Het organiseren van een evenement, groot of klein, gaat gepaard met een flinke takenlijst en talloze verantwoordelijkheden die behoorlijk overweldigend kunnen zijn. Wat er ook in het evenement zit, je kunt verwachten dat de logistiek ervan je onderweg een behoorlijk aantal uitdagingen met zich meebrengt.
Zelfs als u een expert bent in het plannen van evenementen, is er meestal een team van mensen bij betrokken en kunt u garanderen dat iedereen op één lijn blijft met behulp van OnePlan studiosoftware. In dit artikel gaan we ons concentreren op de vijf dingen die u als eerste moet doen OnePlan zodat u ervoor kunt zorgen dat u het maximale uit het evenementenplanningsplatform haalt.
Wat is OnePlan?
Als u op zoek bent naar een alles-in-één oplossing om uw evenementen te helpen plannen, OnePlan biedt een intuïtieve oplossing waarmee u elke stap van het proces kunt beheren binnen een gedetailleerde en vloeiende gebruikersinterface. Hiermee kunt u samenwerken met elke partner, leverancier en collega die bij het evenement betrokken is, en kunt u eenvoudig samenwerken vanaf uw computer. Het wordt geleverd met veel tools voor evenementenbeheer en planning, zoals kaarten, infrastructuur, CAD-import, en nog veel meer. Of u nu met een kleine zaal of een grote arena werkt, OnePlan kan u helpen dit allemaal te beheren. We raden u aan uw evenementenplan te starten met 5 stappen om ervoor te zorgen dat u het meeste uit het platform haalt en een geweldig evenement plant.
1. Teken gebieden, routes en toegang
Perceelgebieden
Zodra je je evenement hebt aangemaakt in OnePlan, bevat uw dashboard veel verschillende parameters die u in uw eigen tempo kunt invullen. Om uw evenement soepel te laten verlopen, is het van cruciaal belang dat u een evenementenplan heeft waarin specifiek gemarkeerde gebieden en routes worden weergegeven, en hoe uw bezoekers deze kunnen betreden. We raden je aan om als eerste stap die gebieden te markeren, zoals de ruimte waar je hele evenement zal plaatsvinden, publieksruimtes, voedselruimtes, etc.
Om een gebied te markeren, klikt u op “Gebieden, Routes & Toegang” in de linkerwerkbalk in het OnePlan Studio, klik vervolgens op “Gebieden” en kies een gekleurd gebied dat u wilt markeren. Teken vervolgens de hoeken van uw gebied en dubbelklik op het laatste punt om het markeren van uw gebied te voltooien. Ta-da! Je hebt je eerste gebied in kaart gebracht OnePlan.
Routes plaatsen
Het valt niet te ontkennen dat het van cruciaal belang is om de infrastructuur van je evenement van tevoren vanuit meerdere invalshoeken in kaart te brengen, maar je moet ook overwegen hoe bezoekers arriveren en het evenement betreden. Veel mensen zullen niet te lang willen wachten als er een back-up wordt gemaakt van de rijen om binnen te komen OnePlan is een uitstekend hulpmiddel om zowel parkeerplaatsen als ingangen te routeren.
Dus je volgende stap is het uitstippelen van je routes. Hoe krijgen uw gasten toegang tot uw evenement? Wat is hun route vanaf de parkeerplaats of het openbaar vervoer naar uw ingang? OnePlan biedt auto- en voetgangersroutes.
Om routes in uw evenementenplan uit te stippelen, opent u opnieuw het tabblad 'Gebieden, routes en toegang' in uw OnePlan studio, kies vervolgens de route die je wilt uitstippelen en klik vervolgens eenvoudig op de plek waar je de route wilt starten, volgen en stoppen.
Meet gebieden en routes
Naast het uitzetten van deze routes en gebieden, kunt u ook nauwkeurige metingen verzamelen van de locatie, leveranciers en waar u verwacht dat er consistent voetverkeer is. Het verkrijgen van goede metingen van het gebied waarmee u werkt, is van cruciaal belang voor uw leveranciers en de verwachte capaciteit voor uw evenement. Als u precies weet hoeveel ruimte u heeft, kunt u de drukte onder controle houden en de wachttijd voor de bezoeker minimaliseren en drukke gebieden vermijden.
Om uw oppervlakten te meten, klikt u eenvoudigweg op een gebied dat u heeft uitgezet. U ziet dan de exacte meters in het kwadraat (of voet in het kwadraat) van de ruimte. OnePlan geeft u ook een schatting van hoeveel mensen er in die ruimte passen en dat aantal zal variëren op basis van de publieksdichtheid die u op uw evenement wenst.
