Waar moet ik beginnen?
Los Angeles, de meest bevolkte stad in Californië, staat bekend om Hollywood, gezondheidsgektescènes en prachtige, zij het drukke, stranden. LA is qua bevolking de 7e grootste stad ter wereld; met 87 buurten, verspreid over 4,320 vierkante kilometer, kan het vinden van een locatie voor uw evenement overweldigend zijn. De evenementenscène in de stad Angels, waar de Olympische Zomerspelen van 2028 zullen plaatsvinden, zal alleen maar groter worden.
Er is geen tekort aan buitenevenementen in LA, zeker geholpen door de zonneschijn die het hele jaar door schijnt. Vooral in de zomer zijn er een scala aan markten, parades, festivals en sportevenementen, waaronder een enorme Pride-aanwezigheid in juni. LA organiseert ook honderden muziekfestivals, waaronder Primavera Sound, met een scala aan muziekgenres.
Met een enorme fitnessscene zijn populaire evenementen onder meer Zumba-feesten en yoga-evenementen in de open lucht, fitnessevenementen op Muscle Beach en sporttoernooien op de omliggende basketbalvelden van Venice Beach. Proefevenementen voor eten en drinken zijn ook enorm populair in LA; met zomerse wijn- en gin-proeverijfestivals, Vegan Street Fair Festivals en natuurlijk koffie! Aan buitenevenementen geen gebrek.
1. Een locatie kiezen
Met zoveel te bieden en zoveel fantastische buurten en locaties, waar moet je beginnen? Welk type buitenevenement u ook wilt organiseren, het is belangrijk om het gebied te onderzoeken om er zeker van te zijn dat dit het juiste gebied is en het juiste publiek voor u aantrekt. TimeOut's gids voor LA-buurten is een fantastisch hulpmiddel om de verschillende gebieden te leren kennen.
Heeft u een locatie in gedachten? Typ het gewoon in de zoekbalk en de studio brengt je rechtstreeks naar je site, zodat je aan de slag kunt met plannen 🙂
Zodra je de buurt hebt gevonden, OnePlanDe nauwkeurige kaarten maken 5x zoom mogelijk, wat betekent dat u niet alleen tot in de kleinste details kunt plannen, maar ook in de omgeving kunt zoeken naar transportroutes, grotere ruimtes en gebieden, en lokale attracties die van invloed kunnen zijn op uw locatiekeuze en de toestroom van evenementen of beheer. Overwegingen moeten onder meer betrekking hebben op het beschikbare gebied, de infrastructuur voor drukte en evenementen, en de toegankelijkheid van het vervoer.
Populaire locaties voor buitenevenementen zijn onder meer:
- Het terras van LA Live, Downtown
- Botanische tuinen van Descanso
- Locaties in het Topanga State Park
- Catalina View Gardens, golfbaan in de buurt
2. Vergunningen
Het eerste dat u moet doen bij het plannen van een openbaar evenement, is controleren of er voor uw evenement een vergunning nodig is. Het verstrekken van een gedetailleerd evenementenplan aan uw lokale overheid, risicobeoordelingen en een bewijs van een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering is in de meeste steden een noodzakelijke vereiste, waarbij LA geen uitzondering vormt. De LADBS biedt begeleiding voor tijdelijke speciale evenementen; met een vergoeding van $ 137 is voor elk evenement dat aan de volgende criteria voldoet een TSE vereist:
- Het evenement mag maximaal 5 aaneengesloten dagen duren
- Tenten of luifels, groter dan 450 vierkante meter, op een woonterrein.
- Tenten of luifels, groter dan 12 meter lang of breed, op een commercieel terrein. Podia of platforms die zich meer dan 30 cm boven het maaiveld bevinden (constructies hoger dan 30 cm bedoeld voor levende lasten vereisen goedgekeurde techniek voorafgaand aan inspectie).
- Tribunes of tribunes.
- Constructies hoger dan 12 voet
Geef deze voldoende tijd om ze te verwerken (we raden aan om ze enkele maanden vóór het evenement in te dienen). Er wordt ook voorgesteld om contact op te nemen met uw locatie, de lokale overheid en de lokale transportvertegenwoordiger voor het geval een grotere toestroom van mensen invloed kan hebben op het lokale vervoer. Het is vermeldenswaard dat voor LA: “Voor evenementen die langer duren dan vijf (5) dagen of die niet in aanmerking komen als tijdelijke speciale evenementen, is normaal gesproken vóór het evenement een bouwvergunning of speciale goedkeuring van de hoofdinspecteur van het gebouw vereist.” (LADBS)
3. Openbaar vervoer
Het succesvol plannen van een evenement in een drukke stad is niet compleet zonder een grondig crowdmanagementplan. Hierin staat ook hoe je bezoekers van en naar het evenement komen. Hoewel het op een doolhof kan lijken, wordt het openbaar vervoer in LA beschouwd als een van de beste van het land; met metro's, bussen, lightrail en shuttles die van Hollywood naar Oost-Los Angeles rijden.
