Het Cheese and Chilli Festival organiseert elk jaar vier foodevenementen, met maximaal 9,000 bezoekers, wat een nauwkeurige evenementenplanning vereist. In samenwerking met een klein kernteam van planners, ondersteund door onderaannemers voor de evenementendagen, moet directeur Simon Stewart leiding geven aan meer dan 120 voedselverkopers, bars met vergunning, kermisactiviteiten en podia met live-entertainment.
Simon begon te gebruiken OnePlan om deze familie-evenementen te plannen nadat hij de onmiddellijke voordelen ervan had gerealiseerd in vergelijking met het CAD-pakket dat hij eerder had gebruikt.
Kaas en Spaanse peper vooraf OnePlan
Voor het gebruik van OnePlan, Simon moest schakelen tussen verschillende programma's om zijn plan voor de te maken Kaas- en chilifestival – een situatie die veel evenementenplanners ervaren. Hij gebruikte een afzonderlijk Excel-spreadsheet om de benodigde overlay voor elk evenement te verzamelen, terwijl afbeeldingen uit Google Maps werden geknipt en geplakt om een plattegrond met vormen in PowerPoint te tekenen. Dit proces maakte nauwkeurige kaarten of gegevensverzameling niet mogelijk, wat betekende dat zijn plannen niet voldeden aan de professionele normen van de evenementen.
Simon zegt: “Met de software die we eerder gebruikten, was de schaalbaarheid niet geweldig. We konden er niet op vertrouwen dat het accuraat was en we kwamen vaak op de locatie en moesten wijzigingen aanbrengen in de lay-out omdat de plannen niet op schaal waren.”
Een betere manier om evenementen te plannen
Nu gebruikt Simon OnePlan om alles te plannen, in kaart te brengen en aan te schaffen wat hij nodig heeft om succesvolle evenementen te creëren. “OnePlan biedt een nauwkeurige kaart op schaal en honderden onderdelen van de evenementeninfrastructuur waarmee ik snel een evenementenlocatie kan bouwen”, zegt hij.
Eerst kiest hij een basiskaart OnePlan om te beginnen met plannen, in het vertrouwen dat alle items die hij op het plan plaatst, zich op de juiste locatie bevinden en de juiste maat hebben. Hij sleept en laat de gebeurtenis vallen Infrastructuur zoals toiletten, tenten, hekwerken, slagbomen, stewards en brandweerwagens…die pepers zijn hot!
Met een nauwkeurige evenementenplanning kan Simon elk onderdeel van de infrastructuur in een meetstaat bekijken en deze exporteren om met leveranciers te delen. Het bevat alle informatie die hij nodig heeft, inclusief itemgrootte, what3words adres, kosten, plus installatietijd en -datum.
"Gebruik makend van OnePlan Ik maak nauwkeurige, gedetailleerde en professioneel ogende plattegronden van evenementenlocaties zonder de noodzaak van een complex CAD-pakket."
Simon Stewart
Directeur, Kaas- en Chilifestival
OnePlan biedt een uitgebreide catalogus van alles wat Simon nodig heeft voor zijn evenementen. Hij heeft direct na aanmelding nauwkeurige en professionele plannen voor evenementenlocaties kunnen maken.
"OnePlan is gemakkelijk te leren en te gebruiken, levert professioneel ogende plannen op en biedt mij geavanceerde tools voor evenementenbeheer. Nu heb ik vertrouwen in de professionele uitstraling van mijn terreinplannen en beschik ik over de details en gegevens om elke vraag te beantwoorden.”
Het garanderen van de veiligheid voor bezoekers van evenementen
Veiligheid voor deelnemers is van het allergrootste belang bij deze Britse evenementen. Gebruik makend van OnePlan's Toolkit voor sociale afstand, kan Simon het publieksgebied, de wachtrij- en evacuatiecalculator en de routes van hulpdiensten meten. Hierdoor kan hij de gegevens eenvoudig presenteren in zijn risicobeoordelingen en managementplannen, waardoor zijn evenementenplanningsproces aanzienlijk soepeler verloopt.
"OnePlan geeft ons betrouwbare veiligheids- en planningsinformatie die onze planning, activiteiten en belanghebbenden ondersteunt."
Simon Stewart
Directeur, Kaas- en Chilifestival
Waar hij voorheen grote bestanden naar belanghebbenden en leveranciers moest sturen, kan Simon nu zijn evenementenplan met één klik delen, waardoor ze direct toegang krijgen tot alleen-lezen of bewerkbare versies van plannen. Het bespaart veel tijd als u te maken krijgt met hulpdiensten, vergunningen en de lokale overheid in het Verenigd Koninkrijk SAG's (Veiligheidsadviesgroepen), landeigenaren en leveranciers.
Simon zegt, “Veiligheid en vertrouwen van belanghebbenden zijn essentieel om toestemming te krijgen en 10,000 mensen veilig te huisvesten. OnePlan geeft ons betrouwbare veiligheids- en planningsinformatie die onze planning ondersteunt, activiteiten en belanghebbenden.”
Eén platform voor nauwkeurige evenementenplanning
Uiteindelijk heeft Simon er baat bij dat hij nu net iets heeft één plan voor alles wat hij nodig heeft om veilige en succesvolle evenementen te organiseren. OnePlan maakt een nauwkeurige evenementenplanning voor zijn stads- en stadsevenementen mogelijk. En hij kan ons feedback geven, zodat we voortdurend kunnen verbeteren OnePlan in de toekomst. “Eindelijk een systeem dat speciaal is gebouwd voor gebruik door evenementenprofessionals.”