Om uw route te meten, klikt u op uw route en ziet u het OnePlan berekent automatisch de lengte van die route. Je ziet ook de reistijd van het lopen of rijden op die route op basis van de gemiddelde snelheid die je invoert.
Zodra u alle metingen heeft verzameld die u mogelijk nodig heeft, kunt u deze gegevens eenvoudig delen met iedereen die ze nodig heeft. Zo weten alle betrokkenen wat ze kunnen verwachten. Het is ook nuttig voor de veiligheid van het evenement, omdat politie, brandweer en medische teams snel kunnen reageren als dat nodig is.
In OnePlan, kunt u in realtime met uw partners en collega's aan deze parameters werken, zodat u bij elke stap kunt brainstormen. OnePlan Hiermee kunt u ook de stroom van mensenmassa's modelleren, waardoor u een referentie krijgt voor hoe voetgangers er vanuit alle hoeken uit zullen zien. Niet alleen zullen mensen uw inspanningen op het gebied van crowd control waarderen, maar het zorgt er ook voor dat uw evenement zonder vertraging verloopt.
2. Plaats infrastructuur
Een evenement is niets zonder zijn infrastructuur En om volledig voorbereid te zijn, moet uw evenementenplan gedetailleerd en nauwkeurig zijn en over de juiste infrastructuur beschikken. In OnePlanEr zijn honderden infrastructuuritems, van tenten tot verlichting, van voedsel en drank tot sanitaire voorzieningen. Jouw volgende stap binnen OnePlan Het zou moeten zijn om de infrastructuur in uw evenementenplan te plotten en elk item een exacte locatie te geven.
Om de infrastructuur in kaart te brengen, klikt u op het tabblad 'Infrastructuur' in het linkermenu. Van daaruit ziet u veel vervolgkeuzemenu's van elk van de infrastructuuritems OnePlan biedt.
Een van de belangrijkste infrastructuuritems die op uw kaart worden weergegeven, zijn hekwerken. Afhankelijk van de locatie is voor sommige evenementen een hekwerk vereist, zodat bezoekers niet verdwalen of op de verkeerde weg terechtkomen. Afhankelijk van de omvang van uw evenement kan het behoorlijk chaotisch worden als u een groot aantal bezoekers verwacht. Als het evenement te open wordt gelaten, kan dit leiden tot een aanzienlijke hoeveelheid desorganisatie onder de menigte mensen wier nieuwsgierigheid hen van de ene verkoper of attractie naar de andere drijft.
OnePlan Hiermee kunt u alle hekwerken die u nodig heeft in kaart brengen en hoe u deze op de juiste manier kunt integreren in de ruimte die u krijgt. Bovendien geeft het u de gegevens voor het aantal benodigde panelen, waardoor het bestellen en reserveren van deze middelen des te efficiënter wordt. OnePlan biedt veel verschillende soorten hekwerk aan in de studio. Er zijn dranghekken van verschillende lengtes, Heras/vergunningshekken, tensa-barrières, bolders, mojo-barrières en meer.
Om hekwerken in uw evenementenplan te plaatsen, klikt u op het tabblad 'Infrastructuur', vervolgens op het vervolgkeuzemenu 'Barrières/Omheiningen' en kiest u het hekwerk dat u voor uw evenement wilt hebben. Klik vervolgens op de startlocatie van uw hekwerk, klik op elke hoek en dubbelklik om te voltooien en uw hekwerk te plaatsen.
3. Voeg specifieke hulpmiddelen toe voor uw evenement
Onder de honderden items en gereedschappen OnePlan aanbiedingen vindt u unieke items die zijn ontworpen voor uw specifieke evenement. Bij eerdere methoden of software voor evenementenplanning kan het ontbreken van aangepaste of gespecialiseerde items fouten veroorzaken. Misschien weet je niet precies hoe groot een reuzenrad op je evenementenkaart zou passen of hoeveel tijd het kost om een ijsbaan op te zetten. Misschien is het item dat je nodig hebt een specifieke barrière die is ontworpen om menigten te beschermen tijdens snelle wielerevenementen of het wicket voor een cricketwedstrijd.
OnePlan heeft Specialty Event Packs met items die zijn ontworpen voor specifieke evenementen. Enkele van de speciale evenementen waarvoor we artikelen leveren, zijn hardlopen, fietsen, cricket, triatlon, beurzen en shows, en kerstmarkten.
