Het plannen van grote evenementen is geen eenvoudige taak. Er is een reden dat mensen bereid zijn veel geld uit te geven om de verantwoordelijkheid aan een professional over te dragen. Het plannen van een evenement is een serieuze taak die veel mensen, tijd en organisatie vergt. Buitenevenementen brengen hun eigen, unieke uitdagingen met zich mee: van het aanvragen van vergunningen tot het nadenken over toegankelijkheid en geluidsoverlast. Een vlekkeloos evenement organiseren is makkelijker gezegd dan gedaan, en de meeste mensen hebben niet de tijd of de kennis om het goed te doen.
OnePlan maakt het plannen van een evenement een stuk eenvoudiger. OnePlan is een collaboratief, realtime platform dat het volledige pakket aan tools voor evenementenplanning, ontwerp en beheer biedt. Het combineert de beste eigenschappen van CAD met up-to-date kaarttechnologie in één gebruiksvriendelijke oplossing.
Als u begint met het plannen van een evenement of als u halverwege bent en volledig overweldigd bent, OnePlan kan u helpen bij het opstellen van een evenementenbeheerplan: de meest consequente eerste stap die u kunt zetten. Je hebt zelfs toegang OnePlan's Gratis evenementbeheerformulier die u door alle belangrijke overwegingen bij het plannen van een groot evenement leidt. Deze gratis hulpbron stelt u de juiste vragen, zodat u prioriteiten kunt stellen op uw takenlijst, veelvoorkomende fouten kunt vermijden en met vertrouwen kunt gaan plannen.
Voordat u aan de slag gaat, volgen hier 10 stappen om een evenement te plannen waar u trots op kunt zijn.
Stap één - Dien een evenementenplan in bij de lokale overheid en vraag alle benodigde vergunningen aan
In de meeste gevallen is het eerste dat u moet doen bij het plannen van een openbaar evenement, het verstrekken van een gedetailleerd evenementenplan aan uw lokale overheid, risicobeoordelingen en een bewijs van een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering. Geef deze voldoende tijd om ze te verwerken (we raden aan om ze enkele maanden vóór het evenement in te dienen). Neem contact op met uw locatie en de lokale overheid om er zeker van te zijn dat alle vakjes zijn aangevinkt.
Mogelijk heb je bepaalde vergunningen en licenties nodig om je evenement te organiseren, dus zorg ervoor dat je dit bij je lokale overheid navraagt. Veel voorkomende zijn onder meer goedkeuring van de gemeente/locatie, aanvragen voor wegafsluitingen en goedkeuring van tijdelijke constructies. U vindt een volledige vergunning- en licentiechecklist in de gratis versie OnePlan Formulier voor evenementenbeheer.
Stap twee: Identificeer de belangrijkste belanghebbenden
Bij de meeste grote evenementen is er een team van mensen bij betrokken. Belangrijke belanghebbenden kunnen een evenementenmanager, productiemanager, vrijwilligerscoördinator, stewardcoördinator, gezondheids- en veiligheidsfunctionaris, afvalbeheer, ticketing of een mediawoordvoerder zijn.
Je werkt ook met een aantal aannemers, zoals concessiehouders voor eten en drinken, verkopers, tijdelijke leveranciers van elektriciteit en verwarming, teams voor tijdelijke infrastructuurinstallaties en animators.
Het is ook essentieel dat u de benodigde contactgegevens van alle hulpdiensten (politie, brandweer, EHBO, medische noodgevallen) heeft geïdentificeerd en beschikt.
Zorg ervoor dat u alle belangrijke belanghebbenden al vroeg in het planningsproces hebt geïdentificeerd en dat iedereen zijn rollen en verantwoordelijkheden kent. Houd een lijst bij van alle belanghebbenden, met hun contactgegevens bij de hand. Je hebt hem nodig tijdens het planningsproces en tijdens het evenement zelf.
Stap drie - Maak een programmaschema
U hebt een programmaschema nodig dat u door de dagen voorafgaand aan uw evenement, de dag ervan en eventuele taken na het evenement leidt. Zorg ervoor dat u bij elke taak aangeeft wie de leiding heeft en wees zo nauwkeurig mogelijk met de timing. Dit schema moet zo gedetailleerd en nauwkeurig mogelijk zijn. Verspreid het onder alle belanghebbenden, inclusief personeel en leveranciers, om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina staat.
