De Ronde van Groot-Brittannië en de Women's Tour breken af met de oude manieren om wielerwedstrijden te plannen om in plaats daarvan te gebruiken OnePlan. Het plant het uit meerdere fasen bestaande, nationale evenement in ons gebruiksvriendelijke, nauwkeurige platform, waardoor honderden uren aan planning worden bespaard, de efficiëntie wordt verhoogd en de duurzaamheid wordt bevorderd.
Elk jaar komen talloze vrijwilligers, werkers, toeschouwers, 20 teams en 120 wielrenners samen voor de Ronde van Groot-Brittannië, het grootste en meest prestigieuze fietsevenement van het Verenigd Koninkrijk. De Ronde van Groot-Brittannië beslaat 1,352 kilometer (840 mijl) verdeeld over acht etappes. De race begint in Schotland en baant zich een weg door Engeland en eindigt op een van de meest zuidelijke punten, The Needles op het Isle of Wight. WhHoewel de energie van de race zeker hartkloppend zal zijn, zouden de planning en infrastructuur achter de schermen dat niet moeten zijn.
Ervoor zorgen dat elk logistiek detail volgens plan verloopt Zoete plek, een sportevenementenbedrijf dat de grootste wielerwedstrijden van Groot-Brittannië ondersteunt. De complexe choreografie van de plaatsing van verkopers en voertuigen, veiligheidsprotocollen, tenten, podia en start- en finishlijnen vallen onder hun bevel. Deze moeten allemaal worden gepresenteerd een gedetailleerde en gestructureerde briefing voor professionele ruiters als onderdeel van De Racecircuit Union Cycliste Internationale (UCI), het wereldbestuur voor sportwielrennen.
Om de naleving en naleving ervan te garanderen bijgewerkte UCI 2021 veiligheidsvoorschriften, Sweetspot maakt nu gebruik van OnePlan, het enige speciale platform voor de planning van fietsevenementen.
Een vermindering van 75% in locatiebezoeken en een kostenbesparing die een drievoudige ROI oplevert
SweetSpot-gebruik OnePlan om aanzienlijke personeelstijd en kosten te besparen bij het plannen van de Ronde van Groot-Brittannië en de Women's Tour. Historisch gezien waren de processen afhankelijk van lokale autoriteiten en locaties die DWG-bestanden aanleverden om als basiskaart te gebruiken, wat weken kon duren voor goedkeuring. Nu met OnePlankunnen ze onmiddellijk beginnen met plannen, zonder dat daar CAD-specialisten voor nodig zijn, waardoor het beoordelings- en goedkeuringsproces met hun belanghebbenden met weken wordt versneld.
gebruik OnePlan betekent dat de Ronde van Groot-Brittannië en de Women's Tour efficiënter kunnen worden gepland, waarbij afstanden automatisch nauwkeurig worden gemeten binnen het product. Deze efficiëntieverbeteringen hebben geleid tot een geschatte reductie van 75% in locatiebezoeken en een harde kostenbesparing van 8-10 per jaar door minder uitbesteding van CAD-specialisten, wat een drie keer zo grote ROI oplevert door gebruik te maken van OnePlan.
Het doel: Plan elke etappe van de Ronde van Groot-Brittannië 2022 op één intuïtieve, deelbare kaart
Hoewel er tal van softwareplatforms op de markt waren voor registratie, marketing en uitnodigingen, was geen enkele specifiek genoeg om vanaf één platform een deelbaar beeld van evenementenplaatsingen te bieden aan een breed scala aan belanghebbenden.
Handmatige processen waren tijdrovend en brachten kosten met zich mee
- Versiebeheer
- normalisering
- Reistijd naar podiumgebieden
"Ik zou met elke autoriteit moeten spreken voor elk DWG-bestand van hun lokale locatie, dat beschikbaar is voor het hele land", zegt Rob. “Dan liet ik onze CAD-expert een kaart maken op basis van mijn schetsen, waarbij ik te veel heen en weer moest.”
Er waren talloze wijzigingen en last-minute bewerkingen, wat extra kosten met zich meebracht, aangezien elke keer dat Rob terugging om om een bewerking te vragen, er weer kosten in rekening werden gebracht. “Het was tijdrovend en duur. Niet ideaal."