Om toegang te krijgen tot speciale evenementenpakketten, klikt u op het tabblad 'Meer' in het menu aan de linkerkant. Daar vind je een vervolgkeuzelijst met de verschillende evenementtypepakketten.
4. Plan uw personeelsbestand
Bij elk evenement heeft u personeel nodig waarop u kunt vertrouwen, en zij hebben een goede organisatie nodig om hun toegewezen taken effectief uit te voeren. Terwijl u uw evenement in kaart brengt OnePlan, zou je volgende stap moeten zijn stip plan uw personeel voor het evenement en waar ze zich zullen bevinden. OnePlan heeft veel verschillende personeelsopties, waaronder medisch personeel, politie, beveiliging, personeel, vrijwilligers en meer. U kunt namen opgeven voor elke afdeling en zelfs borden, tenten, voertuigen, sanitaire voorzieningen en vele andere parameters opnemen die betrekking hebben op het personeelsbestand voor het evenement.
Om uw personeelsbestand op uw kaart weer te geven, klikt u op het tabblad 'Werknemers' in het menu aan de linkerkant. Daar zie je de vele mogelijkheden van workforce dots. Klik op het personeelstype dat u nodig heeft en geef hun locatie weer waar ze zich tijdens uw evenement zullen bevinden.
Als u de omvang van uw personeelsbestand moet verkleinen of vergroten. Klik op de personeelsstip die is uitgezet en selecteer de schaal. U kunt eenvoudig uw andere metingen plannen, en de software biedt meerdere weergaven van uw evenement, zoals satelliet- en luchtbeelden die details van uw evenement in hoge definitie weergeven. Nogmaals, al deze functies kunnen met een gezamenlijke inspanning worden beheerd, zodat er niets over het hoofd wordt gezien tijdens het planningsproces van evenementen.
Hoewel bezoekers er in de eerste plaats zijn voor de verkopers en attracties, is een vlot werkende beroepsbevolking van cruciaal belang voor elk evenement, omdat zij een grote rol spelen bij het ordelijk en op schema houden van het evenement. Om het personeel op het goede spoor te houden, kunt u ze alleen-lezen toegang tot uw plan geven, zodat iedereen weet waar ze zich tijdens elke fase van het evenement moeten bevinden.
5. Deel uw evenementenplan
Samenwerking is de sleutel bij het plannen! Dat is echt wat het grote verschil maakt bij het plannen OnePlan. gebruik OnePlan voor de planning kunt u uw plan visueel communiceren en samenwerken met alle belangrijke teamleden en belanghebbenden. Houd overzicht over het gehele operationele locatieplan en deel dit met lokale autoriteiten en hulpdiensten, zodat zij de benodigde vergunningen en ondersteuning kunnen verstrekken. Bovendien is het cloudgebaseerd en eenvoudig te delen met één knop, wat betekent dat samenwerking eenvoudig is en iedereen altijd toegang heeft tot de nieuwste versie van uw plan.
Om uw evenementenplan te delen, klikt u op de knop 'Delen' in de rechterbovenhoek. U wordt vervolgens naar een pagina geleid waar wordt gevraagd naar het e-mailadres van de persoon met wie u uw evenementenplan wilt delen. Vervolgens beslist u of u wilt dat deze persoon redacteur of beheerder wordt, of alleen weergavetoegang tot uw plan heeft. Voor uw evenementenplanningsteam of medewerkers raden we beheerders- en bewerkingstoegang aan. Belanghebbenden, leveranciers en leveranciers hebben mogelijk alleen weergavetoegang nodig om op de hoogte te blijven van uw planning.
Inmiddels bent u op weg naar een succesvol evenement! Je hebt je gebieden en routes gedefinieerd, je hebt duidelijke in- en uitgangspunten gedefinieerd, je hebt specifieke tools toegevoegd die je evenement nodig heeft, je hebt je personeelsbestand in kaart gebracht en je hebt je plan gedeeld met belangrijke belanghebbenden. Er komt zoveel kijken bij het plannen van een succesvol evenement en wij zijn er om u op uw reis te helpen. Ons Professioneel plan maakt administratieve ondersteuning en volledige onboarding van klanten mogelijk, zodat onze experts op het gebied van evenementenplanning u bij elke stap kunnen helpen. Voel je vrij om boek een demo met onze experts om beter te gaan plannen OnePlan. Veel planningsplezier!