Stap vier - Maak een communicatieplan en -schema
Goede communicatie over evenementen houdt onder meer in dat u uw interne team en de buitenwereld op de hoogte houdt. U heeft een plan nodig waarmee uw team de hele dag kan communiceren, dus zorg voor de benodigde technologie. U moet ook een schema hebben voor de interne communicatie voorafgaand aan het evenement, om ervoor te zorgen dat elke stakeholder op de hoogte is van belangrijke aankondigingen en verwachtingen. Als u mobiele telefoons, radio's of andere communicatiemiddelen moet huren, zorg er dan voor dat u dit van tevoren regelt en dat alle leden van uw team weten hoe ze zullen communiceren op de dag van het evenement. Mogelijk moet u ook vooraf geschreven communicatie voorbereiden die kan worden gebruikt in geval van slecht weer, verkeersvertragingen of andere mededelingen over de openbare veiligheid.
Uw communicatieplan moet ook de omliggende gemeenschap omvatten. U heeft een plan nodig om omwonenden en bedrijven op de hoogte te stellen van uw aanstaande evenement. Voeg herinneringen toe aan eventuele geluidsverordeningen of -uitbreidingen, verkeers- of parkeeraanvragen bij de stad, en hoe u de gemeenschap over uw evenement gaat adviseren. Als u een Goede Buren-voordeel wilt opnemen, zoals gratis toegang, zorg er dan voor dat u schetst hoe u dat voordeel gaat volgen en valideren.
Stap vijf: Ken uw publiek
Het is essentieel om een algemeen profiel te hebben van het publiek dat je op je evenement gaat bedienen. Zullen er kinderen aanwezig zijn? Zullen er dieren zijn? Hoeveel mensen zullen aanwezig zijn? Als u een goed inzicht heeft in uw doelgroepprofiel, kunt u betere beslissingen nemen op alle gebieden van de planning van het evenement.
Het is ook essentieel om rekening te houden met de toegankelijkheid. Volgens De Wereldbankleeft 15% van de wereldbevolking met een handicap. U moet ervoor zorgen dat uw site toegankelijk is, niet alleen om aan de wettelijke vereisten te voldoen, maar ook om een vaak achtergestelde gemeenschap te verwelkomen. Neem contact op met uw lokale overheid om ervoor te zorgen dat uw evenement aan alle lokale toegankelijkheidsvereisten voldoet. Voor een checklist op hoog niveau voor de toegankelijkheid van evenementen, raadpleeg Cornell University Toegankelijke checklist voor vergaderingen en evenementen.
Stap zes - Leer uw locatie/locatie kennen
Wanneer u een evenement plant, moet u uw locatie van binnen en van buiten kennen. Doe dit vroeg in het planningsproces om eventuele uitdagingen te identificeren voordat het te laat is om ze aan te pakken. U kunt een plattegrond van uw locatie genereren in OnePlan. Met een goede kaart kunt u bepalen welke items uw evenement nodig heeft en waar deze op de locatie moeten worden geplaatst. U kunt bijvoorbeeld nooduitgangen, generator- en stroombronnen en de plaatsing van tijdelijke constructies schetsen. Wat de minder glamoureuze faciliteiten betreft, moet je ook weten hoeveel toiletten er beschikbaar zijn op het evenement en een afvalbeheer- en recyclingplan opstellen. Hoe geweldig de meeste elementen van uw evenement ook zijn, niemand zal het naar zijn zin hebben als hij of zij geen toilet of vuilnisbak kan vinden. Je kunt uitstippelen waar de toiletten en afvalbakken terechtkomen OnePlan .
Voor hulp bij het leren kennen van je locatie, bekijk deel twee van de OnePlan Formulier voor evenementenbeheer.
Stap zeven – Denk aan het geluid
Het is duidelijk dat grote buitenevenementen waarschijnlijk enige geluidsoverlast veroorzaken. Daarom is een beleid inzake geluidsbeheersing een must bij het organiseren van een evenement en het kiezen van een locatie. Mogelijk moet u contact opnemen met een team voor geluidsoverlast of een soortgelijke instantie als uw evenement waarschijnlijk gevolgen zal hebben voor de omliggende gebieden. Overweeg in uw beleid om buren een contactpersoon voor de evenementendag te bieden voor het geval ze een klacht moeten indienen, een professionele geluidstechnicus in te schakelen en uw plannen te documenteren om eventuele elementen van uw evenement die geluidsoverlast kunnen veroorzaken tot een minimum te beperken. Maak een checklist van locaties op en buiten de locatie om decibel te meten en plan dienovereenkomstig.
