Over het evenement:
- Evenementeigenaar: Rugby van de Wereld
- Venue: Allianz Stadium, ook bekend als Sydney Football Stadium, Sydney
- Lokale organisatoren: Rugby Australië
- Cursusdata: Jan 27-29
- Toeschouwers: ~80,000 gedurende 3 dagen
- Weer: Hoge 20s met hoge luchtvochtigheid, regenbuien, kans op bliksem
Deskundige Clockwork & Logistics om alles soepel te laten verlopen
Deze evenementennerd-correspondent is betrokken geweest bij veel verschillende soorten evenementen. Multisport, meerdere teams, meerdere locaties, meerdere dagen, maar ik heb nog nooit zo'n uitdaging gezien als 28 verschillende teams die allemaal meerdere wedstrijden spelen op dezelfde dag en dezelfde locatie delen.
Voor degenen onder u die niet bekend zijn met Rugby Sevens... en deze versie:
- Een 3-daags toernooi
- Tot 30 wedstrijden per dag op hetzelfde veld
- 2 helften van 7 minuten
- 2 min. Rust
- Opeenvolgende wedstrijden elke 22 minuten
- 16 herenteams en 12 damesteams
- Er zijn altijd 7 spelers op het veld.
- 5 subs en 3 extra teamspelers
- 7 coaches en ondersteunend personeel
- Wedstrijdofficials: 1 hoofdscheidsrechter en 2 assistenten op het veld, subs, tv-wedstrijdofficials en citaties.
Speciale teamruimtes
Elk deelnemend team moet een zeer specifiek en strak wedstrijdschema en pad volgen om ervoor te zorgen dat het hele toernooi soepel verloopt. Om elk team te ondersteunen, worden er 2 teamassistentvrijwilligers aan elk team ter beschikking gesteld om hen 24/7 te ondersteunen tijdens hun verblijf in de gaststad.
Elk team krijgt een speciale ruimte in het stadion. De organisatoren moesten dus 28 afsluitbare aparte ruimtes van minimaal 6 x 4 meter vinden waar de teams zich konden omkleden en zich konden voorbereiden op hun wedstrijden. Geen enkel stadion ter wereld heeft 28 kleedkamers – meestal zijn het er maximaal 2 tot 4.
Om dit te bereiken gebruikten de organisatoren hier tijdelijke muurscheidingen om grotere kamers onder te verdelen, waarbij ze erin slaagden alle damesteams dichtbij te houden op de begane grond in het hoofdstadion en alle herenteams op de begane grond in het aangrenzende SCG.
gebruik OnePlan maakte deze tijdelijke structuren en kamers gemakkelijker te plannen en te communiceren met alle belanghebbenden en relevante partijen over hun kamers of faciliteiten.
Andere interessante plannings- en ruimtevereisten zijn onder meer:
- Teamregistratie – Teams moeten hier 20 minuten vóór de aftrap van hun teamopstelling bevestigen.
- Bal kinderen – Alle kinderen zijn belast met het verzamelen van reserveballen
- Wedstrijdofficials
- Eetgedeelte – Met meer dan 600 topsporters van over de hele wereld, dieetbeperkingen, culturele overwegingen en timings, die voldoende brandstof bieden! – Spelersdineren is niet eenvoudig.
- Mediawerkzone en tribunes – Journalisten hebben een goede werkplek nodig en een goed zicht op het speelveld om hun verhalen de wereld in te brengen
- Spelerslounge – Spelers hebben een ruimte nodig om te ontspannen tussen de wedstrijden door als hun team dit niet nodig heeft.
- Herstelgebieden – (Toewijzing roteert voor de teams die van het veld komen) – Met douches, toiletten, massage- en fysioruimtes, ijsbaden
- Teamholding – Het laatste veld voor de teams voordat ze het speelveld betreden. Belangrijk om hier toiletten dichtbij te hebben voor het last-minute “zenuwplasje”
- Uitzendruimten – Hostuitzending om de uitzendingsfeed en het gebied voor rechtenhouders te bieden
- Statistieken Kamer – Wordt steeds vaker gebruikt door zowel teams als uitzendingen door het monitoren van GPS-gegevens van de truien van de speler.
- TV-wedstrijdofficials – Nauw samenwerken met de uitzending om op verzoek de juiste camerahoeken op het grote scherm weer te geven voor de veldscheidsrechter.
- Ambtenaren citeren – Speciale ruimte voor de scheidsrechters die de beelden analyseren en beslissen over straffen voor spelers.
