Niet elke planner mag wegevenementen voor massale deelname ontwerpen tussen enkele van 's werelds meest iconische bezienswaardigheden. Dat is wat Pont3, een evenementenmanagementbedrijf, het voorrecht heeft te doen voor de Sydney Harbour 10k road run – een jaarlijks evenement te midden van het Sydney Opera House en de Harbour Bridge dat 7,000 bezoekers trekt.
We spraken met Simon Bryan, Operations Director bij Pont3, over de inzet van zijn evenementenbureau OnePlan om het evenement met 10k- en 5k-races te ontwerpen en te organiseren.
Eenvoudig te gebruiken, met betere samenwerking
Voor OnePlan, kampte Pont 3 met dezelfde problemen als veel evenementenprofessionals die moesten vertrouwen op niet-gespecialiseerde tools om hun evenementenplannen samen te stellen. Het is een achterhaalde aanpak: proberen een evenementenplan samen te stellen zonder een specialistische of gezamenlijke oplossing.
Simon zegt: “Jarenlang moesten we screenshots maken van kaarten uit Google Earth, deze vervolgens in een Powerpoint-document plaatsen en vormen en lijnen toevoegen voor infrastructuur en parcoursroutes, met een sleutel die mensen konden proberen te begrijpen. En natuurlijk waren ze niet op schaal.”
met OnePlanOp het eenvoudig te gebruiken platform staat nu de Sydney Harbour 10k-race gepland een systeem ontworpen voor wegevenementen. “De mappingtool is eenvoudig te gebruiken en de OnePlan team was fantastisch om mee om te gaan”, voegt Simon toe.
Voor Simon en zijn team in Australië is samenwerking essentieel. Het team omvat een breed scala aan rollen, waaronder de Race Director, General Manager, Operations Managers, evenals Sponsorship-, Customer Service- en Volunteer Managers. Ze hebben merkpartners en belanghebbenden bij de lokale overheid. Gebruik makend van OnePlan betekent dat alle belanghebbenden 24/7 toegang hebben tot het evenementenplan, wijzigingen in realtime kunnen zien en erop kunnen vertrouwen dat iedereen volgens hetzelfde plan werkt.
“Het samenwerkingselement van OnePlan is geweldig. Het betekent dat we betere communicatie hebben met onze partners door gemakkelijk verteerbare plannen op grote schaal te delen.”
Simon Bryan
Operationeel directeur, Pont3
Simon vervolgt: “Het samenwerkingselement van OnePlan is geweldig. Het maakt een betere teamsamenwerking mogelijk. OnePlan stroomlijnt ons proces op een manier waarvan we ons niet eerder realiseerden dat het mogelijk was. Het betekent dat we betere communicatie met onze partners kunnen hebben door gemakkelijk verteerbare plannen op grote schaal te delen.”
Een reeks functies om de efficiëntie te verbeteren
Brug3 heeft een sterke staat van dienst in het produceren van wegevenementen met massale deelname. Ze omvatten RunWest Festival, Father's Day Run, de Wellness Walk en het Spirit of Tasmania Running Festival, naast de Sydney Harbour 10k.
Hun evenementensites bevatten doorgaans een aantal feesttenten, waaronder voor registratie, informatie, vrijwilligers, tassenafgifte, sponsors, eten en drinken en/of foodtrucks, evenals de start- en finishlijnen. Hun infrastructuur moet voldoen aan de eisen van een massaparticipatie-evenement en bestaat daarom uit 6 meter lange hekwerken, toiletten, generatoren, terreinloodsen, lichtmasten, koelkamers, podia, baanmatten, portalen en meer.
gebruik OnePlan het Pont3-team kan eenvoudig items toevoegen die ze nodig hebben tijdens een evenement aan de plannen die ze maken. Operations Director Simon Bryan is van mening dat dit een productievere manier van werken oplevert, wat uiteindelijk de financiële uitkomst van hun evenementen ten goede komt. “De tools en functies zijn zo eenvoudig te gebruiken: het heeft alles wat we nodig hebben. OnePlan verhoogt onze efficiëntie, waardoor we meer winstgevende evenementen kunnen creëren.”
De tools en functies zijn zo eenvoudig te gebruiken: het heeft alles wat we nodig hebben. OnePlan verhoogt onze efficiëntie, waardoor we meer winstgevende evenementen kunnen creëren.”
Simon Bryan
Operationeel directeur, Pont3
Omdat de covid-pandemie gevolgen heeft voor de manier waarop evenementen nu worden gepland en beheerd, is de Toolkit voor sociale afstand bijzonder gunstig is geweest. “De social distancing-meting is erg handig”, zegt Simon. “Een van de voordelen van het gebruik OnePlan is dat we locaties en belanghebbenden nu snel en op schaal kunnen voorzien van conceptlocatieplannen.”
Profiteren van de Nearmaps-integratie
Het 10 km lange wegevenement in Sydney Harbour legt een route af tussen de Harbour Bridge en het Sydney Opera House, dus het nauwkeurig in kaart brengen van het evenement is van fundamenteel belang voor alles wat volgt in het evenementenplan. Het Pont3-team profiteert hiervan OnePlan's integratie met Nearmaps, waardoor lokale kaarten van de hoogste kwaliteit worden gegarandeerd, waardoor ze vertrouwen krijgen in het uitwerken van centimeternauwkeurige plannen.
OnePlan heeft de kwaliteit van onze plannen enorm verbeterd.”
Simon Bryan
Operationeel directeur, Pont3
“Het is een echt pluspunt dat je toegang hebt tot Nearmaps. Het betekent dat we ons evenement in kunnen richten OnePlan met behulp van zeer nauwkeurige kaarten, en het sluit aan bij onze strategie voor het leveren van premium evenementen”, vervolgt Simon.
Nu er nog meer wegevenementen met massale deelname gepland staan, kijkt het Pont3-team uit naar de voortgang van zijn nieuwe oplossing. “OnePlan heeft de kwaliteit van onze plannen enorm verbeterd”, zegt Simon.
Om te proberen OnePlan voor uw volgende evenement, klik hier om meld u aan voor een gratis proefperiode van 5 dagen.