Stap Acht – Stel een team samen
Voor een succesvol evenement heeft u voldoende personeel nodig en moet dit georganiseerd zijn. Zoek uit hoeveel mensen je nodig hebt om je evenement succesvol te plannen en te laten verlopen. Creëer een eenvoudige organisatiestructuur waarmee iedereen in uw team kan begrijpen wie waarvoor verantwoordelijk is.
Het is ook aan te raden om professioneel, gelicentieerd beveiligingspersoneel in te zetten om te helpen met alle elementen van een grote bijeenkomst, zoals de veiligheid van het podium/artiest en het beheersen van mensenmassa's. Het aantal beveiligingsprofessionals dat u nodig heeft, hangt af van factoren als locatie, demografische doelgroep en het aantal aanwezigen. Werk samen met uw beveiligingsleverancier om dienovereenkomstig te plannen.
Hoe groter het team, hoe belangrijker het is om uw personeel en vrijwilligers op te leiden en hen bewust te maken van de specifieke normen van uw evenement. Ze moeten zich volledig bewust zijn van wat hun plichten zijn – en wat ze niet zijn.
Stap negen: denk na over menigte- en verkeersmanagement
Dit is waar een kaart echt belangrijk wordt. Crowdmanagement en verkeersmanagement zijn absoluut essentieel voor een veilig en succesvol evenement. Breng openbare circulatieroutes en beperkte routes in kaart OnePlan. Zijn er voertuigen toegestaan op het terrein (denk aan hulpvoertuigen en parkeren)? Als dat zo is, moet u een voertuigbeleid en alle in- en uitgangsroutes uitstippelen.
U moet ook eventuele verkeers-, transport- of parkeerplannen voor uw evenement schetsen. Hoe reist uw publiek van en naar uw evenement? Breng de verschillende vervoersverbindingen rond het evenemententerrein in kaart en maak een plan om deze bij uw publiek te promoten. Dit is ook een goed moment om te informeren naar uw behoeften op het gebied van wegafsluitingen!
Andere overwegingen zijn onder meer speciale effecten en COVID-19-richtlijnen. Er is veel om over na te denken als het om veiligheid gaat, en het is niet de plek om te bezuinigen. Maak gebruik van de OnePlan Formulier voor evenementenbeheer om er zeker van te zijn dat u alle vakjes aanvinkt.
Stap 10 - Veiligheid eerst (of in dit geval de tiende)
Niets is belangrijker dan ervoor zorgen dat uw evenement veilig is voor deelnemers. Het volgen van nationale gezondheids- en veiligheidswetten en -richtlijnen is een goed begin en biedt een leidraad voor het voldoen aan de vereisten zodat uw evenement legaal en veilig kan plaatsvinden. Denk aan brandveiligheid, evacuatie van locaties en beleid voor verloren kinderen. Je kunt dit allemaal in de OnePlan Formulier voor evenementenbeheer en breng zaken in kaart zoals een Lost Children-informatiebalie in uw OnePlan kaart.
U moet ook rekening houden met de mogelijkheid van annulering bij zwaar weer. Hoe laat je mensen weten als het evenement wordt geannuleerd en hoe zal jouw evenemententeam die beslissing überhaupt nemen?
Het verzamelen van gegevens moet ook deel uitmaken van uw veiligheidsplan. Met de moderne technologie maken de meeste mensen zich terecht zorgen over hun privacy. Als uw evenement gegevens van bezoekers verzamelt, controleer dan of uw evenement voldoet aan de nieuwste wetten en richtlijnen voor gegevensprivacy.
Andere overwegingen zijn onder meer speciale effecten en COVID-19-richtlijnen. Er is veel om over na te denken als het om veiligheid gaat, en het is niet de plek om te bezuinigen. Maak gebruik van de OnePlan Formulier voor evenementenbeheer om er zeker van te zijn dat u alle vakjes aanvinkt.
