South Fayette Township, een district in Pennsylvania met ongeveer 18,000 inwoners, bruist het hele jaar door van gemeenschapsevenementen. Van Movies in the Park tot de grote South Fayette Community Day, er wordt een groot aantal evenementen georganiseerd.
Paula Willis, directeur parken en recreatie in South Fayette Township, Pennsylvania, beheert de planning en uitvoering van deze evenementen in verschillende gemeenschapsparken en in de hele township. Ze vertelt ons hier hoeveel eenvoudiger het plannen van evenementen nu is dankzij OnePlan.
Overstappen van niet-gespecialiseerde tools
Voor gebruik OnePlan, was het planningsproces van Paula sterk afhankelijk van het maken van schermafbeeldingen van Google Earth en het plaatsen ervan in Photoshop. Ook al was dit functioneel, deze tools zijn niet afgestemd op de behoeften op het gebied van evenementenplanning en brachten uitdagingen met zich mee met betrekking tot de nauwkeurigheid van de verhoudingen. Paula herinnert zich het fysiek opmeten van ruimtes om zich voor te stellen hoe de ruimte eruit zou zien en of deze zou passen.
“Vroeger gingen we met een kleine wielmaat op pad en vroegen ons af hoe deze tentmaat er in deze ruimte uit zou zien en zou hij passen? We zouden het eigenlijk moeten uitspuiten om het te kunnen visualiseren”, zegt Paula.
Via een Facebookgroep 'Vrouwen in Parken en Recreatie' ontdekte Paula OnePlan.“Ik vroeg om iets beters voor het plannen en in kaart brengen van evenementen, en iemand raadde het aan OnePlan," ze legt uit.
Het was meteen een gamechanger. Paula vindt OnePlan intuïtief en gebruiksvriendelijk – een ideale oplossing voor een lokale overheid of gemeente die meerdere evenementen plant.
En toen ze wat problemen tegenkwam bij het leren hoe ze haar plan moest roteren, vond Paula de Help-chatfunctie in OnePlan bruikbaar. Ze zegt: "Ik wist niet hoe ik de weergave moest draaien, dus startte ik de directe Help-chat en ze lieten me weten dat het de twee pijlen bovenaan waren." Paula loste het probleem onmiddellijk op, navigeerde beter door het systeem en zorgde ervoor dat haar planningsproces niet werd gehinderd.
Dieper duiken in de functies die het Parks and Recreation-team gebruikt:
Paula heeft enkele van de belangrijkste functies met ons gedeeld OnePlan waar zij en haar team op de afdeling Parken en Recreatie in South Fayette Township van profiteren.
Actuele satellietbeelden voor kaarten
Toen Paula eerder plannen maakte, ontdekte ze dat enkele van de beperkende factoren kaarten waren die niet regelmatig werden bijgewerkt. Dit is niet het geval bij OnePlan, Waar we gebruiken de nieuwste kaarten uit meerdere bronnen.
“Google Earth was lange tijd echt verouderd voor het park waar al onze evenementen plaatsvinden. Er is de afgelopen twee jaar veel gebouwd, maar toen ik een screenshot van Google Earth probeerde te maken, was het er niet, dus Ik moest vooral nieuwe parkeerterreinen tekenen die vorig jaar klaar waren”, zegt Paula.
Ze vervolgt: “Toen ik inlogde OnePlan alle afbeeldingen zijn onlangs bijgewerkt en alle nieuwbouw was er al. Dat was geweldig!"
Elk object op schaal geplaatst
met OnePlan's op schaal gemaakte kaarten voegt Paula moeiteloos infrastructuurelementen toe, zoals vooraf ingestelde tentafmetingen of port-o-johns, wetende dat ze precies in de aangewezen ruimte passen.
“De proportiefactor is enorm. In Photoshop zou ik een grote, gigantische rechthoek maken en ik heb geen idee in welke verhouding deze zou zijn tot de werkelijke ruimte. Ik houd daar van OnePlan alles wat met je plan te maken heeft, is schaalbaar”, zegt ze.
De zekerheid dat wat zij in de planningsfase ontwerpt precies op de kaart zal passen zoals op de dag van het evenement, is van onschatbare waarde geweest. Voorbij zijn de dagen van benaderingen en last-minute aanpassingen.
Presentatie exporteren
Paula gebruikt OnePlan's Presentatie-exportfunctie bij het zoeken naar goedkeuring of samenwerken met partners. “Ik kan de geëxporteerde versie van mijn plan delen met iedereen die het wil zien, wat een groot voordeel is voor iedereen die bij het evenement betrokken is.”
Via een presentatie kan ze gemakkelijk haar visie delen, waardoor het beoordelings- en feedbackproces eenvoudig wordt. Dankzij deze functie kon ze eenvoudig plannen delen met belanghebbenden, waaronder de afdeling Openbare Werken en leveranciers voor hun standlocatie.
Abonnementsflexibiliteit
OnePlanDe flexibele abonnementsplannen van South Fayette Township, met de mogelijkheid om buiten het seizoen te pauzeren zonder gearchiveerde plannen te verliezen, komen tegemoet aan de unieke behoeften van South Fayette Township. Omdat ze in Pennsylvania gevestigd zijn, hebben ze in de winter niet zoveel evenementen als in de zomer. Wanneer ze zich gaan voorbereiden op het volgende seizoen, kan Paula haar abonnement opzeggen OnePlan en begin met plannen.
Een platform voor succesvolle evenementen
Tools die de complexe evenementenplanning vereenvoudigen, zijn van onschatbare waarde. De ervaring van South Fayette Township met OnePlan laten zien hoe baanbrekend de juiste software kan zijn.
Van nauwkeurige, schaalnauwkeurige kaarten tot onberispelijke presentatie-exports, OnePlan is een nuttig hulpmiddel voor evenementenplanning geworden voor de afdeling Parken en Recreatie. Terwijl ze grote evenementen voor de gemeenschap blijven organiseren, hebben ze dat wel gedaan OnePlan in de hand, uitgerust om elke uitdaging aan te kunnen die op hun pad komt.
Interesse om uit te proberen OnePlan voor uw overheidsinstantie of gemeente? Meld u nu aan of boek een demo met een van onze experts voor meer informatie.