De Metroreisplanner is een geweldig hulpmiddel voor evenementenplanners om evenementenverkeer te voorkomen en bezoekers te begeleiden op de beste manier om de locatie te bereiken. Het Metro Bus-systeem en DASH bieden anderen manieren om door de stad te reizen; met meer informatie, waaronder kaarten, live services en schema's gevonden hier.
Het is zeer waarschijnlijk dat de bezoekers van uw evenement met het openbaar vervoer arriveren, gezien de verkeersdruk, maar het is de moeite waard om routes, parkeerinformatie en live verkeersupdates aan bezoekers van het evenement te verstrekken voor het geval ze van plan zijn met de auto te komen.
Ontwerp uw parkeergarages met behulp van onze gebiedstools in het linkerpaneel. Nadat u uw gebied in kaart heeft gebracht, berekent onze software hoeveel auto's er in elke parkeergarage passen en kunt u zelfs het aantal mensen in elke auto wijzigen, perfect als u carpoolen promoot om de CO2-uitstoot te verminderen!
4. Crowdmanagement
Richtlijnen voor publieksstromen en -beheer voor grootschalige buitenevenementen zijn te vinden op de website Volksgezondheid van LA County website, met advies over hoe u de toenemende menigtenstromen kunt beheren in de nasleep van de pandemie en bij warm weer. Met behulp van onze crowdflow- en managementtools, OnePlan kan helpen bij het garanderen van een veilige en soepele stroom bezoekers van en naar het evenement. OnePlanMet de toolkit van evenementen kunnen organisatoren van evenementen bij aankomst kaartjescontroles uitvoeren en de verwachte duur en richting van de menigtestroom berekenen. Gedurende de eerste helft van 2022 hebben we een groei van 150% gezien in het aantal geplande routes en bewegwijzering in de VS en Canada; waarbij de waarde en het belang van deze tool voor het beheren van evenementen- en publieksstromen worden benadrukt.
Anno 2013moeten alle verzamelplaatsen in Californië met een capaciteit van meer dan 250 personen te allen tijde tijdens reguliere kantooruren een door de staat gecertificeerde crowd-manager ter plaatse aanwijzen en aanhouden, die een dagelijkse brandveiligheidscontrolelijst moet invullen. Dit geldt ook voor alle buitenevenementen, waar de capaciteit van het publiek groter is dan 250 personen. Op de hoogte blijven van de gezondheids- en veiligheidseisen van uw staat of buurt is ook een belangrijk onderdeel van crowdmanagement.
4. Plannen met OnePlan
gebruik OnePlan's planningstools kunt u uw evenement eenvoudig in kaart brengen en plannen. Plan met millimeterprecisie en nauwkeurigheid infrastructuur, tenten, partytenten, maar ook eet- en drinkstands. OnePlanMet de nieuwe Object Array-tool kun je items perfect op de kaart spreiden. U kunt het aantal benodigde items invoeren, evenals de afstand ertussen OnePlan genereert een Snap-to-Grid op de evenementenkaart.
Samenwerking is essentieel bij het plannen van welk evenement dan ook; OnePlanDe samenwerkingsfunctie is essentieel voor evenementenplanners; u kunt uw team of leveranciers eenvoudig toegang geven tot uw evenementenplan. Kies uit verschillende machtigingen, zoals ‘bewerken’ of ‘alleen bekijken’, om er zeker van te zijn dat de juiste toegang wordt gegeven. Uw team kan op dit moment de leveranciersstatus zien en zien of een stand in de wacht staat, beschikbaar is of geclaimd wordt. Het is een gamechanger en maakt samenwerking eenvoudig.
Vaak zijn de evenementen die door onze evenementenplanners worden georganiseerd jaarlijks; en wanneer de informatie uit voorgaande jaren wordt geanalyseerd en belangrijke informatie wordt gebruikt om verbeteringen aan te brengen voor het volgende jaar, is de kans veel groter dat een evenement een succes wordt. Onze functie 'dubbele evenementen' is een perfect hulpmiddel om voort te bouwen op een evenement van vorig jaar; met behoud van dezelfde locatie, lay-out en infrastructuur, maar kunt u snel leveranciers, leveranciers en publieksroutes en -stromen wijzigen op basis van uw nieuwe evenementenbehoeften.
Je evenement op een platform plaatsen om te adverteren, zelfs als de kaartjes gratis zijn, is altijd een goede manier om de bekendheid van je evenement te vergroten. Er zijn meerdere blogs en pagina's voor stadsevenementen in LA, waaronder de Eventbrite LA-pagina, om reclame te maken voor uw evenement.
"Ik zou het ten zeerste aanbevelen OnePlan voor kleine en eenvoudige plannen, maar ook voor professionele en ingewikkelde plattegronden."