Bovendien lijkt elke versie in grote lijnen op elkaar, dus versiebeheer was altijd een probleem. Voor elke PDF is er het proces om deze te maken, te labelen en naar de juiste mensen te e-mailen om hun feedback te krijgen en vervolgens het updateproces opnieuw te starten.
Een betere manier van plannen
Snel vooruit naar de Ronde van Groot-Brittannië van dit jaar met behulp van OnePlan: de kaart wordt automatisch bijgewerkt en iedereen heeft toegang. Volgens Rob was de leercurve minimaal, vereiste er geen programmeerkennis en compenseerde het ruimschoots de kosten van het uitbesteden van CAD-ontwerpen.
"Met OnePlan, plannen zijn zes maanden van tevoren klaar, en ze zijn een ‘levend ding’ tot de dag vóór de race in plaats van weken ervoor”
Rob Kennison
Finish-directeur SweetSpot
Op dit moment maken acht gebruikers bij SweetSpot gebruik van OnePlan om de evenementen te plannen en meer dan honderd aannemers en leveranciers, waaronder verschillende leveranciers en belanghebbenden in talloze organisaties, gebruiken het evenementenplan bij de voorbereiding en installatie ervan. Naast gemakkelijke toegang zorgen meer dan 150 fietsspecifieke pictogrammen voor slepen en neerzetten voor gebruiksgemak bij het plaatsen van:
- Tenten en bars in de horecaruimte of op exposities
- Keukens en koelwagens voor de leveranciers
- Schermen
- Plaatsing van podia, barrières en veiligheidsmaatregelen
- Indeling voor exposities, ontmoetingsplekken en technische finishzones met evenementencontrole-eenheden
- Mobiele eenheden zoals campers voor vergaderingen en een welzijnsruimte voor de bemanning
- Parkeercapaciteit in beperkte ruimtes en VIP-ruimtes
- Cameraruimtes voor tv-productie
Bespaar 300 uur om het meerfasige evenement te plannen
gebruik OnePlanRob en zijn team hebben niet alleen kosten bespaard, maar hebben ook hun locatiebezoeken en reizen gehalveerd, wat voor slechts één van de zeven etappes zeven uur heen en terug met de auto zou kunnen kosten.
Bovendien, waar Rob ooit drie dagen aan tekeningen voor elke fase besteedde voordat hij de bewerkingen aanbracht, heeft hij het proces verfijnd tot anderhalve dag, waardoor hij zichzelf bijna 300 uur heeft bespaard.
OnePlan heeft ook de duurzaamheidsinspanningen van het agentschap opgevoerd door hen de extra uitstoot te besparen die elk bezoek aan de locatie uitstoot. “Als je de brandstofprijs en de milieubelasting erbij optelt, is het beter dan autorijden voor vergaderingen die ik net zo gemakkelijk vanuit huis kan houden als ik in de auto werk. OnePlan. '
“Het positieve is dat ik op afstand een teamvergadering kan bijwonen, mijn scherm kan delen en een item kan laten zien zonder dat ik veel bezoeken hoef te ondergaan alleen maar om de ruimtes te meten. Ik heb het item voor het podium, ik weet welke maat het is, en ik kan het op de OnePlan kaart om te zien of deze aan de specificaties voldoet, wat een gamechanger is”, herhaalt Rob.
Het feit dat er minder locatiebezoeken nodig zijn voor de Ronde van Groot-Brittannië en de Women's Tour levert een echt duurzaamheidsvoordeel op. Rob zegt: “Uit onze berekeningen blijkt dat er nu 75% minder sitebezoeken nodig zijn OnePlan vermindert ook onze CO2 -uitstoot met 2.2 ton per jaar.”
"Uit onze berekeningen blijkt dat er nu 75% minder locatiebezoeken nodig zijn OnePlan vermindert ook onze CO2-uitstoot met 2.2 ton per jaar."
Rob Kennison
Finish-directeur SweetSpot
Als de eerste wielrenner dit jaar de finish van de Ronde van Groot-Brittannië passeert, denken Rob en zijn team al na over het evenement van volgend jaar. Er gaan duizenden uren zitten in het plannen van een evenement van deze omvang met meerdere etappes, honderden fietsers en duizenden bezoekers, verspreid over heel Groot-Brittannië. Het is een stuk eenvoudiger geworden met OnePlan. “Het is geweldig om te weten dat alle racespecifieke faciliteiten voor elke etappe aanwezig zijn en dat we ook de nieuwste UCI-reglementen kunnen overtreffen.”