- Communicatiekamer – OM alle radio's, batterijkanalen en aanmelden/afmelden te organiseren
- Dopingcontrole – Onafhankelijk gerund door de Werelddopingautoriteiten hebben ruimte nodig om toernooimonsters te verzamelen.
- Sportpresentatie – verantwoordelijk voor het entertainment, grondaankondigingen, muziek, presentatie van teams, prijzen en trofeeën.
Weer
Bijna elke evenementenplanner controleert voortdurend de voorspelling voor en tijdens zijn evenement en activiteiten. Ik keek uit naar het warme zomerweer in Sydney voor mijn tijd daar. Helaas ben ik de luchtvochtigheid vergeten. Hoewel de temperatuur slechts 27 graden was, voelde het een stuk warmer en minder comfortabel aan voor de spelers.
Zo erg zelfs dat het, zelfs als de AC van het stadion op volle kracht draaide, te warm was als zoveel spelers in een kleine ruimte werden geplaatst. De organisator van het evenement moest dus snel naar de bouwmarkt rennen en nog eens 30 ventilatoren en draagbare AC-units kopen om de luchtcirculatie in de teamruimtes en het spelerscomfort acceptabel te houden.
Het geweldige operationele team hier lette ook op Lightning Strikes met behulp van de nieuwste mobiele apps. Een van de weinige spelerscondities bij rugby die gewend zijn om in regen, hagel of sneeuw te spelen, is het stoppen van het spel als de bliksem inslaat.
Interessant genoeg wordt het HSBC Sevens-toernooi bijna uitsluitend gespeeld in zomerse omstandigheden over de hele wereld en vaak in tropische omstandigheden zoals Singapore en Hong Kong, dus dit zou een grote factor zijn om te overwegen.
Alle gebeurtenissen kunnen worden beïnvloed door het weer, waaronder temperatuur, vochtigheid, neerslag, wind en bliksem. We horen graag van verschillende organisatoren van evenementen welke factoren hun evenement beïnvloeden en hoe ze deze beperken. Neem contact met ons op en stuur ons hier een bericht.
In Locatie Twin, OnePlanMet het hyperrealistische 3D-planningsplatform kunt u verschillende weersomstandigheden in uw virtuele omgeving simuleren en u voorbereiden op een verscheidenheid aan verschillende scenario's.
Virtuele signage voor uitzending
Merk je iets grappigs aan deze 2 afbeeldingen?
Ik bleef naar het veld en vervolgens naar de uitzending kijken en besefte dat er iets ontbrak.
Er waren geen sponsormarkeringen op het veld geschilderd. Het is allemaal virtueel verdwenen. Verbazingwekkend genoeg zorgt de technologie er nu voor dat de uitzending de ondervloeren van het veld en de borden van de sponsors kan veranderen voor een specifieke feed. Adverteert bijvoorbeeld een lokaal merk in elk land. Ik was verbaasd over hoe goed de veldmarkeringen eruit zagen – zo natuurlijk en echt. Uitzendgraphics voor elke sport en elk stadion zijn elk jaar geavanceerder geworden.
Evenementbranding en bewegwijzering
Locatiebewegwijzering kan zo ingewikkeld zijn om uit te werken. Elke locatie kan een nieuwe specifieke use case creëren voor verschillende kamers en ruimtes. We kunnen dus niet vertrouwen op de bestaande bewegwijzering van de locatie. Verschillende belanghebbenden. Verschillende paden, zelfs binnen deze belanghebbenden. In dit geval 28 teams met enigszins verschillende klanttrajecten. Interne bewegwijzering hoeft niet luxe te zijn. Het belangrijkste is dat het er is en dat mensen het kunnen zien. Ik heb altijd gezegd dat de lamineermachine misschien wel het belangrijkste hulpmiddel voor evenementenoperaties is.
Zo kunt u op het laatste moment bewegwijzering maken naar al uw belanghebbenden om hun bestemmingen te vinden.
Elk team heeft voorafgaand aan het evenement een begeleide locatie vertrouwdmakingstour, maar moet nog steeds begeleiding krijgen met kaarten en routes voor belanghebbenden.
Eén van de nauwste partners CSM Live is specialist in Event Branding & Signage. Ze hebben aan elk groot evenement wereldwijd gewerkt en hebben een groot inzicht in het belang van goede bewegwijzering en de waarde voor sponsors van goede branding.
Samenvattend vond ik dit een briljant georganiseerd evenement, vakkundig gepland voor de 28 verschillende teams die allemaal meerdere wedstrijden speelden, wat nog gemakkelijker werd gemaakt met duidelijke bewegwijzering en nauwkeurige bewegwijzering door het hele stadion.
Dank aan het team in Sydney voor de uitnodiging!
