Rat Race's Man vs Coast is een jaarlijkse race in Cornwall, VK, ontworpen om het mentale en fysieke uithoudingsvermogen van meer dan 2,500 deelnemers te testen. Dit evenement duurt een hele dag en is verre van een standaard wegrace: het speelt zich af op ruig terrein en omvat deelnemers die rotsklimmen, sprongen en korte zwembewegingen maken.
We spraken met de productiemanager, Andras Palinkas, over de nauwgezette planning die nodig is voor het Man vs Coast-evenement, van gezondheid en veiligheid tot het zorgvuldig uitstippelen van routes en het beheersen van de menigte voor toeschouwers en verkopers.
Foto's © Ratrace
Overschakelen naar OnePlan voor een eenvoudiger oplossing
Nadat hij eerder niet-gespecialiseerde tools had gebruikt, waaronder Google Maps en Powerpoint, schakelde Andras over op OnePlan om een nauwkeurige routeplanning voor het 22 kilometer lange terrein mogelijk te maken en om een effectieve manier te garanderen om de menigte bij de start- en finishpunten te organiseren.
"OnePlan is snel, gemakkelijk te gebruiken en een uitstekend visueel hulpmiddel om te delen met belanghebbenden.”
Andras Palinkas
Productiemanager, Rat Race
Hij vindt het platform essentieel als een manier om te communiceren met belanghebbenden, waaronder zijn productieteam en het bredere raceteam, maar ook medici, voedselverkopers en leveranciers van de feesttenten en infrastructuur. “OnePlan is snel, gemakkelijk te gebruiken en een uitstekend visueel hulpmiddel om te delen met belanghebbenden”, zegt Andras.
Eén enkele bron van waarheid voor meerdere evenementen
De race, gelegen op een prachtige locatie, moedigt lopers aan om vrienden en familie mee te nemen om 'een tijdje te blijven en Cornwall midden in de zomer te ervaren'. Daarom is er een breed scala aan infrastructuur nodig om het evenement te laten verlopen.
Andras vervolgt: “Er zijn een aantal locaties voor dit evenement – de belangrijkste is een veld naast de Land's End Landmark-attractie. We hebben een 12×24 feesttent, bar, voedselverkopers, toiletfaciliteiten en drinkwater ter plaatse. Dit veld is ook de thuisbasis van een van onze campings en het volgende veld is een parkeerplaats voor de deelnemers.”
"OnePlan is voor ons de ideale alles-in-één oplossing.”
Andras Palinkas
Productiemanager, Rat Race
Naar aanleiding van de impact van het uitstel van Covid vorig jaar Mens versus kust evenement heeft het Rat Race-team zijn inspanningen dit jaar verdubbeld. “Omdat we dit jaar twee evenementen achter elkaar organiseren, moeten we twee campings en twee parkeerplaatsen runnen in plaats van één”, legt Andras uit.
Andras heeft een breed scala aan tools gebruikt OnePlan, inclusief het ontwerpen van het evenemententerrein met de juiste infrastructuur, catering, verkeersmanagement en crowdflow om één enkele bron van waarheid te hebben om de opeenvolgende evenementen te stroomlijnen. "OnePlan is voor ons de ideale alles-in-één oplossing”, zegt hij.
Eén accuraat platform voor een evenement op meerdere terreinen
Het Man vs Coast-team gebruikt meerdere functies in OnePlan om het evenement te bezorgen. Denk hierbij aan het meten van afstanden en oppervlakten, het berekenen van het aantal dranghekken en hekwerken, maar ook het optimaliseren van de parkeercapaciteit. In alle gevallen is nauwkeurigheid in het evenementenplan van cruciaal belang als ze zich ter plaatse verplaatsen.
“Wij profiteren echt van de nauwkeurigheid OnePlan is”, zegt Andras. “Het stelt ons in staat om samen te werken met ons hele team en met onze leveranciers, partners en vrijwilligers om ervoor te zorgen dat het evenement correct en zoals gepland wordt opgezet.”
Het Rat Race-team deelt het evenementenplan eenvoudig met belanghebbenden en onderaannemers, die in aantal toenemen naarmate het evenement dichterbij komt en die het evenementenplan nu direct kunnen begrijpen. “Het feit dat we één allesomvattend evenementenplan hebben dat elke stakeholder kan bekijken, stroomlijnt ons proces en bespaart ons veel tijd”, zegt Andras.
Het feit dat we één allesomvattend evenementenplan hebben dat elke stakeholder kan bekijken, stroomlijnt ons proces en bespaart ons veel tijd.”
Andras Palinkas
Productiemanager, Rat Race
Gezien de aard van het evenement over ruige grond en water, hebben Andras en zijn team er ook waarde aan gehecht OnePlan voor het aansturen van personeel en artsen. Naast de risicobeoordelingsplanning zet het Man vs Coast-team ook medisch personeel en ambulances langs de route in, en kan het de posities van medici live volgen met behulp van de Live Staff-functie. Eventuele incidenten kunnen in realtime worden gerapporteerd, waardoor een veilig en efficiënt evenement wordt gegarandeerd.
"OnePlan is voor ons de ideale alles-in-één oplossing. Het bespaart ons tijd en geld, vermindert de risico's en verbetert de manier waarop we onze belanghebbenden bij evenementen beheren”, zegt Andras.
Om te proberen OnePlan voor uw volgende evenement, klik hier om Meld je aan en begin met plannen!
