meest actuele abonnement. U hoeft niet meer te twijfelen of iemand de nieuwste versie heeft ontvangen of op zoek te gaan naar verouderde exemplaren. Het is een naadloos proces waarbij één enkele link wordt gedeeld en aannemers het plan indien nodig kunnen bekijken of afdrukken.
“Door plannen met aannemers te kunnen delen, kunnen ze hun hobbels en hobbels beter plannen – en begrijpen wat er mogelijk in de weg zit als ze een vrachtwagen op de bouwplaats brengen en hoe ze in en uit kunnen komen . Ze kunnen hun bemanning voorbereiden om te begrijpen hoe het evenemententerrein eruit zal zien en waar ze moeten zijn”, zegt Lachlan.
Zelfs veranderingen op het laatste moment zijn niet langer reden tot bezorgdheid; Lachlan en zijn team passen eenvoudigweg het plan aan, en de update is direct beschikbaar voor alle betrokkenen.
De kwantificeerbare impact van OnePlan
OnePlan is van cruciaal belang geweest voor een substantiële vermindering van het aantal handmatige locatiebezoeken. Lachlan schatte een besparing van tien tot twaalf locatiebezoeken alleen al tijdens de planningsfase.
“Nu zou ik het prettig vinden om niet ter plaatse te gaan en buiten de deur te werken OnePlan omdat ik er zeker van ben dat het zo nauwkeurig is en dat alles zal blijven waar het is”, legt hij uit.
Deze bespaarde uren, die voorheen werden besteed aan handmatige metingen en schaalverificaties, worden nu besteed aan het verbeteren van de festivalervaring.
Toewijding aan maatwerk
Dat blijkt uit de ervaring van NAFA OnePlan's transformatieve capaciteiten. Van het zorgen voor spot-on plaatsing van tenten tot het voorkomen van kostbare ondergrondse schade aan nutsvoorzieningen, OnePlan onderscheidt zich als een onmisbare aanwinst voor evenementenplanners wereldwijd.
“Het is behoorlijk spannend om het traject en de evolutie van te zien OnePlan. Wat opvalt OnePlan Zo kunnen we verbeteringen voorstellen en die suggesties vervolgens daadwerkelijk tot leven zien komen. Je kunt duidelijk zien dat het een bedrijf is dat zich wil ontwikkelen, wat goed is om te zien in deze branche. Omdat deze branche voortdurend verandert en het hebben van software die gelijke tred houdt, van cruciaal belang is.”
Het verhaal van Lachlan en het NAFA-team laat zien dat bij het plannen van evenementen gebruik wordt gemaakt van hulpmiddelen als OnePlan geeft u niet alleen kennis en controle, maar leidt ook tot preciezere en veiligere gebeurtenissen en uiteindelijk tot grotere successen.
Een festival plannen? Aan de slag met OnePlan <p></p>
